RORAIMA

Marketplace IoT

UMOWA O ŚWIADCZENIE USŁUG DLA DELEGOWANYCH ZARZĄDCÓW

(Umowa Zarządcy)

Wersja 1.9 – 11 października 2026

Niniejsza Umowa uzupełnia Ogólne Warunki Korzystania i reguluje stosunki między Operatorem a Zarządcą w odniesieniu do usług rezerwacji lub najmu dotyczących własnych nieruchomości Zarządcy oraz — w ramach zarejestrowanego Aktu delegacji zarządzania — nieruchomości Właściciela, a także w odniesieniu do Usług Korzystania ze Sprzętu i Przestrzeni we własnych nieruchomościach Zarządcy.

Operator: Roraima — Startup di Dario Salaris, Via Firenze 16, 07039 Valledoria (SS), Włochy

Artykuł 1 – Zakres i stosunek do Warunków Ogólnych

1.1. Niniejsza Umowa o świadczenie usług dla Zarządców określa szczegółowe warunki, na jakich Zarządca może korzystać z funkcji Platformy jako Właściciel w odniesieniu do własnych nieruchomości Zarządcy oraz jako Delegowany Zarządca w odniesieniu do nieruchomości innych Właścicieli, wyłącznie w ramach zarejestrowanego Aktu delegacji zarządzania.

1.2. Niniejsza Umowa uzupełnia Ogólne Warunki Korzystania (dalej: „Warunki Ogólne”) i stanowi ich integralną część. Wszystkie terminy zdefiniowane, użyte w niniejszej Umowie i niezdefiniowane w niej odrębnie, mają znaczenie nadane im w Warunkach Ogólnych. W razie sprzeczności między niniejszą Umową a Warunkami Ogólnymi pierwszeństwo, w zakresie tej sprzeczności, ma niniejsza Umowa.

1.3. Wybierając Plan Zarządcy i kończąc proces wdrożenia sprzedawcy (onboarding), Zarządca akceptuje niniejszą Umowę, Umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych oraz każdy Akt delegacji zarządzania zaakceptowany w odniesieniu do danego Właściciela.

Artykuł 2 – Kwalifikowalność i onboarding

2.1. Aby zarejestrować się jako Zarządca, wnioskodawca musi być podmiotem profesjonalnym, mieć siedzibę w kwalifikującym się kraju Stripe oraz podać w trakcie onboardingu dokładne i kompletne informacje.

2.2. Wymagane informacje. Zarządca podaje co najmniej: nazwę prawną (lub firmę), numer identyfikacji podatkowej (o ile dotyczy), adres Głównego Miejsca Prowadzenia Działalności, kontaktowy adres e-mail, numer telefonu oraz wszelkie dodatkowe informacje wymagane przez Platformę lub przez Stripe do celów KYC (Know Your Customer).

2.3. Zarządca musi utworzyć i utrzymywać — tam, gdzie jest to wymagane — aktywne konto Stripe Connect dla własnych nieruchomości Zarządcy. Konto to nie daje żadnych uprawnień do środków z płatności, konta ani wypłat Właściciela.

2.4. Zarządca przyjmuje do wiadomości, że Operator i/lub Stripe mogą przeprowadzać weryfikację tożsamości, ocenę wiarygodności płatniczej oraz kontrole zgodności (compliance) zarówno w ramach onboardingu, jak i na bieżąco. Zarządca zobowiązuje się do pełnej współpracy przy takiej weryfikacji.

Artykuł 3 – Plany subskrypcji i opłaty

3.1. Dla Zarządcy dostępny jest następujący Plan subskrypcji:

Kredyty miesięczne. Kredyty miesięczne wskazane w tabeli są przyznawane jako Kredyty Gratisowe, na zasadach określonych w Artykule 7.8 Warunków Ogólnych.

3.2. Jeżeli Plan przewiduje opłatę, jest ona zapisywana w ciężar salda rozliczeniowego Zarządcy, dostępnego w sekcji „Księgowość” panelu („Saldo”), w pełnej wysokości w chwili aktywacji Planu, a następnie na początku każdego okresu rozliczeniowego. Zapisana kwota jest wymagalna od chwili jej zapisania i jest płatna z poziomu panelu, kartą płatniczą, na stronie płatności Operatora. Operator nie potrąca opłaty z wpływów Zarządcy, które trafiają bezpośrednio na konto Stripe tego ostatniego. Gdy Saldo jest ujemne, Operator zawiadamia o tym Zarządcę pocztą elektroniczną oraz w panelu, wskazując należną kwotę i termin płatności, wynoszący siedem (7) dni kalendarzowych od wysłania zawiadomienia. Po bezskutecznym upływie tego terminu Operator wyłącza wszystkie ogłoszenia Produktów Zarządcy. Jeżeli niezapłacona kwota obejmuje opłaty za Plan, Operator przypisuje ponadto Zarządcę do bezpłatnego Planu odpowiadającego jego kategorii, a niezapłacone opłaty dotyczące porzuconego Planu uważa się za wygasłe. Konto nie zostaje zawieszone ani dezaktywowane: Zarządca może ponownie włączyć swoje ogłoszenia w granicach Planu, do którego został przypisany, oraz ponownie wybrać Plan płatny na warunkach obowiązujących w danym momencie. Jeżeli Saldo pozostaje ujemne z tytułu kwot innych niż opłata za Plan, ogłoszenia pozostają wyłączone do czasu zapłaty tych kwot.

3.3. Zarządca może w każdej chwili przejść na inny Plan, a zmiana staje się skuteczna natychmiast. Przejście na Plan płatny pociąga za sobą natychmiastowe zapisanie w ciężar Salda pełnej opłaty za nowy Plan; od dnia przejścia biegnie nowy okres rozliczeniowy.

3.4. Operator zastrzega sobie prawo do zmiany opłat subskrypcyjnych za pisemnym powiadomieniem z wyprzedzeniem co najmniej trzydziestu (30) dni kalendarzowych, zgodnie z Artykułem 17 Warunków Ogólnych.

Artykuł 4 – Wpływy i Payouty

4.1. Operator nie pobiera ani nie potrąca żadnej Prowizji od transakcji Zarządcy, zgodnie z Artykułem 8.4 Warunków Ogólnych. Cena zapłacona przez Kupującego przysługuje w całości Zarządcy, z potrąceniem wyłącznie opłat naliczonych przez Stripe od płatności.

4.2. W przypadku własnych nieruchomości Zarządcy płatność Kupującego jest pobierana bezpośrednio na konto Stripe Connect Zarządcy, bez jakichkolwiek potrąceń ze strony Operatora. Wypłaty na rachunek bankowy Zarządcy są realizowane przez Stripe.

4.3. Terminy Wypłat podlegają standardowym harmonogramom przetwarzania Stripe. Operator nie gwarantuje konkretnych dat Wypłat i nie odpowiada za opóźnienia spowodowane przez Stripe, system bankowy lub blokady regulacyjne. Stripe może stosować dodatkowe okresy wstrzymania dla nowych kont lub transakcji oznaczonych jako podejrzane.

4.4. Zarządca ponosi wyłączną odpowiedzialność za prawidłowość danych swojego konta Stripe Connect. Operator nie odpowiada za Wypłaty skierowane na błędne lub nieaktualne dane konta.

4.5. Środki zapobiegawcze. Jeżeli: (a) toczy się spór, postępowanie chargeback lub roszczenie o zwrot środków; (b) Operator ma uzasadnione podejrzenie działalności oszukańczej; (c) Zarządca dopuszcza się istotnego naruszenia niniejszej Umowy; lub (d) wymaga tego obowiązujące prawo lub rozstrzygnięcie właściwego organu, Operator może, również ze skutkiem natychmiastowym i bez uprzedzenia, zawiesić publikację Produktów Zarządcy i przyjmowanie nowych zamówień, ograniczyć dostęp do Konta zgodnie z Artykułem 15.2 Warunków Ogólnych oraz wykonać uprawnienie, o którym mowa w Artykule 8.10 Warunków Ogólnych, z zastrzeżeniem Artykułu 15.4 Warunków Ogólnych. W każdym przypadku Wypłaty są realizowane przez Stripe zgodnie z warunkami, którym podlega konto Stripe Connect Zarządcy.

4.6. Waluta. Transakcje są przetwarzane w walucie lokalnej właściwego Storefrontu. Wypłaty następują w walucie konta Stripe Connect Zarządcy. Ewentualne przeliczenie waluty realizuje Stripe po obowiązującym u niego kursie wymiany; podlega ono opłatom walutowym Stripe.

4.7. Koszty wynikające ze sporów (chargeback). Kwoty objęte chargebackiem, sporem lub stornem dotyczące transakcji Zarządcy, wraz z opłatami i karami nałożonymi przez Stripe, są pobierane przez Stripe z konta Stripe Connect Zarządcy zgodnie z warunkami, którym to konto podlega, i obciążają wyłącznie Zarządcę, chyba że spór wynika z okoliczności bezpośrednio przypisywalnej Operatorowi. Zarządca współpracuje w dobrej wierze przy rozpatrywaniu sporów, niezwłocznie dostarczając dokumentację wymaganą przez Stripe lub Operatora.

4.8. Stosuje się ostrożnościowy limit ekspozycji określony w Artykule 8.9 Warunków Ogólnych.

4.9. Operator udostępnia Zarządcy narzędzie umożliwiające żądanie od Kupującego zapłaty dodatkowych kwot w związku z pobytem, pobieranych bezpośrednio na konto Stripe powiązane z obiektem. Zarządca ponosi wyłączną odpowiedzialność za żądanie, jego wysokość i zasadność; Operator nie weryfikuje jego treści.

Artykuł 6 – Delegacje dla Autoryzowanych Dostawców

6.1. Zarządca może delegować dostęp operacyjny do swoich zarejestrowanych urządzeń jednemu lub kilku Autoryzowanym Dostawcom, generując za pośrednictwem Platformy kod parowania (format: INS-XXXXXX).

6.2. Zakres delegacji. Autoryzowany Dostawca działający w ramach Delegacji może: zarządzać urządzeniami, tworzyć Scenariusze, testować automatyzacje oraz wykonywać czynności operacyjne w imieniu Zarządcy. Autoryzowany Dostawca nie może: usuwać urządzeń, zmieniać systemowych typów urządzeń, tworzyć własnych Produktów IoT ani dalej delegować uprawnień.

6.3. Zarządca może w każdej chwili odwołać każdą Delegację ze skutkiem natychmiastowym. Z chwilą odwołania dostęp Autoryzowanego Dostawcy do delegowanych urządzeń ustaje natychmiast. Delegacje są odwoływane automatycznie również wtedy, gdy profil Autoryzowanego Dostawcy stanie się nieaktywny.

6.4. Wszystkie czynności wykonane przez Autoryzowanego Dostawcę w ramach Delegacji są rejestrowane w dzienniku audytowym Platformy z pełną identyfikowalnością. Zarządca przyjmuje do wiadomości, że Platforma rejestruje tożsamość, znacznik czasu i charakter każdej czynności wykonanej w ramach Delegacji.

6.5. Odpowiedzialność. Zarządca odpowiada za wybór wykwalifikowanych Autoryzowanych Dostawców i za nadzór nad ich działaniami. Operator nie odpowiada za straty, szkody ani nieprawidłowe działanie spowodowane przez Autoryzowanego Dostawcę działającego w ramach Delegacji. Zarządca zwolni Operatora z odpowiedzialności z tytułu wszelkich roszczeń wynikających z działań lub zaniechań Autoryzowanych Dostawców działających w ramach Delegacji.

Artykuł 7 – Obowiązki podatkowe, regulacyjne i obowiązki zgodności

7.1. Odpowiedzialność podatkowa. Zarządca ponosi wyłączną odpowiedzialność za ustalenie i wypełnienie wszystkich obowiązków podatkowych wynikających z jego działalności na Platformie, w tym w szczególności: podatku dochodowego, VAT/GST oraz wszelkich innych mających zastosowanie podatków lokalnych, krajowych lub międzynarodowych. Operator nie świadczy doradztwa podatkowego.

7.2. Jeżeli wymaga tego obowiązujące prawo (w tym w szczególności dyrektywa Rady (UE) 2021/514 – DAC7), Operator może być zobowiązany do zbierania i przekazywania organom podatkowym informacji o Zarządcy i jego transakcjach. Zarządca wyraża zgodę na takie przekazywanie i zobowiązuje się dostarczyć wszystkie informacje niezbędne do wypełnienia obowiązków Operatora.

7.3. Zarządca przestrzega wszystkich obowiązujących przepisów, w tym w szczególności: przepisów o ochronie konsumentów, przepisów o bezpieczeństwie produktów, przepisów o ochronie danych, wymogów przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz wszelkich regulacji sektorowych mających zastosowanie do urządzeń IoT i automatyki domowej w jurysdykcji Zarządcy.

7.4. Zarządca utrzymuje odpowiednią ochronę ubezpieczeniową dla swojej działalności na Platformie, w tym — o ile ma to zastosowanie — ubezpieczenie odpowiedzialności zawodowej oraz ubezpieczenie odpowiedzialności za produkt.

Artykuł 7-bis – Usługi zgodności dla obiektów noclegowych

7-bis.1. Udostępniane narzędzia. Dla obiektów położonych we Włoszech Platforma udostępnia Zarządcy narzędzia do obowiązków związanych z działalnością noclegową: zbieranie danych osobowych gości oraz danych wymaganych przez prawo; sporządzanie i elektroniczne przekazywanie zgłoszeń meldunkowych gości („schedine alloggiati”) Włoskiej Policji Państwowej; generowanie plików na potrzeby regionalnych badań statystycznych dotyczących turystyki; obliczanie podatku turystycznego oraz — o ile funkcja ta jest włączona — jego pobór bezpośrednio na konto Stripe Zarządcy.

7-bis.2. Do kogo należą obowiązki. Obowiązki w zakresie zgłoszeń, badań statystycznych i płatności pozostają wyłącznie po stronie Zarządcy jako podmiotu prowadzącego obiekt (w tym obowiązki wynikające z art. 109 włoskiego T.U.L.P.S. i z dekretu ministerialnego z dnia 7 stycznia 2013 r. w zakresie zgłaszania gości, z przepisów o statystyce oraz z gminnych regulacji dotyczących podatku turystycznego). Platforma jest narzędziem wspierającym: nie zastępuje Zarządcy i nie świadczy doradztwa prawnego ani podatkowego.

7-bis.3. Sprzedawca deklaruje, system przygotowuje. Usługi zgodności działają według tej zasady: (a) aktywacja usług dla danego obiektu następuje z panelu sprzedawcy i stanowi polecenie Zarządcy; (b) przekazanie zgłoszeń meldunkowych gości rozpoczyna się tylko wtedy, gdy Zarządca zarejestrował przyjazd, dane grupy gości są kompletne, a tożsamość gości została zweryfikowana lub potwierdzona osobiście przez Zarządcę; w przeciwnym razie Platforma ostrzega, lecz nie przekazuje; (c) w przypadku badań statystycznych Platforma jedynie generuje plik: przesłanie go na portal regionalny wykonuje osobiście Zarządca przy użyciu własnych poświadczeń.

7-bis.4. Poświadczenia i granice odpowiedzialności. Poświadczenia do portali organów (na przykład Alloggiati Web) dostarcza Zarządca, który gwarantuje ich ważność i aktualność. Operator odpowiada za techniczne działanie narzędzi na warunkach Umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych zamieszczonej w Załączniku; nie odpowiada za zaniechania lub opóźnienia przypisywalne brakującym lub błędnym danym, niezarejestrowanym przyjazdom, nieważnym poświadczeniom lub niedostępności portali organów.

7-bis.5. Ochrona danych. Przetwarzanie danych osobowych gości w ramach usług zgodności reguluje Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych (art. 28 RODO) zamieszczona w Załączniku do niniejszej Umowy i stanowiąca jej integralną część. Umowa ta określa role administratora i podmiotu przetwarzającego, warunki, na jakich może zostać zaangażowany podwykonawca przetwarzania, oraz zakres pomocy przy wykonywaniu praw, z których korzysta osoba, której dane dotyczą.

Artykuł 8 – Treści, Micro-store i oznaczenia marki

8.1. Zarządca może dostosowywać swój Micro-store w granicach wyznaczonych przez wytyczne projektowe Platformy. Zarządca ponosi wyłączną odpowiedzialność za treści swojego Micro-store'u, w tym opisy produktów, obrazy, ceny i wszelkie treści informacyjne.

8.2. Zarządca udziela Operatorowi niewyłącznej, światowej, nieodpłatnej licencji z prawem sublicencjonowania na korzystanie z ogłoszeń Produktów i treści Micro-store'u Zarządcy oraz na ich wyświetlanie, zwielokrotnianie i rozpowszechnianie w celu prowadzenia i promowania Platformy.

8.3. Z zastrzeżeniem postanowień Artykułu 8-bis.4, Zarządca nie może wykorzystywać Platformy do promowania konkurencyjnych marketplace'ów, kierowania ruchu poza Platformę ani do jakiejkolwiek działalności podważającej interesy handlowe Platformy.

Artykuł 8-bis – Portal stay.roraima.io

8-bis.1. Przedmiot. Operator prowadzi portal wyszukiwania dostępny pod adresem stay.roraima.io („Portal”), który umożliwia każdemu użytkownikowi wyszukiwanie ofert opublikowanych na Platformie według miejsca, dat, liczby gości i innych kryteriów oraz który w celu dokonania rezerwacji i płatności odsyła do Micro-store'u, w którym oferta jest opublikowana, za pomocą linku zawierającego parametry wyszukiwania. Portal nie umożliwia zawierania umów ani dokonywania płatności; umowa zostaje zawarta w Micro-storze, między Kupującym a Sprzedawcą oferującym usługę, zgodnie z Warunkami Ogólnymi.

8-bis.2. Prezentacja ofert. Oferty Zarządcy dotyczące nieruchomości stanowiących jego własność, aktywne na Platformie jako usługi rezerwacji lub najmu na noce albo jako usługi rezerwowane w przedziałach czasowych, w tym doświadczenia oraz korzystanie z przestrzeni i usług, są prezentowane w Portalu; nie są prezentowane Usługi Korzystania ze Sprzętu i Przestrzeni, o których mowa w Artykule 5.2. Oferty są prezentowane jako forma promocji objęta licencją, o której mowa w Artykule 8.2. Zarządca nie ma możliwości wyłączenia z Portalu poszczególnych aktywnych ofert; oferta dezaktywowana, zawieszona lub usunięta z Platformy przestaje być prezentowana w Portalu. Dla każdej oferty Portal prezentuje opublikowane treści, w tym tytuł, zdjęcia, opis, cenę, rodzaj obiektu, miejscowość oraz przybliżone położenie na mapie, umieszczone w obszarze o rozmiarze około jednego kilometra i oznaczone jako takie; adres obiektu jest przekazywany wyłącznie Kupującemu, który dokonał rezerwacji. Obecność w Portalu nie wiąże się z żadnym wynagrodzeniem należnym od Zarządcy.

8-bis.3. Kolejność wyników. Zgodnie z artykułem 5 Rozporządzenia (UE) 2019/1150 oferty są prezentowane w Portalu według następujących głównych parametrów, wymienionych w kolejności ich względnego znaczenia: (a) odległość w linii prostej między przybliżonym położeniem obiektu, o którym mowa w Artykule 8-bis.2, a miejscem wskazanym w wyszukiwaniu, w kolejności rosnącej, zaokrąglona do kilometra, jako parametr przeważający, ponieważ odpowiada pierwszemu kryterium wskazanemu przez użytkownika; (b) przy równej odległości – cena, w kolejności rosnącej: cena łączna za wskazane daty i liczbę gości albo, w braku dat, cena wyjściowa podana w ofercie; (c) przy równości powyższych parametrów – okres publikacji oferty, z pierwszeństwem dla oferty opublikowanej najdawniej, wyłącznie w celu zapewnienia stabilnej kolejności. Jeżeli w wyszukiwaniu nie wskazano miejsca, stosuje się parametry, o których mowa w literach (b) i (c). Filtry wybrane przez użytkownika wykluczają oferty niespełniające kryteriów, nie zmieniając kolejności pozostałych ofert. Wybrany Plan, Kredyty Roraima ani żadne inne bezpośrednie lub pośrednie wynagrodzenie płacone Operatorowi nie wpływają na kolejność wyników. Kolejność nie jest personalizowana na podstawie profilu użytkownika. Opis parametrów jest również publikowany na stronie Portalu „Jak ustalamy kolejność wyników”; o jego zmianach Zarządca jest powiadamiany zgodnie z Artykułem 17 Warunków Ogólnych.

8-bis.4. Link do obiektu w serwisie Booking.com. W odniesieniu do nieruchomości stanowiących jego własność Zarządca może według własnego uznania wskazać w panelu link do strony tego samego obiektu w serwisie Booking.com. Wskazując link, Zarządca upoważnia Operatora do wyświetlania go w Portalu obok swojej oferty. Zarządca gwarantuje, że link dotyczy obiektu będącego przedmiotem oferty oraz ogłoszenia zarządzanego lub zatwierdzonego przez niego. Wskazanie linku zgodnie z niniejszym Artykułem nie stanowi naruszenia Artykułu 8.3. Operator może nie wyświetlić lub usunąć link, który nie spełnia tych wymogów.

8-bis.5. Treści osób trzecich w Portalu. Zarządca przyjmuje do wiadomości, że Portal może prezentować, oddzielnie od ofert opublikowanych na Platformie i ze wskazaniem ich charakteru: (a) linki wyszukiwania prowadzące do serwisów rezerwacyjnych osób trzecich; (b) obiekty noclegowe niezarejestrowane na Platformie, pochodzące z publicznych wykazów. Treści te mogą dotyczyć również obiektów oferowanych przez Zarządcę w innych kanałach na innych warunkach. Treści te nie wpływają na kolejność, o której mowa w Artykule 8-bis.3. Operator nie zobowiązuje Zarządcy do stosowania w Micro-storze cen lub warunków nieprzekraczających cen lub warunków stosowanych w innych kanałach sprzedaży.

8-bis.6. Dane generowane przez Portal. Operator gromadzi zagregowane dane dotyczące korzystania z Portalu, w tym liczbę wyszukiwań według miejscowości, kategorii i dnia oraz liczbę wyszukiwań bez ofert opublikowanych na Platformie; dane te nie zawierają danych osobowych i mogą być wykorzystywane do ulepszania i promowania Platformy. Dane osobowe użytkowników Portalu są przetwarzane przez Operatora jako administratora zgodnie z informacją o prywatności opublikowaną w Portalu; Sprzedawca oferujący usługę otrzymuje wyłącznie dane, które użytkownik przekazuje mu, dokonując rezerwacji w Micro-storze lub kontaktując się z nim.

8-bis.7. Nieruchomości objęte delegacją. Oferty dotyczące nieruchomości objętych Aktem delegacji zarządzania są ofertami Właściciela: ich obecność w Portalu oraz link, o którym mowa w Artykule 8-bis.4, podlegają Artykułowi 8-bis Umowy o Świadczenie Usług dla Właścicieli Urządzeń. Zgodnie z Artykułem 8.1 PM Zarządca nie wskazuje ani nie zmienia tego linku w imieniu Właściciela.

Artykuł 9 – Dodatkowe informacje przy składaniu zamówienia

9.1. Zarządca może skonfigurować pola niestandardowe, aby przy składaniu zamówienia zażądać od Kupującego dodatkowych informacji (np. adresu dostawy dla instalacji IoT, szczególnych preferencji dotyczących urządzeń). Informacje te są przekazywane Zarządcy z chwilą potwierdzenia zamówienia.

9.2. Ochrona danych. Platforma nie archiwizuje dodatkowych informacji ze składania zamówienia dłużej niż przez czas trwania transakcji. Zarządca, jako niezależny administrator, ponosi wyłączną odpowiedzialność za zgodne z prawem zbieranie, przetwarzanie i przechowywanie takich danych, stosownie do RODO i mających zastosowanie przepisów krajowych.

9.3. Zarządca nie może wykorzystywać pól zamówienia do zbierania szczególnych kategorii danych osobowych (w rozumieniu art. 9 RODO), w tym w szczególności danych dotyczących zdrowia, danych biometrycznych, poglądów politycznych lub przekonań religijnych, chyba że jest to bezwzględnie niezbędne do świadczenia usługi i zgodne z RODO.

Artykuł 10 – Sterowanie IoT objęte rezerwacjami i Usługami Korzystania ze Sprzętu i Przestrzeni oraz gateway

10.1. Uprawnienia do sterowania IoT mogą być wydawane wyłącznie Kupującemu lub upoważnionemu gościowi w ramach ważnej rezerwacji lub najmu i wyłącznie na skonfigurowane okno dostępu albo Kupującemu Usługi Korzystania ze Sprzętu i Przestrzeni, wyłącznie na funkcje skonfigurowane przez Zarządcę i na czas trwania okresu korzystania lub programu rozpoczętego na miejscu na podstawie Artykułu 5.2. Stanowią one techniczny składnik tej usługi, a nie odrębnie sprzedawany token czy produkt cyfrowy.

10.2. Zarządca może konfigurować kanały web, API, webhook lub lokalnego gatewaya wyłącznie jako techniczne środki dostarczania funkcji IoT objętych rezerwacją lub najmem. Zarządca pozostaje odpowiedzialny za ich bezpieczeństwo, konfigurację, dostępność i utrzymanie. W Usługach Korzystania ze Sprzętu i Przestrzeni funkcje IoT są dostarczane wyłącznie za pośrednictwem gatewaya Operatora i strony Kupującego na Platformie.

10.3. Kanały niestandardowe tworzą dodatkowe ryzyka dla bezpieczeństwa. Zarządca musi stosować odpowiednie mechanizmy kontroli dostępu i nie może udostępniać poświadczeń ani funkcji poza zakresem i czasem trwania danej rezerwacji, najmu lub Usługi Korzystania ze Sprzętu i Przestrzeni.

Artykuł 11 – Zawieszenie, rozwiązanie i skutki

11.1. Do niniejszej Umowy stosuje się postanowienia Artykułu 15 Warunków Ogólnych. Ponadto Operator może zawiesić lub zakończyć dostęp Zarządcy w szczególności wtedy, gdy: (a) wskaźnik chargeback Zarządcy przekracza progi ustalone przez Stripe lub Operatora; (b) Zarządca wielokrotnie nie zapewnia dostępności urządzeń (więcej niż trzy udokumentowane reklamacje w dowolnym okresie trzydziestodniowym); lub (c) Zarządca zamieszcza Produkty naruszające przepisy bezpieczeństwa lub stwarzające zagrożenie dla osób lub mienia.

11.2. Skutki dla potwierdzonych rezerwacji. Po rozwiązaniu Umowy Zarządca musi zrealizować potwierdzone rezerwacje oraz już opłacone Usługi Korzystania ze Sprzętu i Przestrzeni, albo zapewnić środki naprawcze i zwroty wymagane przez obowiązujące prawo i daną ofertę. Wydane już poświadczenia IoT pozostają ważne wyłącznie na odpowiadające im okno rezerwacji lub, w przypadku Usług Korzystania ze Sprzętu i Przestrzeni, do końca okresu, w którym zgodnie z ofertą należy wykorzystać Żetony lub czas korzystania. Należne zwroty mogą być zarządzane przez Operatora w imieniu i na rachunek Zarządcy zgodnie z Artykułem 8.10 Warunków Ogólnych, również po rozwiązaniu Umowy.

11.3. Rozliczenie końcowe. Po rozwiązaniu Umowy: (a) Wypłaty są nadal realizowane przez Stripe zgodnie z warunkami, którym podlega konto Stripe Connect Zarządcy; (b) Operator dostarcza Zarządcy końcowe zestawienie rozliczeniowe; (c) Zarządca utrzymuje swoje konto Stripe Connect połączone z Platformą do czasu, aż wszystkie opłacone zamówienia zostaną wykonane, zwrócone lub w inny sposób rozliczone, w celu umożliwienia obsługi zwrotów, sporów i chargebacków.

11.4. Zarządca może rozwiązać niniejszą Umowę w każdej chwili, anulując swoją subskrypcję sprzedawcy za pośrednictwem Platformy. Rozwiązanie staje się skuteczne z końcem bieżącego okresu rozliczeniowego. Za pozostałą część bieżącego okresu rozliczeniowego zwrot nie przysługuje.

Artykuł 12 – Oświadczenia i zapewnienia

12.1. Zarządca oświadcza i zapewnia, że:

(a) Zarządca ma zdolność prawną i umocowanie do zawarcia i wykonywania niniejszej Umowy;

(b) wszystkie informacje przekazane Operatorowi są dokładne, aktualne i kompletne;

(c) Zarządca zgodnie z prawem jest właścicielem lub dysponentem wszystkich urządzeń IoT zarejestrowanych na Platformie;

(d) wszystkie zamieszczone Produkty są zgodne z obowiązującym prawem, przepisami bezpieczeństwa i niniejszymi Warunkami;

(e) korzystanie z Platformy przez Zarządcę nie narusza praw żadnej osoby trzeciej;

(f) Zarządca będzie przestrzegać wszystkich mających zastosowanie przepisów podatkowych, przepisów o ochronie konsumentów i przepisów o ochronie danych;

(g) Zarządca posiada wszystkie licencje, zezwolenia i certyfikaty niezbędne dla jego działalności;

(h) dostęp Operatora do danych generowanych przez podłączone urządzenia następuje na polecenie Zarządcy, wyłącznie na potrzeby usługi, a Zarządca jest uprawniony do ich udostępnienia Operatorowi zgodnie z warunkami producenta i obowiązującymi przepisami.

12.2. Zarządca przyjmuje do wiadomości, że naruszenie oświadczeń i zapewnień złożonych w niniejszym Artykule stanowi istotne naruszenie niniejszej Umowy i może skutkować natychmiastowym zawieszeniem lub rozwiązaniem, bez uszczerbku dla prawa Operatora do dochodzenia odszkodowania.

Artykuł 13 – Szczególne zwolnienie z odpowiedzialności

13.1. Bez uszczerbku dla Artykułu 14 Warunków Ogólnych Zarządca zobowiązuje się w szczególności zwolnić Operatora z odpowiedzialności, bronić go i chronić przed wszelkimi roszczeniami wynikającymi z: (a) nieprawidłowego działania urządzeń, w tym szkód na osobie lub mieniu; (b) nieuprawnionego nadzoru, zbierania danych lub naruszeń prywatności za pośrednictwem urządzeń IoT; (c) naruszeń przepisów o bezpieczeństwie produktów; (d) naruszenia praw konsumentów; (e) nieprawidłowych lub wprowadzających w błąd ogłoszeń Produktów; (f) niewypełnienia obowiązków podatkowych; oraz (g) działań lub zaniechań Autoryzowanych Dostawców działających w ramach Delegacji.

Artykuł 14 – Prawo właściwe i postanowienia końcowe

14.1. Niniejsza Umowa podlega prawu włoskiemu i zgodnie z nim jest interpretowana, stosownie do Artykułu 18 Warunków Ogólnych.

14.2. Postanowienia Warunków Ogólnych dotyczące zmian (Artykuł 17), rozstrzygania sporów (Artykuł 16), siły wyższej (Artykuł 19.3) i rozdzielności postanowień (Artykuł 19.1) stosuje się odpowiednio do niniejszej Umowy.

14.3. Niniejsza Umowa, wraz z Warunkami Ogólnymi, Polityką Prywatności i mającymi zastosowanie politykami, stanowi całość porozumienia między Zarządcą a Operatorem co do jej przedmiotu.

Akceptacja

Wybierając Plan subskrypcji i kończąc proces wdrożenia sprzedawcy, Zarządca potwierdza, że zapoznał się z niniejszą Umową o świadczenie usług dla Zarządców, zrozumiał ją i zaakceptował w całości, łącznie z Ogólnymi Warunkami Korzystania oraz Umową powierzenia przetwarzania danych osobowych (art. 28 RODO) zamieszczoną w Załączniku, która stanowi integralną część niniejszej Umowy.

Ostatnia aktualizacja: 11 października 2026

Poprzednia wersja: 1.8 – 6 października 2026

© 2026 Roraima – Wszelkie prawa zastrzeżone.

Przetwarzanie danych dostępu — inteligentne zamki igloohome (Singapur)

Jeżeli Właściciel umożliwia gościom dostęp za pomocą inteligentnych zamków obsługiwanych przez igloohome, czyni to przy użyciu własnego konta igloohome i pozostaje administratorem w odniesieniu do tego przetwarzania. igloohome dostarcza Igloocompany Pte. Ltd. (Singapur), dostawca spoza UE. Zgodnie z warunkami API igloohome Właściciel musi dysponować ważną podstawą prawną i uzyskać wszelkie niezbędne zgody, zanim jakiekolwiek dane osobowe gościa zostaną przekazane igloocompany, oraz odpowiada za bezpieczeństwo swojego konta igloohome i poświadczeń API. Platforma Roraima minimalizuje dane wysyłane do igloohome, przekazując wyłącznie neutralne odniesienie do rezerwacji (np. „Roraima #<id rezerwacji>”), a nigdy imię i nazwisko ani dane kontaktowe gościa. Zdarzenia dostępu odbierane przez aktywny mostek Wi-Fi są przetwarzane wyłącznie w celach bezpieczeństwa i rozstrzygania sporów. Igloocompany deklaruje zgodność z RODO i UK GDPR, oprócz singapurskiej ustawy PDPA; przekazywanie danych poza EOG opiera się na odpowiednich zabezpieczeniach zadeklarowanych przez dostawcę. Dalsze szczegóły określa Polityka Prywatności Roraima.

Załącznik – Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych (art. 28 RODO)

Załącznik do umów platformy Roraima — integralna część umowy, do której jest dołączony. Tekst niniejszej Umowy, wraz z jej Załącznikami, jest zawarty w treści strony umowy: akceptacja umowy obejmuje Umowę w wersji zawartej w zaakceptowanym tekście.

Preambuła

Gdy Sprzedawca korzysta z platformy Roraima do zarządzania rezerwacjami i pobytami, platforma zbiera i przetwarza dane osobowe gości Sprzedawcy: dane osobowe, dokumenty tożsamości, obowiązkowe zgłoszenia do organów władzy, kody dostępu. Administratorem tych danych jest Sprzedawca — ponieważ to na nim prawo nakłada odpowiednie obowiązki (zgłaszanie gości Włoskiej Policji Państwowej (Polizia di Stato), statystyczne badania turystyczne, podatek turystyczny) i to on decyduje, jak zarządzać swoimi gośćmi. Roraima jest narzędziem: przetwarza te dane w imieniu Sprzedawcy i zgodnie z jego instrukcjami.

Niniejsza Umowa reguluje tę relację na podstawie art. 28 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, dalej „RODO”). W razie sprzeczności z klauzulami ogólnymi umów, do których jest załączona, w sprawach ochrony danych osobowych pierwszeństwo ma niniejsza Umowa (uzupełnia ona i doprecyzowuje w szczególności art. 12 ust. 2 lit. b Ogólnych Warunków).

1. Strony i role

1.1. Stronami są:

• Sprzedawca (podmiot, który zawarł Umowę o Świadczenie Usług dla Właścicieli Urządzeń), działający jako administrator danych osobowych swoich gości oraz osób przebywających w jego obiektach;
• Dario Salaris — «Roraima — Startup di Dario Salaris», Via Firenze 16, 07039 Valledoria (SS), Włochy, kontakt w sprawach prywatności privacy@roraima.io (dalej: „Operator”), działający jako podmiot przetwarzający.

1.2. Czego niniejsza Umowa NIE obejmuje. Poza jej zakresem pozostają, ponieważ mają innego administratora:

• dane, w przypadku których Operator samodzielnie określa cele i sposoby przetwarzania (konta na platformie, zamówienia na marketplace, dzienniki techniczne, asystenci konwersacyjni używani przez samego Sprzedawcę): w odniesieniu do tych danych administratorem jest Operator i zastosowanie ma Polityka Prywatności;
• dane, które Sprzedawca zbiera jako niezależny administrator (dodatkowe informacje przy składaniu zamówienia, art. 9 Kontraktu; dane zbierane osobiście w obiekcie);
• dane, które zewnętrzni dostawcy usług przetwarzają jako niezależni administratorzy (na przykład Stripe w związku z kontrolami antyfraudowymi i identyfikacją sprzedawców, lub producenci zamków w odniesieniu do konta, jakie Sprzedawca posiada u nich — art. 9 niniejszej Umowy).

1.3. Autoryzowani Dostawcy działający na podstawie delegacji. Gdy Sprzedawca deleguje Autoryzowanego Dostawcę (art. 6 Kontraktu), Dostawca przetwarza dane, do których uzyskuje dostęp, jako podmiot przetwarzający Sprzedawcy, na warunkach określonych już w art. 12 Kontraktu dla Autoryzowanych Dostawców. Operator nie odpowiada za postępowanie delegowanego Dostawcy, ale rejestruje jego działania modyfikujące dane w rejestrze aktywności platformy.

1.4. Zarządcy działający na podstawie pełnomocnictwa (łańcuch trójstronny). Gdy Sprzedawca-zarządca administruje obiektami innego właściciela na podstawie pełnomocnictwa do zarządzania udzielonego w ramach platformy:

• właściciel pozostaje administratorem danych gości swoich własnych obiektów;
• zarządca przetwarza te dane w imieniu właściciela, od chwili udzielenia pełnomocnictwa do jego odwołania (obie czynności rejestrowane przez platformę; odwołanie jest technicznie skuteczne od chwili jego zarejestrowania). Dopóki funkcje udzielania i odwoływania pełnomocnictwa nie są dostępne w panelu, właściciel zgłasza je Operatorowi (privacy@roraima.io), który realizuje je bez zwłoki, w każdym razie w ciągu 24 godzin;
• przetwarzając dane właściciela, zarządca zobowiązuje się do: wykorzystywania ich wyłącznie w celu wykonania pełnomocnictwa; nieprzechowywania ich dłużej niż to konieczne; przyjęcia odpowiednich środków bezpieczeństwa; nieujawniania ich; współpracy przy żądaniach osób, których dane dotyczą; oraz zawiadamiania właściciela i Operatora bez zbędnej zwłoki w razie naruszenia. Zaakceptowanie niniejszej Umowy przez obie strony stanowi zawarcie, w formie elektronicznej, instrumentu wymaganego przez art. 28 ust. 3 RODO pomiędzy właścicielem a zarządcą w odniesieniu do przetwarzań objętych zakresem pełnomocnictwa;
• Operator pozostaje podmiotem przetwarzającym właściciela; czynności wykonywane przez zarządcę w ramach platformy, w granicach pełnomocnictwa, uznaje się za instrukcje właściciela w rozumieniu art. 3;
• platforma gwarantuje: rozdzielenie danych według firmy; zabezpieczenia, których nie można obejść (zarządca nie może ingerować w profil, dane uwierzytelniające ani wpływy płatnicze właściciela); oraz rejestrowanie każdej czynności zarządcy modyfikującej dane, wraz z jego tożsamością.

1.5. Właściciele spoza platformy. Gdy Sprzedawca przetwarza dane gości jako podmiot przetwarzający w imieniu właściciela będącego osobą trzecią, który nie jest sprzedawcą na platformie, Operator działa jako subprocesor w rozumieniu art. 28 ust. 4 RODO, a Sprzedawca gwarantuje, że jego umowa z właścicielem dopuszcza warunki niniejszej Umowy.

2. Przedmiot, czas trwania, charakter i cele przetwarzania

2.1. Operator przetwarza w imieniu Sprzedawcy kategorie danych i osób, których dane dotyczą, opisane w Załączniku 1, który stanowi integralną część niniejszej Umowy. W skrócie, przetwarzania obejmują: zbieranie danych osobowych gości i informacji przed przyjazdem; weryfikację tożsamości gości (wiadomość wideo, lub przetwarzanie zdjęć dokumentów na mini-PC obiektu, z porównaniem biometrycznym twarzy i dokumentu); sporządzanie i przekazywanie zgłoszeń meldunkowych gości (schedine alloggiati) Włoskiej Policji Państwowej; generowanie plików na potrzeby regionalnych badań statystycznych; obliczanie i pobieranie podatku turystycznego na konto Sprzedawcy; generowanie i unieważnianie kodów dostępu fizycznego; wysyłanie komunikatów do gości w imieniu Sprzedawcy; przekazywanie Sprzedawcy dokumentów przesłanych przez kupującego w ramach weryfikacji zamówienia.

2.2. Szczególne kategorie danych i małoletni. Weryfikacja tożsamości obejmuje porównanie biometryczne (art. 9 RODO) wykonywane wyłącznie na mini-PC zainstalowanym w obiekcie, przy użyciu modeli lokalnych: żaden zewnętrzny system sztucznej inteligencji nie otrzymuje obrazów. Małoletni nigdy nie są poddawani przetwarzaniu biometrycznemu: w ich przypadku zbierane są wyłącznie dane tekstowe niezbędne do spełnienia obowiązków prawnych.

2.3. Czas trwania. Przetwarzanie trwa przez czas trwania stosunku umownego, bez uszczerbku dla okresów przechowywania określonych w Załączniku 1 oraz dla obowiązków prawnych, które przetrwają zakończenie współpracy (art. 11).

2.4. Dwa tryby działania, dwie odpowiedzialności. Sprzedawca przyjmuje do wiadomości poniższe rozróżnienie, które wyznacza zakres, za jaki odpowiada Operator:

• Alloggiati Web: Operator przekazuje. Korzystając z danych uwierzytelniających obiektu dostarczonych przez Sprzedawcę, platforma sporządza zgłoszenie meldunkowe i wysyła je bezpośrednio do portalu Włoskiej Policji Państwowej. Przekazanie następuje wyłącznie wtedy, gdy Sprzedawca zarejestrował przyjazd, dane grupy podróżującej są kompletne, a tożsamość gości została zweryfikowana (lub potwierdzona osobiście przez Sprzedawcę, w przypadku rezygnacji z weryfikacji wideo); w przeciwnym razie platforma ostrzega Sprzedawcę, lecz nie dokonuje przekazania.
• Badania statystyczne (ISTAT): Operator wyłącznie przygotowuje. Platforma generuje plik w formacie wymaganym przez region; to Sprzedawca pobiera go i osobiście przesyła na portal regionalny, korzystając z własnych danych uwierzytelniających. Nie ma żadnego automatycznego przekazania.

2.5. Organy będące odbiorcami danych. Włoska Policja Państwowa oraz organy statystyczne otrzymują dane jako organy będące odbiorcami wyznaczone przez przepisy prawa: nie przetwarzają w imieniu żadnej ze stron i nie są subprocesorami.

3. Instrukcje Sprzedawcy (art. 28 ust. 3 lit. a RODO)

3.1. Konfiguracja stanowi instrukcję. Udokumentowane instrukcje Sprzedawcy są wydawane poprzez konfigurację panelu sprzedawcy, którą platforma rejestruje i przechowuje. W szczególności:

• aktywując zgodność w zakresie zgłaszania gości dla danego obiektu i wprowadzając dane uwierzytelniające wydane przez Włoską Policję Państwową, Sprzedawca instruuje Operatora, aby zbierał dane osobowe gości i przekazywał zgłoszenia meldunkowe dla tego obiektu;
• jeśli Sprzedawca nie aktywuje niczego, Operator niczego nie przekazuje, a zbieranie danych ogranicza się do profilu minimalnego;
• przełącznik włączający rezerwacje importowane z zewnętrznych kalendarzy (Airbnb, Booking.com i podobne) do obowiązkowych zgłoszeń jest wyłączony, dopóki Sprzedawca nie włączy go dla danego obiektu;
• okres usunięcia danych osoby, która dokonała rezerwacji, nie jest obecnie pozostawiony do decyzji Sprzedawcy: jest to stały termin platformy wynoszący 730 dni od wyjazdu, jednakowy dla wszystkich, a Operator nie udostępnia żadnej funkcji umożliwiającej jego zmianę. Przetwarzanie w żadnym wypadku nie może zejść poniżej bezwzględnie obowiązującego minimum wynoszącego 180 dni, niezbędnego do pokrycia terminów na zgłaszanie chargebacków płatności. Jeśli w przyszłości Operator umożliwi Sprzedawcy ustawienie tego terminu, wybór Sprzedawcy będzie stanowił instrukcję pod każdym względem w granicach tego minimum, a niniejsza Umowa zostanie odpowiednio zaktualizowana;
• profil zbierania danych podąża za aktywacjami: dopóki firma nie ma aktywnej żadnej usługi zgodności, platforma automatycznie stosuje minimalny profil zbierania danych (wyłącznie dane niezbędne); aktywacja choćby jednej usługi rozszerza zbieranie na dane wymagane przez włoskie obowiązki prawne dla wszystkich obiektów danej firmy.

3.2. Operator przetwarza dane wyłącznie na podstawie tych udokumentowanych instrukcji, także w odniesieniu do przekazywania danych do państw trzecich lub organizacji międzynarodowych (art. 9), chyba że prawo Unii lub prawo włoskie, któremu podlega Operator, nakłada na niego inny obowiązek: w takim przypadku Operator informuje Sprzedawcę o tym obowiązku przed rozpoczęciem przetwarzania, chyba że prawo tego zakazuje.

3.3. Instrukcje w sposób oczywisty sprzeczne z prawem. Jeżeli, w ocenie Operatora, jakaś instrukcja narusza RODO lub inne przepisy o ochronie danych, Operator niezwłocznie informuje o tym Sprzedawcę i może zawiesić wykonanie tej instrukcji.

3.4. Kto może wydawać instrukcje i w jaki sposób. Instrukcje są ważne, jeśli zostały wydane przez Sprzedawcę za pośrednictwem jego własnego panelu, przez jednego z jego autoryzowanych użytkowników, przez Autoryzowanego Dostawcę w zakresie delegacji (art. 1.3), lub przez zarządcę w zakresie pełnomocnictwa (art. 1.4). Instrukcje, których nie można wydać za pośrednictwem panelu, mogą zostać przekazane na piśmie na adres privacy@roraima.io przez posiadacza konta: Operator potwierdza ich otrzymanie i wykonalność oraz przechowuje tę korespondencję jako udokumentowaną instrukcję.

4. Obowiązki i prawa Sprzedawcy

4.1. Obowiązki. Sprzedawca, jako administrator:

• gwarantuje, że dysponuje ważną podstawą prawną dla przetwarzań powierzonych Operatorowi, w tym warunkiem zgodności z prawem na podstawie art. 9 ust. 2 RODO dla biometrycznej weryfikacji tożsamości pełnoletnich gości, którzy się na nią zgadzają;
• udziela gościom informacji wymaganych przez art. 13-14 RODO. Od 3 sierpnia 2026 r. cyfrowa ścieżka gościa niesie, w imieniu Sprzedawcy, pełną informację z art. 13 oraz wyraźną zgodę na porównanie biometryczne i na wideo, wyświetlane przed odpowiednim zbieraniem i rejestrowane jako dowód (wyświetlony tekst, jego skrót, wersja, język i moment). Operator zobowiązuje się utrzymywać te teksty dostępne i przechowywać dowód oraz utrzymywać dostępną co najmniej jedną alternatywę dla porównania biometrycznego bez uszczerbku dla gościa — wideo z przeglądem przez człowieka lub weryfikacja osobista —, ponieważ bez niej zgoda nie byłaby swobodna. Jedna ścieżka sąsiednia jest zadeklarowana jako jeszcze nieobjęta: ścieżka «prawo dostępu» nadal pozwala na wideo tożsamości bez zarejestrowanej zgody (ocena skutków dla weryfikacji tożsamości, dokument 05);
• odpowiada za zgodność z prawem wydawanych przez siebie instrukcji oraz za dokładność przesyłanych przez siebie danych;
• aktywuje funkcje zgodności wyłącznie dla obiektów, którymi legalnie zarządza, oraz przechowuje z należytą starannością dane uwierzytelniające powierzane platformie.

4.2. Prawa. Sprzedawcy przysługuje prawo do: wydawania i zmiany instrukcji (art. 3); sprzeciwienia się nowym subprocesorom (art. 7.2); otrzymania pomocy w zakresie praw osób, których dane dotyczą, naruszeń ochrony danych osobowych i ocen skutków dla ochrony danych (art. 10); wyboru między zwrotem a usunięciem danych po zakończeniu współpracy (art. 11); oraz weryfikacji przestrzegania niniejszej Umowy (art. 12).

5. Osoby upoważnione i poufność (art. 28 ust. 3 lit. b RODO)

5.1. Operator zapewnia, że osoby upoważnione do przetwarzania danych zobowiązały się do zachowania poufności, oraz ogranicza ich dostęp do tego, co niezbędne.

6. Bezpieczeństwo (art. 28 ust. 3 lit. c — art. 32 RODO)

6.1. Operator wdraża i utrzymuje wszystkie środki wymagane przez art. 32 RODO, odpowiednie do ryzyka i charakteru przetwarzanych danych (w tym danych, o których mowa w art. 9 RODO), między innymi: szyfrowanie danych najbardziej wrażliwych, zarówno w spoczynku, jak i podczas przesyłania; rozdzielenie danych według firmy, tak aby panel jednego sprzedawcy nie miał dostępu do danych innego sprzedawcy; minimalizację danych udostępnianych dostawcom zewnętrznym; kontrolę dostępu i rejestrowanie operacji wrażliwych.

6.2. Dostęp personelu wsparcia do danych konfiguracyjnych Sprzedawcy odbywa się wyłącznie na podstawie odrębnego zezwolenia udzielonego przez Sprzedawcę, które Sprzedawca może w każdej chwili odwołać ze swojego panelu i które w każdym razie automatycznie wygasa po 7 dniach, przy czym każda czynność jest rejestrowana.

6.3. Bardziej szczegółowy opis środków jest udostępniany Sprzedawcy na żądanie, w sposób określony w art. 12.

7. Subprocesorzy (art. 28 ust. 2 oraz art. 28 ust. 3 lit. d RODO)

7.1. Zgoda ogólna. Sprzedawca udziela ogólnej zgody na korzystanie przez Operatora z subprocesorów wymienionych w Załączniku 2. Od dnia wejścia w życie niniejszej Umowy aktualna lista jest prowadzona na stronie „Subprocesorzy” serwisu.

7.2. Aktualizacje. Aby dodać lub zastąpić subprocesora, Operator aktualizuje tę stronę i powiadamia Sprzedawców co najmniej 15 dni przed tym, zanim nowy dostawca otrzyma jakiekolwiek dane. Sprzedawca może wnieść sprzeciw z uzasadnionych powodów związanych z ochroną danych; jeśli sprzeciwu nie da się rozwiązać, Sprzedawca może zrezygnować z danej usługi przed jej aktywacją. Zmiany na liście przebiegają zgodnie z tą procedurą i nie wymagają ponownej akceptacji niniejszej Umowy.

7.3. Te same gwarancje. Z każdym subprocesorem Operator zawiera umowę nakładającą obowiązki w zakresie ochrony danych równoważne tym z niniejszej Umowy. Operator pozostaje w pełni odpowiedzialny wobec Sprzedawcy za wykonanie zobowiązań przez subprocesorów.

7.4. Kto NIE jest subprocesorem. Subprocesorami nie są, co Sprzedawca przyjmuje do wiadomości: organy będące odbiorcami danych (art. 2.5); dostawcy techniczni, którzy nie otrzymują żadnych danych osobowych gości (w tym usługi chmurowe producentów podłączonych zamków, którym platforma przesyła wyłącznie kody dostępu, okna ważności i neutralne odniesienie do rezerwacji — nigdy imię i nazwisko, dane kontaktowe ani dokumenty gościa); oraz niezależni administratorzy (jak Stripe w związku z kontrolami wymaganymi przez prawo, oraz producenci, u których Sprzedawca posiada własne konto — art. 9).

8. Odbiorcy wybrani przez Sprzedawcę

8.1. Platforma umożliwia Sprzedawcy podłączenie usług zewnętrznych wybranych przez niego samego: kalendarzy portali rezerwacyjnych (Airbnb, Booking.com, Vrbo lub innych adresów skonfigurowanych przez Sprzedawcę), webhooków do własnych systemów Sprzedawcy, prywatnych interfejsów API, własnej instancji Home Assistant Sprzedawcy, własnego brokera MQTT Sprzedawcy. W tych przypadkach odbiorcę wyznacza Sprzedawca: konfiguracja stanowi instrukcję wysyłania danych do tej usługi lub odbierania danych od niej, a wybór oraz bezpieczeństwo odbiorcy są odpowiedzialnością Sprzedawcy.

8.2. Operator stosuje do tych połączeń techniczne zabezpieczenia platformy (kontrole adresów, limity, rejestrowanie), lecz nie odpowiada za przetwarzanie dokonywane przez usługę wybraną przez Sprzedawcę.

9. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

9.1. Dane przetwarzane w imieniu Sprzedawcy znajdują się w Unii Europejskiej. Niektórzy subprocesorzy wiążą się z przekazywaniem danych poza UE, z zastrzeżeniem zabezpieczeń wskazanych w Załączniku 2 (certyfikacja w ramach EU-US Data Privacy Framework i/lub standardowe klauzule umowne).

9.2. Do producentów zamków spoza UE nie są przekazywane żadne dane osobowe gości (art. 7.4). Dane uwierzytelniające, których Sprzedawca używa u tych producentów, należą do jego własnej relacji umownej z nimi: w odniesieniu do tych danych uwierzytelniających producent jest niezależnym administratorem i zastosowanie mają jego własne warunki oraz jego własna informacja o prywatności.

10. Pomoc udzielana Sprzedawcy (art. 28 ust. 3 lit. e-f RODO)

10.1. Prawa osób, których dane dotyczą. Jeśli gość korzysta z jakiegoś prawa (dostęp, sprostowanie, usunięcie, ograniczenie przetwarzania, przenoszenie, sprzeciw), adresatem żądania jest Sprzedawca, jako administrator. Operator udziela mu pomocy: wykonuje sprostowania i usunięcia żądane przez Sprzedawcę w terminie 30 dni od żądania i potwierdza wynik na piśmie, wskazując ewentualne dane zatrzymane z uwagi na obowiązek prawny oraz obowiązujący termin (zgłoszenie meldunkowe już przekazane Włoskiej Policji Państwowej, lub dana pozostająca jeszcze w obowiązkowym okresie przechowywania, nie mogą zostać usunięte przed upływem tego okresu). Jeśli żądanie dotrze bezpośrednio do Operatora, przekazuje on je Sprzedawcy, nie odnosząc się co do meritum, z zastrzeżeniem uzgodnionej pomocy.

10.1-bis. Dane zatrzymane w celu obrony, a nie na podstawie obowiązku prawnego. W przypadku rezerwacji importowanych z zewnętrznego kanału (Airbnb, Booking.com i podobne) usunięcie danych żądane przez osobę, której dane dotyczą, nie obejmuje zaszyfrowanej kopii oryginalnej wiadomości kanału: stanowi ona jedyny dowód tego, co kanał przekazał, i jest zatrzymywana w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń (art. 17 ust. 3 lit. e RODO), w interesie zarówno Sprzedawcy, jak i Operatora. Operacyjne kopie tych danych — imię i nazwisko, adres e-mail oraz język gościa przekazane przez kanał — są natomiast usuwane razem z pozostałymi danymi. Zatrzymana kopia jest usuwana z upływem zwykłego okresu przechowywania rezerwacji. Operator ujawnia ten wyjątek gościowi w treści przycisku usunięcia danych oraz Sprzedawcy w panelu; Sprzedawca uwzględnia to, odpowiadając osobie, której dane dotyczą.

10.2. Naruszenia ochrony danych osobowych. Operator zawiadamia Sprzedawcę bez zbędnej zwłoki o każdym naruszeniu ochrony danych osobowych dotyczącym danych przetwarzanych w jego imieniu, o którym się dowie, przekazując istotne informacje wymagane przez art. 33 ust. 3 RODO (charakter naruszenia, kategorie i przybliżoną liczbę osób, których dane dotyczą, prawdopodobne konsekwencje, podjęte lub proponowane środki) i aktualizując je w miarę ich dostępności. Powiadomienie jest wysyłane na adres e-mail Sprzedawcy zarejestrowany w panelu. Operator dokumentuje każde naruszenie i udostępnia dokumentację Sprzedawcy do celów art. 33 i 34 RODO; zawiadomienie organu nadzorczego oraz osób, których dane dotyczą, pozostaje decyzją Sprzedawcy, w której Operator udziela pomocy.

10.3. Oceny skutków dla ochrony danych i organ nadzorczy. Operator wspiera Sprzedawcę, w zakresie swoich kompetencji, przy ocenach skutków dla ochrony danych (art. 35 RODO) oraz przy ewentualnych konsultacjach z organem nadzorczym (art. 36 RODO), udostępniając stosowną dokumentację techniczną.

11. Zwrot i usunięcie danych (art. 28 ust. 3 lit. g RODO)

11.1. W trakcie trwania współpracy. Operator usuwa dane po upływie okresów określonych w Załączniku 1, bez uszczerbku dla okresów wynikających z przepisów prawa lub z instrukcji Sprzedawcy.

11.2. Po zakończeniu współpracy: wybór należy do Sprzedawcy. Po zakończeniu współpracy Operator pyta Sprzedawcę, za pośrednictwem panelu lub na zarejestrowane dane kontaktowe, czy preferuje zwrot czy usunięcie danych przetwarzanych w jego imieniu. Na żądanie Operator zwraca wszystkie dane — w tym rejestry czynności zgodności — w ustrukturyzowanym, czytelnym formacie, w terminie 30 dni. Jeśli wybór nie zostanie dokonany w ciągu 60 dni od zakończenia współpracy, Operator przystępuje do usunięcia danych. Usunięcie obejmuje również kopie przechowywane przez subprocesorów; dane zawarte w kopiach zapasowych wygasają w ramach normalnego cyklu rotacji kopii zapasowych i w międzyczasie nie są ani przywracane, ani wykorzystywane, chyba że wymaga tego prawo.

11.3. Wyjątki. Wyjątek stanowią: (a) dane, których przechowywanie jest nałożone na Operatora obowiązkiem wynikającym z prawa Unii lub prawa włoskiego, przechowywane wyłącznie przez okres i w celu wymaganym przez prawo; (b) rejestry czynności zgodności wykonanych za pośrednictwem platformy (wyniki, daty, identyfikatory potwierdzeń odbioru — bez treści leżącej u ich podstaw), które Operator przechowuje jako niezależny administrator, w celu ochrony własnych praw, przez okres wskazany w Polityce Prywatności.

11.4. Na pisemne żądanie Sprzedawcy Operator poświadcza dokonanie usunięcia danych.

12. Audyty i informacje (art. 28 ust. 3 lit. h RODO)

12.1. Operator udostępnia Sprzedawcy informacje niezbędne do wykazania zgodności z art. 28 RODO — w tym rejestr czynności przetwarzania (część dotyczącą podmiotu przetwarzającego), opis środków bezpieczeństwa oraz aktualną listę subprocesorów — oraz umożliwia i przyczynia się do przeprowadzania audytów w rozumieniu art. 28 ust. 3 lit. h RODO.

12.2. Zwykłym trybem jest jeden audyt dokumentacyjny rocznie, z odpowiednim wyprzedzeniem. Sprzedawcy przysługuje prawo do inspekcji, bezpośrednio lub za pośrednictwem wyznaczonego audytora niebędącego konkurentem Operatora, gdy: (a) dokumentacja okaże się niewystarczająca w uzasadnionej ocenie Sprzedawcy; (b) doszło do naruszenia ochrony danych osobowych dotyczącego Sprzedawcy; (c) wymaga tego organ nadzorczy. Inspekcja odbywa się z 30-dniowym wyprzedzeniem (skróconym w razie naruszenia), w godzinach pracy, pod zobowiązaniem do zachowania poufności oraz w zakresie wyłączającym dane innych sprzedawców (platforma jest współdzielona). Koszty audytów wykraczających poza coroczny audyt dokumentacyjny ponosi Sprzedawca, chyba że audyt wykaże niewywiązanie się Operatora ze zobowiązań.

12.3. Czynności modyfikujące dane, wykonywane przez Autoryzowanych Dostawców na podstawie delegacji lub przez zarządców na podstawie pełnomocnictwa, są rejestrowane przez platformę wraz z tożsamością osoby, która je wykonuje; Sprzedawca może w każdej chwili zażądać od Operatora wyciągu, który Operator dostarcza w terminie 7 dni.

13. Brak wykorzystania wtórnego

Operator nie wykorzystuje danych gości Sprzedawcy do własnych celów: żadnego profilowania, żadnej reklamy, żadnego ujawniania ani sprzedaży osobom trzecim, żadnego trenowania modeli sztucznej inteligencji. Zobowiązanie to stanowi istotną część niniejszej Umowy.

14. Odpowiedzialność

14.1. Każda ze stron odpowiada za szkody zgodnie z art. 82 RODO: Operator za szkody wyrządzone przetwarzaniem, jeśli nie dopełnił obowiązków nałożonych przez RODO na podmioty przetwarzające, lub jeśli działał wbrew zgodnym z prawem instrukcjom Sprzedawcy; Sprzedawca za pozostałe przypadki.

14.2. Zwolnienia z odpowiedzialności oraz ograniczenia odpowiedzialności przewidziane w umowach, do których niniejsza Umowa jest załączona, pozostają bez zmian, w zakresie, w jakim są zgodne z bezwzględnie obowiązującymi przepisami o ochronie danych.

15. Czas obowiązywania, zmiany i postanowienia końcowe

15.1. Niniejsza Umowa pozostaje w mocy tak długo, jak Operator przetwarza dane osobowe w imieniu Sprzedawcy, i wygasa wraz z ostatecznym usunięciem lub zwrotem danych (art. 11).

15.2. Zmiany następują w tej samej formie co umowy, do których niniejsza Umowa jest załączona: publikacja nowej wersji, powiadomienie oraz akceptacja zarejestrowana przez platformę. Akceptacja obejmuje niniejszą Umowę i jej Załączniki w wersji zawartej w zaakceptowanym tekście; aktualizacje listy subprocesorów są dokonywane zgodnie z art. 7.2. Zarejestrowane akceptacje zachowują zaakceptowany tekst i nigdy nie są przepisywane.

15.3. Zastosowanie ma prawo włoskie; właściwe są sądy w Sassari, bez uszczerbku dla jakiejkolwiek bezwzględnie obowiązującej właściwości przewidzianej przez prawo. W przypadku rozbieżności między wersjami językowymi rozstrzyga tekst angielski, bez uszczerbku dla bezwzględnie obowiązującej ochrony związanej z językiem właściwym dla Sprzedawcy.

Załącznik 1 — Opis przetwarzania

Załącznik 2 — Autoryzowani subprocesorzy (na dzień zawarcia niniejszej Umowy)

Aktualna lista, wraz ze szczegółami dotyczącymi poszczególnych dostawców, jest prowadzona na stronie „Subprocesorzy” serwisu od dnia wejścia w życie niniejszej Umowy.