Alloggiati Web: modificare o annullare una schedina inviata
Un cognome scritto male, un numero di documento sbagliato di una cifra, un ospite che resta due notti in più. Prima o poi capita di accorgersi di un errore quando la schedina è già partita, e la domanda è sempre la stessa: si può correggere?
Prima dell'invio si annulla, dopo no
Finché la schedina non è stata trasmessa, correggerla è semplice. Nell'inserimento a mano il portale mostra un riepilogo di tutte le schedine prima dell'invio, e se qualcosa non torna il pulsante «Annulla» cancella i dati inseriti e permette di ricominciare. Con il file, dopo l'elaborazione, si può annullare l'intero caricamento, correggere il file e rielaborarlo. È il momento giusto per rileggere con calma, perché dopo le cose cambiano.
Una volta inviata, infatti, la schedina non si tocca più. Le indicazioni della Questura di Cagliari lo dicono senza giri di parole: il sistema non consente di intervenire sui dati già trasmessi, e in caso di errore di compilazione l'unica possibilità è ritrasmettere la schedina con i dati corretti. Nel portale non esiste un pulsante per modificare o ritirare una comunicazione partita.
Come si ritrasmette una schedina sbagliata
La correzione, quindi, è un nuovo invio. Si compila di nuovo la schedina dell'ospite con i dati giusti e la si trasmette come la prima volta, a mano o con un file. Prima di farlo conviene verificare cosa è partito davvero: la sezione «Analisi» del portale mostra i nominativi trasmessi nella giornata, con l'orario di invio, ed è il modo più rapido per capire se l'errore riguarda una persona sola o l'intero gruppo.
Qui entra in gioco un limite che molti scoprono all'ultimo. Il portale accetta come data di arrivo soltanto quella di oggi o quella di ieri, quindi la ritrasmissione si fa in giornata o al più tardi il giorno dopo l'arrivo. Se l'errore salta fuori più tardi, la schedina corretta non può più riportare la data vera, e in quel caso la strada la indica la Questura competente, a cui conviene scrivere spiegando l'accaduto e indicando l'ospite e la data dell'invio originale.
Lo stesso consiglio vale quando lo stesso ospite è stato inviato due volte per errore, o quando è partita una schedina per una persona che poi non è arrivata. Il portale non offre un modo per ritirarle, ed è la Questura a dire se e come annotare la cosa.
Il controllo va fatto in giornata
La sezione «Analisi» ha un limite che conviene conoscere prima di averne bisogno: mostra soltanto le schedine trasmesse nella data odierna. Il giorno dopo i nomi non si vedono più, e resta la ricevuta, che riporta il numero di schedine inviate ma non chi c'era. Le domande frequenti del portale lo dicono chiaramente, la verifica delle schedine inviate si fa nella giornata stessa.
Per questo un'abitudine semplice risparmia molti dubbi. A fine giornata, dopo l'ultimo invio, si apre «Analisi» e si confrontano i nominativi con gli arrivi effettivi. Un errore trovato la sera stessa si corregge con un nuovo invio senza problemi di date; lo stesso errore trovato tre giorni dopo richiede invece una lettera alla Questura. Vale la pena, inoltre, annotare nei propri registri ogni ritrasmissione, con la data e il motivo, insieme all'eventuale risposta della Questura, e conservare queste note accanto alle ricevute, che vanno tenute per cinque anni.
Se l'ospite resta più a lungo
La permanenza che si comunica è quella dichiarata dall'ospite all'arrivo, e può cambiare. Per un prolungamento del soggiorno le domande frequenti della Questura di Siena indicano di reinserire i dati come per un nuovo arrivo, specificando il numero di giorni aggiuntivi dichiarati dall'ospite. Il nuovo invio si fa nel momento in cui il prolungamento viene deciso, quindi con una data di arrivo che il portale accetta.
Per la partenza anticipata, invece, non c'è niente da fare. Le stesse indicazioni spiegano che il sistema non prevede la comunicazione di una partenza prima del previsto, e che le partenze anticipate non vanno comunicate. La schedina inviata resta vera per ciò che era stato dichiarato all'arrivo.
Quando cambia la prenotazione
Spostare le date di una prenotazione è un'operazione normale, ma il suo effetto sugli adempimenti dipende da un dettaglio: se i dati sono già partiti o no. Una comunicazione che deve ancora partire non pone problemi, perché si prepara con le date in vigore al momento dell'invio. Una comunicazione già partita, invece, descrive un soggiorno che nel frattempo è cambiato, e la correzione segue le regole viste sopra.
Su Roraima questa differenza è visibile. I dati partono verso la Polizia di Stato solo dopo che il proprietario ha registrato l'arrivo dell'ospite, come spiega l'articolo Alloggiati Web: quando e come inviare le schedine, quindi una prenotazione spostata o annullata prima dell'arrivo non lascia nulla da rettificare: le comunicazioni ancora in attesa si aggiornano o si chiudono da sole.
Se invece la modifica arriva dopo l'invio, il pannello apre una voce «La comunicazione alle autorità va rettificata» e mette uno accanto all'altro i dati comunicati e quelli che valgono adesso, cioè le date del soggiorno e il numero di persone di prima e di dopo. La rettifica resta un gesto del proprietario, fatto sul portale e nel modo indicato dalla Questura, perché una comunicazione mandata due volte non si può ritirare. Il vantaggio è avere sotto gli occhi esattamente cosa correggere, senza ricostruirlo a memoria.
Errori che conviene prevenire
Il modo più semplice di non dover correggere è non sbagliare all'origine. La maggior parte degli errori nasce dalla trascrizione: il nome copiato da una foto mossa, la cittadinanza scritta come compare sul documento straniero, il comune di nascita digitato a memoria. Sono gli stessi errori che il portale a volte respinge e a volte lascia passare, quando il dato sbagliato è comunque un dato valido.
Per questo su Roraima l'ospite scrive da sé i propri dati prima dell'arrivo, il proprietario controlla la scheda e ogni campo viene trasformato nei codici delle tabelle ufficiali prima dell'invio. Un dato che non trova posto in quelle tabelle ferma la schedina e viene spiegato in parole semplici, così l'errore si corregge quando costa poco, cioè prima di partire. Gli errori più frequenti e il modo di riconoscerli sono raccolti nell'articolo sugli errori nelle schedine.
Per una visione d'insieme di come Roraima tratta i documenti e le comunicazioni degli ospiti, la pagina Documenti dell'ospite e adempimenti descrive tutto il percorso. Chi vuole avere le regole del portale in un unico documento può scaricare la guida gratuita ad Alloggiati Web.
Domande frequenti
Si può modificare una schedina già inviata ad Alloggiati Web?
No. Il portale non permette di intervenire sui dati trasmessi, e in caso di errore si ritrasmette la schedina con i dati corretti. Il nuovo invio deve rispettare la data di arrivo accettata dal portale, cioè oggi o ieri; oltre quel limite occorre chiedere alla Questura.
Come si annulla una schedina inviata per errore?
Nel portale non c'è una funzione per ritirare una schedina partita. Per un doppio invio o per una persona che non è arrivata conviene scrivere alla Questura competente, indicando l'ospite e la data dell'invio, e seguire le sue istruzioni.
Cosa si fa se l'ospite prolunga il soggiorno?
Si inviano di nuovo i suoi dati, come per un nuovo arrivo, indicando i giorni aggiuntivi che l'ospite dichiara. La partenza anticipata, invece, non si comunica.
Entro quando si comunicano gli ospiti?
Entro ventiquattro ore dall'arrivo, che diventano sei quando il soggiorno non supera le ventiquattro ore. Il tempo si conta dall'arrivo effettivo dell'ospite, come spiega l'articolo Alloggiati Web: quando e come inviare le schedine.