Gestionale per B&B gratuito: cosa è gratis davvero
Cercando un gestionale per B&B gratuito si trovano molte offerte che dicono «gratis», e quasi nessuna lo è nello stesso modo. Prima di scegliere conviene capire da dove arriva il costo, perché quasi sempre un costo c'è, e cambia molto il conto di fine anno.
Le quattro forme del «gratis»
La prima forma è la prova gratuita: il programma è completo, ma per un periodo limitato, dopo il quale parte un canone. Funziona bene per farsi un'idea, a patto di segnarsi la data di scadenza e di sapere in anticipo quanto costerà il mese successivo.
La seconda è il gratis pagato con una commissione sulle prenotazioni. Il programma non ha canone, ma su ogni soggiorno venduto trattiene una percentuale. Per un B&B piccolo questa è la forma più insidiosa, perché all'inizio non si vede: la percentuale sembra piccola sulla singola notte e diventa una cifra importante quando la si somma su tutta la stagione.
La terza è il gratis con moduli a parte. La base non costa niente, ma le funzioni che servono davvero a chi affitta in Italia, come l'invio delle schedine alla Questura, la tassa di soggiorno o la sincronizzazione con i portali, si attivano una per una e ciascuna ha il suo prezzo. Il conto vero si scopre solo dopo averle accese tutte.
La quarta è il gratis con un limite: tutto incluso fino a un certo numero di camere o di prenotazioni, e un piano diverso oltre quella soglia. È la forma più trasparente, purché la soglia sia scritta chiaramente e corrisponda alle dimensioni della struttura.
I costi che restano anche quando il programma è gratuito
C'è una spesa che nessun gestionale può togliere, ed è la commissione della carta. Quando l'ospite paga online con carta, il servizio che gestisce il pagamento trattiene una piccola parte dell'importo, come succede a qualsiasi negozio che accetta carte. Va messa nel conto, ma va distinta dalla commissione del programma: la prima la applica il circuito di pagamento secondo le sue tariffe, la seconda è un guadagno di chi vende il software.
Altri costi possono arrivare dai messaggi. Alcuni programmi mandano agli ospiti SMS o messaggi a pagamento, e li addebitano a consumo. Altri ancora chiedono un prezzo per il collegamento con le serrature elettroniche o per gli invii di legge. Nessuna di queste voci è un problema in sé, se è scritta in chiaro prima di iniziare.
Infine c'è il costo che non compare in nessuna fattura: il tempo. Un programma gratuito che costringe a ricopiare a mano i dati degli ospiti sul portale della Questura, o a chiudere le date su tre calendari diversi, si paga in ore di lavoro ogni settimana.
Le domande da fare prima di scegliere
Un'offerta si legge bene con poche domande, fatte prima di caricare la prima camera. Chi incassa i soldi dell'ospite, e dopo quanti giorni arrivano sul conto della struttura? Il programma trattiene una percentuale sulle prenotazioni, anche piccola, anche solo su quelle arrivate da certi canali? Le schedine per la Questura, la tassa di soggiorno e il calendario con i portali sono compresi o si pagano a parte? Fino a quante camere vale il piano gratuito, e cosa succede quando si supera?
Se le risposte stanno tutte in una pagina pubblica, scritte in modo comprensibile, l'offerta è seria. Se per trovarle bisogna chiedere a un commerciale, conviene chiederle per iscritto.
Cosa è gratuito su Roraima, e cosa no
Su Roraima la struttura riceve una pagina di prenotazione propria, gratuita, su cui l'ospite sceglie le date, vede il prezzo e prenota. Roraima non trattiene commissioni sulle prenotazioni. L'ospite paga direttamente il proprietario, in uno dei due modi che il proprietario sceglie: con carta sul sito, e allora l'importo arriva sul suo conto Stripe nel momento del pagamento, oppure direttamente in struttura. I soldi non passano da Roraima. Il percorso del pagamento è spiegato nell'articolo Pagamenti degli ospiti direttamente sul tuo conto.
Il piano gratuito vale fino a tre camere o appartamenti e comprende il calendario unico collegato con iCal agli altri canali, la pagina dell'ospite con le istruzioni di arrivo, l'invio delle schedine ad Alloggiati Web e la tassa di soggiorno pagata online dall'ospite. Sulla scelta fra calendario iCal e channel manager c'è un articolo dedicato, iCal o channel manager: cosa serve a un B&B piccolo.
Le voci di costo sono due, e sono scritte anche nella pagina dei piani. La prima è la commissione della carta, quando l'ospite paga con carta: la trattiene Stripe secondo le sue tariffe, e si vede pagamento per pagamento nel conto Stripe del proprietario. Sulle prenotazioni saldate in struttura non c'è. La seconda sono i crediti, che misurano l'uso di alcuni servizi. Ogni prenotazione ricevuta sulla pagina usa 2 crediti, ogni prenotazione importata da un altro canale 1, il ciclo del codice di una serratura 1 a prenotazione; anche gli invii di legge e la tassa di soggiorno usano crediti. Ogni mese il piano gratuito ne mette a disposizione 500, e se in un mese finissero le prenotazioni continuerebbero ad arrivare comunque.
Un esempio con i numeri
Un B&B con tre camere, in un mese di alta stagione, riceve 15 prenotazioni sulla propria pagina e 20 dai portali, importate con il calendario. Con soggiorni medi di due notti sono circa 70 notti vendute su 90 disponibili. Le prenotazioni della pagina usano 30 crediti, quelle importate 20, e il codice della serratura per ciascun soggiorno altri 35: in tutto 85 crediti, ben dentro i 500 del mese, con spazio per gli invii di legge.
Sul fronte dei soldi, le 15 prenotazioni arrivate sulla pagina non pagano commissioni a Roraima. Quelle saldate con carta hanno la sola commissione di Stripe, quelle saldate in struttura nessuna. Le 20 arrivate dai portali seguono le condizioni del portale da cui sono nate.
Domande frequenti
Esiste davvero un gestionale per B&B completamente gratuito?
Esistono programmi senza canone, ma quasi tutti hanno almeno un costo: una commissione sulle prenotazioni, moduli a pagamento o un limite di camere. La commissione della carta, quando l'ospite paga online, resta in ogni caso, perché la applica il circuito di pagamento e non il programma.
Roraima trattiene una percentuale sulle prenotazioni?
No. La pagina della struttura è gratuita e Roraima non trattiene commissioni sulle prenotazioni. L'ospite paga direttamente il proprietario, con carta sul sito o in struttura.
Quanto costa la commissione della carta?
La stabilisce Stripe, il servizio con cui si accettano le carte, secondo le sue tariffe pubbliche. Il proprietario la trova indicata per ogni pagamento nel proprio conto Stripe; sulle prenotazioni pagate in struttura non c'è.
Cosa sono i crediti di Roraima?
Sono l'unità con cui si misura l'uso di alcuni servizi: le prenotazioni ricevute o importate, i codici delle serrature, gli invii di legge, la tassa di soggiorno. Il piano gratuito ne mette a disposizione 500 ogni mese.
Fino a quante camere vale il piano gratuito?
Fino a tre camere o appartamenti. Un appartamento conta come una unità, e una camera venduta in più esemplari uguali conta per il numero di esemplari.
Serve un conto Stripe per iniziare?
Il conto Stripe serve solo per accettare pagamenti con carta sul sito. Senza conto la pagina è attiva lo stesso, e gli ospiti prenotano e saldano direttamente in struttura.
La pagina della struttura si apre in pochi minuti e senza costi: apri la tua vetrina su Roraima.