iCal o channel manager: cosa serve a un B&B piccolo

Chi apre un B&B con due o tre camere e lo mette su più siti di prenotazione si sente dire presto che gli serve un channel manager. A volte è vero, ma più spesso basta il calendario iCal, a patto di conoscerne bene i tempi.

Lo stesso problema, due risposte

Il problema è sempre lo stesso: la camera è in vendita in più posti, e quando qualcuno la prenota da una parte quelle notti devono sparire da tutte le altre. Se non spariscono in tempo, arriva la seconda prenotazione per lo stesso letto, e con lei una disdetta da fare, una recensione a rischio e qualche telefonata spiacevole.

Il calendario iCal e il channel manager risolvono questo problema in due modi molto diversi. Il primo è un formato aperto che quasi tutti i siti di prenotazione sanno leggere e scrivere, e non costa niente. Il secondo è un servizio che si collega ai portali per via diretta, porta con sé molte più informazioni e di solito si paga ogni mese. Capire cosa passa in ciascuno dei due aiuta a scegliere senza comprare più di quanto serve.

Che cosa viaggia con iCal

Ogni sito che gestisce un calendario può pubblicarne una copia a un indirizzo internet, un link che finisce in «.ics». Dentro ci sono le notti occupate, e poco altro. Un altro sito, a cui si incolla quel link, lo rilegge di tanto in tanto e chiude le stesse notti anche da sé. Con Airbnb e Booking funziona così: si copia il link del calendario da una parte, lo si incolla dall'altra, e lo si fa in entrambe le direzioni.

La parte da conoscere bene è il «di tanto in tanto». Ogni sistema rilegge gli altri a intervalli suoi, che vanno da pochi minuti a qualche ora a seconda di chi legge. Fra una lettura e l'altra le date sono già occupate da una parte e ancora libere dall'altra. È quella finestra, e solo quella, a creare il rischio della doppia prenotazione.

Con iCal non viaggiano invece i prezzi, il soggiorno minimo o le regole sull'arrivo: ogni sito tiene i suoi, e se si cambia una tariffa la si cambia in ciascuno. Per chi ha tre camere e pochi canali questo lavoro si fa in pochi minuti a inizio stagione. Per chi ne ha trenta e cambia i prezzi ogni settimana diventa un mestiere.

Che cosa aggiunge un channel manager

Un channel manager parla con i portali attraverso un collegamento diretto, pensato per lo scambio continuo di dati. Quando una camera si vende, la disponibilità cambia sugli altri canali in pochi secondi, quindi la finestra del rischio si riduce quasi a zero. Da un unico posto si mandano poi prezzi, stagioni, soggiorni minimi e chiusure, anche diversi da un canale all'altro, e le prenotazioni arrivano con i dati dell'ospite già compilati.

Tutto questo ha un costo che va guardato con calma. Il canone mensile cresce di solito con il numero delle camere e dei canali collegati, e la prima configurazione richiede tempo: ogni camera va abbinata alla sua corrispondente su ogni portale, e ogni tariffa alla sua. In più, quando il collegamento è attivo, i prezzi e le disponibilità si cambiano da lì e non più dai singoli portali, e questo va ricordato anche da chi aiuta nella gestione.

Quando basta il calendario iCal

Per un B&B piccolo il conto torna quasi sempre dalla parte di iCal. Con tre camere, due portali e una pagina di prenotazione diretta, due ospiti che prenotano le stesse notti nello stesso quarto d'ora sono un caso raro, che si concentra in alta stagione e sulle prenotazioni dell'ultimo momento. Si gestisce con qualche accorgimento, senza un abbonamento in più.

Il primo accorgimento è chiedere sui portali un preavviso minimo per le prenotazioni, per esempio un giorno, così le richieste per la sera stessa non si sovrappongono a quelle arrivate altrove poche ore prima. Il secondo è impostare i prezzi per stagioni una volta sola, all'inizio dell'anno, invece di inseguirli settimana per settimana su ogni canale. Il terzo è dare un'occhiata al calendario ogni mattina nei mesi di punta, che per una struttura di queste dimensioni è un'abitudine di due minuti.

Se queste tre cose bastano a tenere tranquilla la stagione, il channel manager sarebbe una spesa fissa per un problema che non si presenta.

Quando il channel manager conviene davvero

Il quadro cambia quando le camere diventano molte, quando i canali sono più di due o tre, o quando gran parte delle prenotazioni arriva a ridosso della data. Lo stesso vale per chi cambia i prezzi spesso e vuole tariffe diverse da un canale all'altro, o per chi divide il lavoro con altre persone e ha bisogno di un solo punto da cui governare tutto. In questi casi la finestra di iCal diventa un rischio reale e il lavoro manuale sulle tariffe un costo che supera il canone.

Una buona domanda da farsi è quante volte, nell'ultima stagione, si è dovuta annullare una prenotazione per un calendario non aggiornato, e quante ore si sono passate a ritoccare prezzi canale per canale. Se le risposte sono «mai» e «poche», il calendario iCal è lo strumento giusto.

Come funziona il calendario di Roraima

Su Roraima ogni camera o appartamento ha un calendario unico. Si collegano i calendari iCal degli altri canali, e Roraima li rilegge ogni quindici minuti; dall'altra parte si consegna ai portali l'indirizzo del calendario di Roraima, che si aggiorna nel momento in cui una prenotazione si conferma sulla pagina della struttura. I portali lo rileggono poi con i loro tempi.

Se una prenotazione arrivata da un altro canale cade su notti già occupate, Roraima non cancella niente da sola: la mette in evidenza nel pannello come conflitto, con le due prenotazioni una accanto all'altra, e la decisione resta al proprietario. I passaggi per collegare i calendari, e cosa succede quando due ospiti pagano nello stesso momento, sono spiegati nell'articolo Sincronizzare il calendario di Airbnb e Booking.

Accanto al calendario c'è la pagina di prenotazione della struttura, su cui l'ospite prenota e paga direttamente il proprietario. La pagina è gratuita e Roraima non trattiene commissioni sulle prenotazioni. Alcuni servizi usano crediti: ogni prenotazione importata da un altro canale ne usa 1, ogni prenotazione ricevuta sulla pagina 2, e ogni mese il piano gratuito ne mette a disposizione 500. Quali costi restano anche con il piano gratuito, a partire dal costo dei pagamenti con carta, è spiegato in Gestionale per B&B gratuito: cosa è gratis davvero.

Domande frequenti

Il calendario iCal si paga?

Sui portali più diffusi esportare e importare un calendario iCal non costa niente: si copia un link e lo si incolla. Su Roraima ogni prenotazione importata da un altro canale usa 1 credito, sui 500 che il piano gratuito mette a disposizione ogni mese.

Ogni quanto si aggiornano i calendari collegati?

Roraima rilegge i calendari degli altri canali ogni quindici minuti, e aggiorna il proprio appena una prenotazione si conferma. I portali rileggono il calendario di Roraima con tempi propri, che di solito sono più lunghi e non dipendono da chi lo pubblica.

Con iCal arrivano anche il nome e i dati dell'ospite?

Il formato iCal porta le date occupate e, a seconda del portale, una breve descrizione. I dati completi dell'ospite restano sul sito dove la prenotazione è nata, ed è lì che si leggono.

Cosa succede se due prenotazioni arrivano per le stesse notti?

Su Roraima la seconda prenotazione, se arriva da un altro canale, viene segnalata nel pannello come conflitto. Il proprietario vede le due prenotazioni a confronto e sceglie quale tenere; il sistema non annulla niente al posto suo.

Si può partire con iCal e passare a un channel manager più avanti?

Sì. Il calendario iCal non vincola a niente: se la struttura cresce e il lavoro sulle tariffe aumenta, si può affiancare un altro strumento in qualsiasi momento, partendo dalle prenotazioni già registrate.

Quante camere copre il piano gratuito di Roraima?

Il piano gratuito vale fino a tre camere o appartamenti, la misura tipica di un B&B piccolo, con 500 crediti al mese e nessuna commissione sulle prenotazioni.

La pagina della struttura e il calendario unico si attivano in pochi minuti: apri la tua vetrina su Roraima e collega i calendari che usi già.