iCal czy channel manager: czego potrzebuje mały B&B

Jeśli prowadzisz B&B z dwoma lub trzema pokojami i wystawiasz je w kilku serwisach rezerwacyjnych, szybko usłyszysz, że potrzebujesz channel managera. Czasami to prawda, ale częściej wystarczy kalendarz iCal, pod warunkiem, że dobrze znasz jego ograniczenia.

Ten sam problem, dwa rozwiązania

Problem jest zawsze ten sam: pokój jest wystawiony w kilku miejscach, więc gdy ktoś zarezerwuje go w jednym serwisie, te noce muszą zniknąć z pozostałych. Jeśli nie znikną na czas, wpadnie druga rezerwacja na to samo łóżko, a wraz z nią konieczność odwołania pobytu, ryzyko negatywnej opinii i kilka nieprzyjemnych telefonów.

Kalendarz iCal oraz channel manager rozwiązują ten problem na dwa zupełnie różne sposoby. Pierwszy to otwarty format, który prawie każdy portal rezerwacyjny potrafi odczytać i zapisać, a do tego jest darmowy. Drugi to usługa, która łączy się z portalami bezpośrednio, przesyła znacznie więcej informacji i zazwyczaj wiąże się z miesięcznym abonamentem. Zrozumienie, co oferuje każde z tych narzędzi, pomoże Ci dokonać wyboru i nie przepłacać za funkcje, których nie potrzebujesz.

Co przesyła iCal

Każdy serwis obsługujący kalendarz może udostępnić jego kopię pod adresem internetowym, czyli linkiem kończącym się na „.ics”. Znajdują się tam zajęte noce i niewiele więcej. Inny serwis, w którym wkleisz ten link, od czasu do czasu go odczytuje i automatycznie blokuje te same daty u siebie. W przypadku Airbnb i Booking działa to tak: kopiujesz link kalendarza z jednego miejsca, wklejasz go w drugim i robisz to w obie strony.

Kluczową kwestią jest wspomniane „od czasu do czasu”. Każdy system odświeża dane w swoim własnym tempie, od kilku minut do nawet kilku godzin, w zależności od ustawień danego serwisu. Pomiędzy jednym a drugim odczytem daty mogą być już zajęte w jednym miejscu, a wciąż wolne w drugim. To właśnie to okno czasowe, i tylko ono, tworzy ryzyko podwójnej rezerwacji.

Przez iCal nie przesyła się natomiast cen, minimalnej długości pobytu ani zasad zameldowania: każdy serwis ma swoje własne ustawienia, więc jeśli zmieniasz stawkę, musisz to zrobić w każdym z nich z osobna. Dla kogoś, kto ma trzy pokoje i niewiele kanałów sprzedaży, to praca na kilka minut na początku sezonu. Dla kogoś, kto ma trzydzieści pokoi i zmienia ceny co tydzień, staje się to pełnoetatowym zajęciem.

Co wnosi channel manager

Channel manager komunikuje się z portalami poprzez bezpośrednie połączenie, zaprojektowane do ciągłej wymiany danych. Gdy pokój zostaje sprzedany, dostępność zmienia się w pozostałych kanałach w ciągu kilku sekund, więc ryzyko podwójnej rezerwacji spada niemal do zera. Z jednego miejsca zarządzasz cenami, sezonami, minimalną długością pobytu i zamknięciami, nawet jeśli różnią się one między portalami, a rezerwacje spływają z już wypełnionymi danymi gościa.

Wszystko to ma swoją cenę, którą warto przemyśleć. Miesięczny abonament zazwyczaj rośnie wraz z liczbą pokoi i podłączonych kanałów, a wstępna konfiguracja wymaga czasu: każdy pokój musi zostać sparowany z odpowiednikiem na każdym portalu, podobnie jak każda stawka cenowa. Ponadto, gdy połączenie jest aktywne, ceny i dostępność zmienia się już tylko tam, a nie w poszczególnych portalach, o czym musi pamiętać każdy, kto pomaga Ci w zarządzaniu.

Kiedy wystarczy kalendarz iCal

W przypadku małego B&B rachunek ekonomiczny niemal zawsze przemawia za iCal. Przy trzech pokojach, dwóch portalach i własnej stronie rezerwacji bezpośredniej, sytuacja, w której dwóch gości rezerwuje te same noce w tym samym kwadransie, jest rzadkością, zdarza się głównie w szczycie sezonu i przy rezerwacjach last minute. Można to opanować kilkoma prostymi sposobami, bez dodatkowego abonamentu.

Pierwszym krokiem jest ustawienie w portalach minimalnego wyprzedzenia dla rezerwacji, na przykład jednego dnia, dzięki czemu zapytania na ten sam wieczór nie nałożą się na te, które wpłynęły gdzie indziej kilka godzin wcześniej. Drugim jest ustawienie cen sezonowych raz, na początku roku, zamiast ścigania ich z tygodnia na tydzień w każdym kanale. Trzecim jest rzucenie okiem na kalendarz każdego ranka w szczycie sezonu, co przy takiej skali zajmuje dwie minuty.

Jeśli te trzy rzeczy wystarczają, by spokojnie przetrwać sezon, channel manager byłby stałym kosztem dla problemu, który w Twoim przypadku po prostu nie występuje.

Kiedy channel manager naprawdę się opłaca

Sytuacja zmienia się, gdy pokoi jest dużo, kanałów sprzedaży więcej niż dwa lub trzy, albo gdy większość rezerwacji wpada w ostatniej chwili. To samo dotyczy osób, które często zmieniają ceny i chcą mieć różne stawki w zależności od kanału, lub dzielą pracę z innymi osobami i potrzebują jednego, centralnego punktu do zarządzania wszystkim. W takich przypadkach okno czasowe iCal staje się realnym ryzykiem, a ręczna praca nad cennikami kosztem przewyższającym abonament.

Warto zadać sobie pytanie: ile razy w ostatnim sezonie musiałeś anulować rezerwację z powodu nieaktualnego kalendarza i ile godzin spędziłeś na poprawianiu cen w każdym kanale z osobna? Jeśli odpowiedzi brzmią „nigdy” i „niewiele”, kalendarz iCal jest odpowiednim narzędziem.

Jak działa kalendarz Roraima

W serwisie Roraima każdy pokój lub apartament ma unikalny kalendarz. Podłączasz kalendarze iCal z innych kanałów, a Roraima odczytuje je co piętnaście minut. Z drugiej strony, udostępniasz portalom adres kalendarza Roraima, który aktualizuje się w momencie potwierdzenia rezerwacji na stronie obiektu. Portale odczytują go następnie w swoim własnym tempie.

Jeśli rezerwacja z innego kanału trafi na noce, które są już zajęte, Roraima nie usuwa niczego automatycznie: oznacza ją w panelu jako konflikt, pokazując obie rezerwacje obok siebie, a decyzja należy do właściciela. Kroki potrzebne do połączenia kalendarzy oraz to, co dzieje się, gdy dwóch gości płaci w tym samym momencie, wyjaśniamy w artykule Synchronizacja kalendarza Airbnb i Booking.

Obok kalendarza znajduje się strona rezerwacji obiektu, na której gość rezerwuje i płaci bezpośrednio właścicielowi. Strona jest darmowa, a Roraima nie pobiera prowizji od rezerwacji. Niektóre usługi wykorzystują kredyty: każda rezerwacja zaimportowana z innego kanału zużywa 1 kredyt, każda rezerwacja otrzymana przez stronę zużywa 2, a w każdym miesiącu plan darmowy oferuje ich 500. Jakie koszty zostają nawet w planie darmowym, zaczynając od kosztu płatności kartą, wyjaśnia artykuł Darmowy program dla B&B: co naprawdę jest za darmo.

Często zadawane pytania

Czy za kalendarz iCal trzeba płacić?

W najpopularniejszych portalach eksportowanie i importowanie kalendarza iCal nic nie kosztuje: po prostu kopiujesz link i wklejasz go w odpowiednie miejsce. W Roraima każda rezerwacja zaimportowana z innego kanału zużywa 1 kredyt z 500 dostępnych w planie darmowym każdego miesiąca.

Jak często aktualizują się podłączone kalendarze?

Roraima odczytuje kalendarze z innych kanałów co piętnaście minut i aktualizuje własny, gdy tylko rezerwacja zostanie potwierdzona. Portale odczytują kalendarz Roraima w swoim własnym tempie, które zazwyczaj jest dłuższe i nie zależy od serwisu, który go udostępnia.

Czy przez iCal przesyłane są też imię i dane gościa?

Format iCal przesyła zajęte daty oraz, w zależności od portalu, krótki opis. Pełne dane gościa pozostają w serwisie, w którym powstała rezerwacja i to tam należy je sprawdzać.

Co się stanie, jeśli dwie rezerwacje wpadną na te same noce?

W Roraima druga rezerwacja, jeśli pochodzi z innego kanału, zostanie oznaczona w panelu jako konflikt. Właściciel widzi obie rezerwacje obok siebie i wybiera, którą zatrzymać; system nie anuluje niczego za niego.

Czy można zacząć od iCal, a później przejść na channel managera?

Tak. Kalendarz iCal do niczego Cię nie zobowiązuje: jeśli obiekt się rozwinie, a praca nad cennikami stanie się bardziej wymagająca, w każdej chwili możesz dołączyć inne narzędzie, zaczynając od już zarejestrowanych rezerwacji.

Ile pokoi obsługuje darmowy plan Roraima?

Plan darmowy obejmuje do trzech pokoi lub apartamentów, co jest typową wielkością dla małego B&B, z 500 kredytami miesięcznie i brakiem prowizji od rezerwacji.

Strona obiektu i unikalny kalendarz aktywują się w kilka minut: otwórz swoją wizytówkę w Roraima i podłącz kalendarze, których już używasz.