Schedina Alloggiati Web: dati richiesti, codici e file
La schedina di Alloggiati Web è il modulo con cui chi ospita comunica alla Polizia di Stato chi dorme nella struttura. Sembra un elenco di dati anagrafici, ma ogni campo ha regole e codici precisi, e conoscerli fa risparmiare molti rifiuti.
Una schedina per ogni persona, con un ruolo
Ogni persona ospitata ha la propria schedina, e ognuna porta un codice che ne indica il ruolo. La tabella «Tipi Alloggiato» del portale ne prevede cinque. Il 16 è l'ospite singolo, il 17 il capofamiglia, il 18 il capogruppo, il 19 il familiare e il 20 il membro di un gruppo. La differenza non è formale, perché da questo codice dipende quali dati vanno indicati.
Chi viaggia da solo è un ospite singolo. Una famiglia ha un capofamiglia e dei familiari, un gruppo di amici o di colleghi ha un capogruppo e dei membri. Nell'inserimento a mano il portale chiede prima i dati del capofamiglia o del capogruppo e poi, uno alla volta, quelli delle altre persone, che si aggiungono all'elenco della famiglia o del gruppo prima dell'invio.
I dati che servono
Per tutti, senza eccezioni, la schedina chiede la data di arrivo, i giorni di permanenza, cognome e nome, sesso, data di nascita, luogo di nascita e cittadinanza. La data di arrivo è quella di oggi o di ieri, perché il portale non ne accetta altre. La permanenza è il numero di giorni dichiarato dall'ospite all'arrivo, fino a un massimo di trenta.
Il luogo di nascita si indica in due modi diversi. Per chi è nato in Italia serve il comune, con la sua provincia, e anche lo Stato, che è l'Italia. Per chi è nato all'estero basta lo Stato di nascita. La cittadinanza si indica sempre, anche quando è italiana, e segue la stessa tabella degli Stati. La residenza, che le schedine di un tempo chiedevano, non si comunica più dal 23 aprile 2013, quando il portale è stato adeguato al decreto del gennaio di quell'anno.
Il documento d'identità si indica invece solo per l'ospite singolo, per il capofamiglia e per il capogruppo. Per ciascuno di loro servono il tipo di documento, il numero e il luogo di rilascio. Familiari e membri di un gruppo restano legati al documento di chi li accompagna, e per loro questi campi non si compilano.
Le tabelle dei codici
Il portale non lavora con i nomi ma con i codici, e li pubblica in quattro tabelle che chiunque può scaricare dalla sezione «Tabelle», senza credenziali: Comuni, Stati, Documenti e Tipi Alloggiato. Nell'inserimento a mano i codici restano nascosti, perché il portale propone le voci mentre si scrive e basta sceglierle. Chi prepara un file, invece, li deve scrivere uno per uno.
La tabella dei Comuni è la più grande, con oltre undicimila righe. Contiene anche i comuni che non esistono più o che hanno cambiato provincia, ognuno con la data in cui ha smesso di valere, perché per chi è nato prima di una fusione conta il comune di allora. Ogni comune ha un codice di nove cifre, che non coincide con il codice catastale scritto sul codice fiscale.
La tabella degli Stati usa a sua volta codici di nove cifre, validi sia per lo Stato di nascita sia per la cittadinanza. La tabella dei Documenti elenca 95 tipi, ciascuno con un codice di cinque lettere: IDENT per la carta d'identità, IDELE per quella elettronica, e così via per passaporti, patenti e documenti diplomatici.
Il file da 168 caratteri
Chi ha molti arrivi, o usa un gestionale, può inviare le schedine con un file invece che una per una. Il formato è descritto nel capitolo 12 del Manuale Utente ed è un tracciato a lunghezza fissa, cioè un testo semplice in cui ogni dato occupa sempre la stessa posizione. Il file è in codifica UTF-8, contiene una riga per ospite e al massimo mille righe.
Ogni riga misura esattamente 168 caratteri. I primi 134 valgono per tutti e contengono, nell'ordine, il tipo di alloggiato in due caratteri, la data di arrivo in dieci, i giorni di permanenza in due, il cognome in cinquanta, il nome in trenta, il sesso in uno (1 per maschio, 2 per femmina), la data di nascita in dieci, il comune di nascita in nove, la provincia in due, lo Stato di nascita in nove e la cittadinanza in nove. Gli ultimi 34 caratteri sono il documento, con il tipo in cinque, il numero in venti e il luogo di rilascio in nove.
Quando un dato è più corto del suo spazio si completa con spazi. Un cognome come Rossi va seguito da quarantacinque spazi, e chi è nato all'estero ha nove spazi al posto del comune e due al posto della provincia. Per familiari e membri di un gruppo gli ultimi trentaquattro caratteri sono tutti spazi, e la riga deve comunque arrivare a 168.
Restano due regole d'ordine. I familiari e i membri di un gruppo si scrivono sempre nelle righe immediatamente successive al proprio capofamiglia o capogruppo. Ogni riga termina con un ritorno a capo, tranne l'ultima. Dopo il caricamento, il pulsante «Elabora» controlla formato e contenuto e indica quali righe sono state scartate e perché; come leggere quei messaggi è spiegato nell'articolo sugli errori nelle schedine.
Dai dati dell'ospite alla schedina, con Roraima
Su Roraima il proprietario non scrive le schedine né prepara file. L'ospite inserisce i propri dati prima dell'arrivo, ognuno per sé quando si viaggia in più persone, e il proprietario controlla la scheda. Il ruolo di ciascuno, capofamiglia o familiare, capogruppo o membro del gruppo, viene assegnato da Roraima alla schedina. Quando registra l'arrivo, la schedina si prepara da quei dati, con la data di arrivo e i giorni di permanenza della prenotazione.
In quel passaggio Roraima fa il lavoro dei codici. Il comune di nascita si cerca fra quelli in vigore alla data di nascita, lo Stato e la cittadinanza si riconoscono anche quando sono scritti come sul documento straniero o in un'altra lingua, il tipo di documento diventa il codice della tabella ufficiale e le lettere accentate dei nomi vengono riportate all'alfabeto che il portale accetta. Se un dato non trova posto nelle tabelle, la schedina si ferma e il pannello spiega in parole semplici quale ospite e quale campo correggere.
La schedina parte poi verso la Polizia di Stato con le credenziali della struttura, dopo una verifica preventiva fatta dal servizio stesso, come racconta l'articolo Alloggiati Web: quando e come inviare le schedine. Il percorso completo, dalla compilazione dell'ospite alla ricevuta, è descritto nella pagina Documenti dell'ospite e adempimenti, e chi vuole le regole del portale in un unico documento può scaricare la guida gratuita ad Alloggiati Web.
Domande frequenti
Quali dati servono per la schedina di Alloggiati Web?
Per ogni ospite cognome, nome, sesso, data e luogo di nascita e cittadinanza, oltre alla data di arrivo e ai giorni di permanenza. Per l'ospite singolo, il capofamiglia e il capogruppo si aggiungono tipo, numero e luogo di rilascio del documento.
Bisogna indicare la residenza dell'ospite?
No. I campi della residenza sono stati tolti dal 23 aprile 2013, quando il portale è stato adeguato al decreto del Ministero dell'Interno del 7 gennaio 2013.
Cosa si scrive come luogo di nascita per un ospite straniero?
Lo Stato di nascita, scelto nella tabella degli Stati del portale. Il comune e la provincia si indicano solo per chi è nato in Italia.
Dove si trovano i codici di comuni, Stati e documenti?
Nella sezione «Tabelle» del portale Alloggiati Web, scaricabili senza credenziali. Servono soprattutto a chi prepara un file, perché nell'inserimento a mano il portale propone le voci mentre si scrive.