Αυτόματο check-in

Όποιος φτάνει μπαίνει μόνος του, με έναν κωδικό που λειτουργεί μόνο τις ημέρες που έχει πληρώσει. Κανένα κλειδί να παραδώσετε με το χέρι, καμία αναμονή μπροστά στην πόρτα, κανένα απόγευμα χαμένο περιμένοντας μια πτήση που άργησε.

Το γνωστό πρόβλημα

Η παράδοση των κλειδιών είναι το κομμάτι της δουλειάς που δεν καταφέρνει κανείς να οργανώσει στ' αλήθεια. Το τρένο αργεί, προκύπτει κάτι απρόοπτο, ο επισκέπτης γράφει έντεκα το βράδυ ότι κοντεύει να φτάσει. Όποιος έχει δύο ή τρία καταλύματα περνά περισσότερη ώρα ταιριάζοντας αφίξεις παρά φροντίζοντας τα σπίτια. Και η κλασική λύση, το κουτάκι με το κλειδί και ο κωδικός γραμμένος στο μήνυμα, δουλεύει μέχρι να καταλήξει εκείνος ο κωδικός σε μια ομαδική συνομιλία ή να μείνει ο ίδιος για δύο χρόνια στη σειρά.

Η Roraima ξεκινά από εδώ: η πρόσβαση δεν είναι ένα κλειδί που αλλάζει χέρια, είναι μια άδεια με ημερομηνία λήξης δεμένη με μια πληρωμένη κράτηση. Γεννιέται όταν η κράτηση επιβεβαιώνεται, ανάβει όταν αρχίζει η διαμονή, σβήνει μόνη της στο τέλος.

Πώς δουλεύει, βήμα βήμα

1. Ο πελάτης κάνει κράτηση και πληρώνει

   Διαλέγει τις ημερομηνίες στο ημερολόγιό σας στη Roraima ή στη σελίδα κρατήσεων που προτιμά, και πληρώνει. Από εκείνη τη στιγμή οι ημερομηνίες κλείνουν και στα άλλα κανάλια που έχετε συνδέσει.

2. Λαμβάνει τα στοιχεία του

   Του έρχεται ένα email με τον σύνδεσμο για την προσωπική του σελίδα, μαζί με τις οδηγίες για να φτάσει. Δεν χρειάζεται να εγκαταστήσει καμία εφαρμογή.

3. Ανοίγει το παράθυρο πρόσβασης

   Λίγο πριν από την ώρα του check-in ο επισκέπτης μπορεί να προχωρήσει στην υποβολή των εγγράφων, αν προβλέπεται, και να δει τον κωδικό εισόδου στο κατάλυμα και ενδεχομένως τα χειριστήρια των άλλων υποστηριζόμενων συσκευών που έχετε προβλέψει.

4. Μπαίνει, και στο τέλος ο κωδικός σβήνει μόνος του

   Όταν λήγει η διαμονή, τα στοιχεία πρόσβασης παύουν να λειτουργούν χωρίς να κάνετε εσείς τίποτα, και μπορεί επίσης να ξεκινήσει μια αυτόματη διαδικασία (για παράδειγμα να σβήσουν τα φώτα και ο θερμοσίφωνας). Αν χρειαστεί, μπορείτε να ακυρώσετε την πρόσβαση νωρίτερα, οποιαδήποτε στιγμή.

Δουλειά από πριν, για να πάει καλύτερα μετά

Υπάρχει μια διάκριση που μοιάζει λεπτομέρεια και στην πραγματικότητα είναι η καρδιά του θέματος: ένας κωδικός μπορεί να υπάρχει πολύ πριν μπορέσει να ανοίξει οτιδήποτε.

Το σύστημα ετοιμάζει κωδικούς και άδειες μερικές ώρες νωρίτερα, γιατί η κλειδαριά μπορεί να αργήσει να απαντήσει, η γραμμή μπορεί να πέσει, το κινητό του επισκέπτη μπορεί να είναι κλειστό. Εκείνοι οι κωδικοί όμως μένουν αδρανείς μέχρι τη στιγμή του ανοίγματος, που κανονικά είναι μία ώρα πριν από την ώρα άφιξης και που μπορείτε να τη ρυθμίσετε εσείς, κατάλυμα προς κατάλυμα: από καθόλου νωρίτερα έως τέσσερις ώρες.

Ποιος δηλώνει ότι ο επισκέπτης έφτασε

Εδώ η Roraima κάνει μια επιλογή διαφορετική από πολλούς άλλους, και αξίζει να την εξηγήσουμε. Το άνοιγμα της πόρτας και η καταχώριση της άφιξης είναι δύο ξεχωριστά πράγματα.

Η πόρτα ανοίγει μόνη της, σύμφωνα με τους κανόνες που έχετε ορίσει. Η καταχώριση της άφιξης αντίθετα παραμένει δική σας κίνηση: ένα κουμπί, ένα κλικ. Δεν την κάνει η πληρωμή, δεν την κάνει ένα ρολόι, δεν την κάνει η κλειδαριά.

Ο λόγος είναι απλός: από την καταχώριση της άφιξης εξαρτώνται οι υποχρεώσεις σας προς τις αρχές, και μια μηχανή που δηλώνει «έφτασε» επειδή χτύπησε τρεις το μεσημέρι γράφει κάτι που δεν το ξέρει. Όλα όσα κάνει ο επισκέπτης από το σπίτι του, να πληρώσει, να συμπληρώσει τα στοιχεία, να ανεβάσει το έγγραφο, χρησιμεύουν στο να περιοριστεί η δική σας δουλειά σε εκείνο το ένα κλικ, όχι στο να το αντικαταστήσουν.

Να ξέρετε ποιος στέκεται στην πόρτα

Όποιος νοικιάζει χωρίς να βρίσκεται επί τόπου έχει μια εύλογη απορία: αυτός που μπαίνει είναι όντως το άτομο που έκανε την κράτηση; Γι' αυτό μπορείτε να ζητήσετε από τον επισκέπτη, πριν από την άφιξη, ένα σύντομο βίντεο όπου δείχνει το πρόσωπό του και το έγγραφο ταυτοποίησης.

Το βίντεο σας έρχεται στον πίνακα ελέγχου και μπορείτε να το δείτε όταν έχετε χρόνο, γιατί ο επισκέπτης δεν μένει απέξω να σας περιμένει: μόλις το παραδώσει, ο κωδικός του ακολουθεί τις ώρες της διαμονής όπως κάθε άλλος. Αν όμως το πρόσωπο δεν φαίνεται καλά ή το έγγραφο δεν ταιριάζει, του ζητάτε να γράψει ένα καινούργιο, και μέχρι να έρθει ο κωδικός δεν ανοίγει τίποτα. Η δική σας επιβεβαίωση έχει άλλο βάρος, γιατί από εκεί ξεκινούν οι δηλώσεις στις αρχές στην Ιταλία. Την ώρα της εισόδου, λοιπόν, έχετε ήδη δει το πρόσωπο εκείνου που μπαίνει, και η ταυτοποίηση με φυσική παρουσία έγινε από απόσταση, χωρίς να χρειαστεί να βρεθεί κανείς στην πόρτα με ένα έγγραφο στο χέρι.

Αν προτιμάτε να μη βλέπετε εσείς κάθε βίντεο, μπορείτε να βάλετε στο κατάλυμα ένα Roraima Hub, μια μικρή συσκευή που συνδέεται με την επιχείρησή σας όταν σκανάρετε έναν κωδικό QR και κάνει την αναγνώριση επιτόπου, με τη βοήθεια της τεχνητής νοημοσύνης. Τις φωτογραφίες του εγγράφου τις τραβάει ο επισκέπτης με το δικό του τηλέφωνο και φεύγουν ήδη κρυπτογραφημένες, ώστε ο μόνος που μπορεί να τις ανοίξει να είναι το Hub του καταλύματός σας. Σε εσάς φτάνουν τα στοιχεία που διαβάστηκαν από το έγγραφο, όχι οι εικόνες.

Και στις δύο περιπτώσεις πρόκειται για προαιρετική λειτουργία: την ανάβετε μόνο στα καταλύματα όπου σας χρειάζεται, και για τα άλλα προϊόντα μένει σβηστή.

Με ποιες κλειδαριές δουλεύει

Δεν χρειάζεται να αλλάξετε την εγκατάσταση. Η Roraima μιλά απευθείας με τις υποστηριζόμενες συσκευές, που είναι από τις πιο διαδεδομένες στην αγορά:

Αν δεν ξέρετε από πού να ξεκινήσετε, στον κατάλογο εγκατάστασης θα βρείτε έτοιμα κιτ και τους τεχνικούς που τα τοποθετούν.

Όταν το check-in δεν χρειάζεται καθόλου

Ένα γήπεδο padel, μια αίθουσα συσκέψεων, μια θέση φόρτισης δεν έχουν «άφιξη» για καταχώριση: υπάρχει ένα πληρωμένο ωριαίο διάστημα, και τέλος. Για αυτές τις περιπτώσεις μπορείτε να αφαιρέσετε εντελώς το κομμάτι του check-in: κανένα κουμπί, καμία υπενθύμιση, καμία διαδικασία. Σε κάθε προϊόν μπορείτε να συνδέσετε μια διαδικασία ανοίγματος και μια διαδικασία κλεισίματος: η πρώτη ξεκινά όταν ενεργοποιείται η πρόσβαση, η δεύτερη τρέχει μόνη της στο τέλος του ωριαίου διαστήματος, χωρίς να χρειάζεται να το θυμάται κανείς. Τι ανάβει και τι σβήνει το αποφασίζετε εσείς.

Τι κερδίζετε

• Κανένα ραντεβού να τηρήσετε: οι αφίξεις δεν σας ορίζουν πια τη μέρα.
• Διαφορετικός κωδικός για κάθε επισκέπτη, που παύει να ισχύει μόνος του με την αναχώρηση.
• Καμία εφαρμογή να εγκαταστήσει ο πελάτης: αρκεί το email που έχει ήδη λάβει.
• Πλήρες ιστορικό για το ποιος άνοιξε, πότε και από πού.
• Άμεση ανάκληση αν μια κράτηση ματαιωθεί ή αν κάτι δεν σας πείθει.