Selbst-Check-in

Wer ankommt, kommt allein hinein, mit einem Code, der nur an den bezahlten Tagen funktioniert. Kein Schlüssel, den jemand übergeben muss, kein Warten vor dem Tor, kein Nachmittag, der für einen verspäteten Flug draufgeht.

Das übliche Problem

Die Schlüsselübergabe ist der Teil der Arbeit, den niemand wirklich in den Griff bekommt. Der Zug hat Verspätung, etwas kommt dazwischen, der Gast schreibt um elf Uhr abends, dass er gleich da ist. Wer zwei oder drei Unterkünfte betreut, verbringt mehr Zeit damit, Ankünfte zu koordinieren, als sich um die Häuser zu kümmern. Und die klassische Lösung, der Schlüsselkasten mit dem Code in der Nachricht, funktioniert genau so lange, bis dieser Code in einem Gruppenchat landet oder zwei Jahre lang derselbe bleibt.

Roraima setzt genau hier an: Zutritt ist kein Schlüssel, der von Hand zu Hand geht, sondern eine befristete Berechtigung, die an eine bezahlte Buchung gebunden ist. Sie entsteht, sobald die Buchung bestätigt ist, sie wird aktiv, wenn der Aufenthalt beginnt, und sie erlischt am Ende von selbst.

Wie es abläuft, Schritt für Schritt

1. Der Kunde bucht und bezahlt

   Er wählt die Termine in Ihrem Roraima-Kalender oder auf dem Buchungsportal, das ihm lieber ist, und bezahlt. Ab diesem Moment sind die Termine auch auf den anderen Kanälen gesperrt, die Sie verbunden haben.

2. Er bekommt seine Zugangsdaten

   Es kommt eine E-Mail mit dem Link zu seiner persönlichen Seite, dazu die Anfahrtshinweise. Er muss keine App installieren.

3. Das Zugangsfenster öffnet sich

   Kurz vor der Check-in-Zeit kann der Gast seine Dokumente hinterlegen, falls Sie das verlangen, und den Zugangscode zur Unterkunft sehen, dazu die Bedienung der weiteren unterstützten Geräte, die Sie dafür vorgesehen haben.

4. Er kommt herein, und am Ende erlischt der Code von selbst

   Wenn der Aufenthalt abläuft, hören die Zugangsdaten auf zu funktionieren, ohne dass Sie etwas tun müssen, und es lässt sich auch ein automatischer Ablauf starten (etwa Licht und Boiler ausschalten). Wenn nötig, können Sie den Zutritt jederzeit vorher entziehen.

Früher arbeiten, um besser zu arbeiten

Es gibt einen Unterschied, der nach einer Kleinigkeit aussieht und in Wahrheit der Kern der Sache ist: Eine Zugangsberechtigung kann lange existieren, bevor sie irgendetwas öffnen kann.

Das System bereitet Codes und Berechtigungen einige Stunden im Voraus vor, weil das Schloss langsam antworten könnte, die Verbindung abreißen könnte, das Telefon des Gastes ausgeschaltet sein könnte. Aber diese Codes bleiben untätig bis zum Moment der Freigabe, die normalerweise eine Stunde vor der Ankunftszeit liegt und die Sie selbst einstellen können, Objekt für Objekt: von gar keinem Vorlauf bis zu vier Stunden.

Wer erklärt, dass der Gast angekommen ist

Hier entscheidet sich Roraima anders als viele andere, und das ist eine Erklärung wert. Die Tür zu öffnen und die Ankunft zu erfassen sind zwei verschiedene Dinge.

Die Tür öffnet sich von selbst, nach den Regeln, die Sie festgelegt haben. Die Erfassung der Ankunft dagegen bleibt Ihre Handlung: eine Schaltfläche, ein Klick. Nicht die Zahlung erledigt das, keine Uhr, kein Schloss.

Der Grund ist einfach: An der Erfassung der Ankunft hängen die Meldepflichten gegenüber den Behörden, und eine Maschine, die „er ist da“ meldet, weil es gerade drei Uhr nachmittags geworden ist, schreibt etwas hin, was sie nicht weiß. Alles, was der Gast von zu Hause aus erledigt, also bezahlen, Daten ausfüllen, das Dokument hochladen, dient dazu, Ihre Arbeit auf diesen einen Klick zu verkleinern, nicht dazu, ihn zu ersetzen.

Erkennen, wer vor der Tür steht

Wer vermietet, ohne vor Ort zu sein, stellt sich zu Recht eine Frage: Ist die Person, die da hineingeht, wirklich diejenige, die gebucht hat? Deshalb können Sie vom Gast vor der Ankunft ein kurzes Video verlangen, in dem er sein Gesicht zeigt und das Ausweisdokument dazu.

Das Video kommt in Ihrem Dashboard an, und Sie können es sich ansehen, wenn Sie Zeit haben, denn der Gast wartet nicht draußen auf Sie: Sobald er es übermittelt, folgt sein Code den Zeiten des Aufenthalts wie jeder andere. Ist das Gesicht jedoch schlecht zu erkennen oder passt der Ausweis nicht, bitten Sie ihn um eine neue Aufnahme, und bis sie eintrifft, öffnet der Code nichts. Ihre Bestätigung hat ein anderes Gewicht, denn von ihr gehen die Meldungen an die Behörden in Italien aus. Beim Betreten haben Sie das Gesicht der Person, die hereinkommt, also schon gesehen, und der Abgleich von Angesicht zu Angesicht ist aus der Ferne erfolgt, ohne dass jemand mit einem Ausweis in der Hand an der Tür stehen muss.

Wenn Sie sich nicht jedes Video selbst ansehen möchten, können Sie in der Unterkunft einen Roraima Hub aufstellen, ein kleines Gerät, das sich über einen QR-Code mit Ihrem Betrieb verbindet und die Erkennung vor Ort übernimmt, mit Hilfe künstlicher Intelligenz. Die Fotos des Ausweises macht der Gast mit seinem eigenen Telefon, und sie werden bereits verschlüsselt verschickt, sodass nur der Hub Ihrer Unterkunft sie öffnen kann. Bei Ihnen kommen die aus dem Ausweis gelesenen Daten an, nicht die Bilder.

In beiden Fällen ist es eine freiwillige Funktion: Sie schalten sie nur bei den Objekten ein, bei denen Sie sie brauchen, und für die anderen Produkte bleibt sie aus.

Mit welchen Schlössern es funktioniert

Sie müssen nichts neu installieren. Roraima spricht direkt mit den unterstützten Geräten, und das sind die verbreitetsten auf dem Markt:

Wenn Sie nicht wissen, wo Sie anfangen sollen: Im Installationskatalog finden Sie fertige Sets und die Installateure, die sie montieren.

Wann der Check-in gar nicht nötig ist

Ein Padelplatz, ein Besprechungsraum, ein Ladeplatz haben keine „Ankunft“, die zu erfassen wäre: Da ist ein bezahltes Zeitfenster, mehr nicht. Für diese Fälle können Sie den Check-in-Teil ganz weglassen: keine Schaltfläche, keine Erinnerungen, keine Formalitäten. An jedes Produkt können Sie einen Ablauf zum Öffnen und einen Ablauf zum Schließen hängen: Der erste startet, wenn der Zutritt aktiv wird, der zweite läuft am Ende des Zeitfensters von selbst, ohne dass jemand daran denken muss. Was angeht und was ausgeht, entscheiden Sie.

Was Sie davon haben

• Keine Termine, die Sie einhalten müssen: Ankünfte bestimmen Ihren Tag nicht mehr.
• Ein eigener Code für jeden Gast, der bei der Abreise von selbst ungültig wird.
• Keine App, die der Kunde installieren muss: Die E-Mail, die er schon hat, genügt.
• Vollständiges Protokoll, wer wann und von wo geöffnet hat.
• Sofortiger Entzug, wenn eine Buchung platzt oder Ihnen etwas nicht geheuer ist.