Check-in autónomo

Quem chega entra sozinho, com um código que só funciona nos dias que pagou. Nenhuma chave para entregar em mão, nenhuma espera ao portão, nenhuma tarde deitada fora à espera de um voo atrasado.

O problema do costume

A entrega das chaves é a parte do trabalho que ninguém consegue mesmo organizar. O comboio atrasa-se, aparece um imprevisto, o hóspede escreve às onze da noite a dizer que está quase a chegar. Quem gere dois ou três alojamentos passa mais tempo a encaixar chegadas do que a tratar das casas. E a solução do costume, a caixinha com a chave e o código escrito na mensagem, funciona até esse código ir parar a um grupo de conversa ou ficar igual durante dois anos seguidos.

A Roraima parte daqui: o acesso não é uma chave que passa de mão em mão, é uma autorização com prazo ligada a uma reserva paga. Nasce quando a reserva é confirmada, liga-se quando a estadia começa, apaga-se sozinha no fim.

Como funciona, passo a passo

1. O cliente reserva e paga

   Escolhe as datas no seu calendário na Roraima ou no portal de reservas que prefere, e paga. A partir desse momento as datas ficam fechadas também nos outros canais que ligou.

2. Recebe os dados de acesso

   Chega-lhe um email com a ligação para a sua página pessoal, junto com as indicações para chegar. Não tem de instalar nenhuma aplicação.

3. Abre-se a janela de acesso

   Pouco antes da hora do check-in, o hóspede pode entregar os documentos, se estiver previsto, e ver o código de entrada no alojamento e, quando os tiver previsto, os comandos dos outros dispositivos compatíveis.

4. Entra, e no fim o código apaga-se sozinho

   Quando a estadia termina, os dados de acesso deixam de funcionar sem que tenha de fazer nada, e é possível ainda lançar uma rotina automática (por exemplo, apagar as luzes e desligar o termoacumulador). Se for preciso, pode retirar o acesso mais cedo, a qualquer momento.

Adiantar trabalho, para trabalhar melhor

Há uma diferença que parece um pormenor e afinal é o centro de tudo: um código pode existir muito antes de conseguir abrir seja o que for.

O sistema prepara códigos e autorizações com algumas horas de antecedência, porque a fechadura pode demorar a responder, a ligação pode cair, o telemóvel do hóspede pode estar desligado. Mas esses códigos ficam quietos até ao momento da abertura, que normalmente é uma hora antes da hora de chegada e que pode regular, alojamento a alojamento: de nenhuma antecedência até quatro horas.

Quem declara que o hóspede chegou

Aqui a Roraima faz uma escolha diferente de muitos outros, e vale a pena explicá-la. Abrir a porta e registar a chegada são duas coisas diferentes.

A porta abre-se sozinha, segundo as regras que definiu. O registo da chegada, esse, continua a ser um gesto seu: um botão, um clique. Não o faz o pagamento, não o faz um relógio, não o faz a fechadura.

A razão é simples: é do registo da chegada que dependem as obrigações perante as autoridades, e uma máquina que declara «chegou» só porque deram três da tarde está a escrever uma coisa que não sabe. Tudo o que o hóspede faz a partir de casa, pagar, preencher os dados, carregar o documento, serve para reduzir o seu trabalho àquele único clique, não para o substituir.

Saber quem está à porta

Quem arrenda sem estar no local tem uma pergunta legítima: quem está a entrar é mesmo a pessoa que reservou? Por isso pode pedir ao hóspede, antes da chegada, um vídeo curto em que mostra a cara e o documento.

O vídeo chega-lhe ao painel e pode vê-lo quando tiver tempo, porque o hóspede não fica lá fora à sua espera: assim que o entrega, o código dele segue os horários da estadia como qualquer outro. Se, porém, o rosto não se vir bem ou o documento não corresponder, pede-lhe que grave outro, e enquanto não chegar o código não abre nada. A sua confirmação tem outro peso, porque é a partir dela que partem as comunicações às autoridades em Itália. No momento da entrada, portanto, já teve diante dos olhos o rosto de quem entra, e a conferência da identidade fez-se à distância, sem que ninguém tenha de estar à porta com um documento na mão.

Se preferir não ver os vídeos um a um, pode instalar no alojamento um Roraima Hub, um pequeno aparelho que se associa à sua empresa lendo um código QR e faz o reconhecimento ali mesmo, com a ajuda da inteligência artificial. As fotografias do documento tira-as o hóspede com o próprio telemóvel, e saem já cifradas, de forma que o único capaz de as abrir seja o Hub do seu alojamento. A si chegam os dados lidos do documento, não as imagens.

Nos dois casos é opcional: liga-a só nos alojamentos onde precisa dela e nos outros produtos fica desligada.

Com que fechaduras funciona

Não é preciso refazer a instalação. A Roraima fala diretamente com os dispositivos compatíveis, que estão entre os mais usados no mercado:

Se não sabe por onde começar, no catálogo de instalação encontra os kits já prontos e os instaladores que os montam.

Quando o check-in não faz falta nenhuma

Um campo de padel, uma sala de reuniões, um posto de carregamento não têm nenhuma «chegada» para registar: há uma faixa horária paga, e mais nada. Nestes casos pode retirar por completo a parte do check-in: sem botão, sem lembretes, sem papelada. A cada produto pode ligar uma rotina de abertura e uma rotina de fecho: a primeira arranca quando o acesso se ativa, a segunda dispara sozinha no fim da faixa horária, sem que ninguém tenha de se lembrar dela. O que se liga e o que se desliga decide-o você.

O que ganha com isto

• Nenhum encontro marcado: as chegadas deixam de lhe mandar nos dias.
• Um código diferente para cada hóspede, que deixa de valer sozinho à partida.
• Nenhuma aplicação para o cliente instalar: basta o email que já recebeu.
• Registo completo de quem abriu, quando e de onde.
• Acesso retirado na hora se uma reserva cai ou se alguma coisa não o convence.