Documentos do hóspede e obrigações

Os dados do hóspede são recolhidos pelo sistema enquanto ele ainda está em casa. Fica para si apenas o controlo e um botão, em vez de passar a noite a copiar documentos.

O problema habitual

Quem recebe hóspedes em Itália deve comunicar à Pubblica Sicurezza os dados de quem dorme sob o seu teto, no prazo de vinte e quatro horas após a chegada. É uma obrigação legal, não uma opção, e aplica-se mesmo que seja apenas por uma noite.

Na prática, isto significa o seguinte: o hóspede chega cansado às dez da noite, pede-lhe o documento, fotografa-o ou copia-o à mão e, no dia seguinte, senta-se ao computador a transcrever nomes, datas e números num portal. Isto para três apartamentos, todas as semanas.

Como muda com o Roraima

O hóspede recebe o seu link e preenche os seus dados antes de partir, com calma, a partir do sofá de casa. Se forem várias pessoas, cada uma preenche os seus dados. Quando chega, as informações já lá estão.

1. O hóspede preenche

   Nome, data e local de nascimento, nacionalidade, tipo e número do documento. As mesmas coisas que lhe pediria à porta, mas escritas por ele e sem pressa.

2. Você controla

   Vê a ficha completa e o que falta. Se algo não estiver correto, o hóspede recebe o pedido para corrigir antes mesmo de iniciar a viagem.

3. Regista a chegada

   Um clique, quando o hóspede está realmente presente. É a partir deste momento que começa a contagem das vinte e quatro horas.

4. A comunicação é enviada

   O sistema prepara e envia a comunicação, informando-o do resultado. Se algo falhar, o sistema avisa-o, em vez de deixar que o descubra mais tarde. O guia sobre os erros nas fichas explica o que significam as mensagens de erro do portal e como se corrige uma ficha recusada.

Também as estatísticas regionais

Além da Pubblica Sicurezza, muitas regiões italianas solicitam dados sobre os movimentos dos turistas. O Roraima também prepara esses dados e, como cada região tem o seu portal e as suas regras, a funcionalidade é ativada região a região: funciona onde é suportada/compatível e, onde não o é, permanece desativada sem fingir que funciona. Hoje está ativa no Lácio, na Sardenha e na Ligúria, as três regiões italianas para as quais escrevemos um guia do portal ROSS 1000, com os prazos e a forma de carregar o ficheiro.

As credenciais continuam a ser suas

A obrigação é sua, não da plataforma, pelo que as credenciais de acesso ao portal também são suas: insere-as uma vez e ficam guardadas de forma cifrada. Quem se lembra do certificado digital que era preciso renovar de dois em dois anos encontra no guia sobre o certificado expirado como se entra hoje no portal e como se gera a chave que o Roraima usa para enviar as fichas em seu nome.

Quem diz que o hóspede chegou

É você, com um botão. Não é o pagamento nem o relógio que decidem, porque é a partir desse momento que começam a contar os prazos legais e uma máquina que declarasse uma chegada que ninguém viu estaria a escrever algo falso. Falamos sobre isto detalhadamente na página sobre o check-in autónomo.

Os dados não ficam lá para sempre

Os documentos e as informações pessoais dos hóspedes têm uma vida limitada: são conservados de forma cifrada durante o tempo necessário e depois eliminados automaticamente. Não precisa de se lembrar disso e não fica com um arquivo de documentos de terceiros para guardar durante anos.

Se não aluga em Itália

As obrigações variam de país para país e, atualmente, o Roraima envia as comunicações para Itália. Fora de Itália, a recolha de dados e a verificação do hóspede funcionam da mesma forma: o que não existe é o envio automático, que terá de ser feito de acordo com as regras locais.