iCal ή channel manager: τι χρειάζεται ένα μικρό B&B
Όταν ανοίγεις ένα B&B με δύο ή τρία δωμάτια και το καταχωρείς σε περισσότερες από μία πλατφόρμες κρατήσεων, σύντομα θα ακούσεις ότι χρειάζεσαι ένα channel manager. Μερικές φορές ισχύει, αλλά τις περισσότερες φορές αρκεί το ημερολόγιο iCal, αρκεί να γνωρίζεις καλά τους χρόνους του.
Το ίδιο πρόβλημα, δύο διαφορετικές λύσεις
Το πρόβλημα είναι πάντα το ίδιο: το δωμάτιο πωλείται σε πολλά μέρη ταυτόχρονα και, όταν κάποιος κάνει κράτηση από κάπου, αυτές οι νύχτες πρέπει να εξαφανιστούν από παντού. Αν δεν εξαφανιστούν εγκαίρως, έρχεται η δεύτερη κράτηση για το ίδιο κρεβάτι, και μαζί της μια ακύρωση που πρέπει να διαχειριστείς, μια κριτική που κινδυνεύει και μερικά δυσάρεστα τηλεφωνήματα.
Το ημερολόγιο iCal και το channel manager επιλύουν αυτό το πρόβλημα με δύο πολύ διαφορετικούς τρόπους. Το πρώτο είναι ένα ανοιχτό πρότυπο που σχεδόν όλες οι πλατφόρμες κρατήσεων μπορούν να διαβάσουν και να γράψουν, και δεν κοστίζει τίποτα. Το δεύτερο είναι μια υπηρεσία που συνδέεται απευθείας με τα portal, μεταφέρει πολύ περισσότερες πληροφορίες και συνήθως πληρώνεται με μηνιαία συνδρομή. Το να καταλάβεις τι προσφέρει το καθένα θα σε βοηθήσει να επιλέξεις χωρίς να αγοράσεις περισσότερα από όσα χρειάζεσαι.
Τι μεταφέρεται με το iCal
Κάθε ιστότοπος που διαχειρίζεται ημερολόγιο μπορεί να δημοσιεύσει ένα αντίγραφο σε μια διεύθυνση στο διαδίκτυο, έναν σύνδεσμο που καταλήγει σε «.ics». Μέσα υπάρχουν οι δεσμευμένες νύχτες και ελάχιστα άλλα. Ένας άλλος ιστότοπος, στον οποίο επικολλάς αυτόν τον σύνδεσμο, τον διαβάζει ανά διαστήματα και κλείνει τις ίδιες νύχτες και για τον εαυτό του. Με την Airbnb και την Booking λειτουργεί έτσι: αντιγράφεις τον σύνδεσμο του ημερολογίου από τη μία πλευρά, τον επικολλάς στην άλλη, και το κάνεις και προς τις δύο κατευθύνσεις.
Το σημείο που πρέπει να γνωρίζεις καλά είναι το «ανά διαστήματα». Κάθε σύστημα διαβάζει τα άλλα σε δικά του χρονικά διαστήματα, που κυμαίνονται από λίγα λεπτά έως μερικές ώρες, ανάλογα με το ποιος διαβάζει. Μεταξύ μιας ανάγνωσης και της επόμενης, οι ημερομηνίες είναι ήδη δεσμευμένες στη μία πλευρά και ακόμα ελεύθερες στην άλλη. Αυτό το παράθυρο χρόνου, και μόνο αυτό, δημιουργεί τον κίνδυνο της διπλής κράτησης.
Με το iCal, αντίθετα, δεν μεταφέρονται οι τιμές, η ελάχιστη διαμονή ή οι κανόνες άφιξης: κάθε ιστότοπος διατηρεί τους δικούς του, και αν αλλάξεις μια τιμή, πρέπει να την αλλάξεις σε κάθε πλατφόρμα ξεχωριστά. Για όποιον έχει τρία δωμάτια και λίγα κανάλια, αυτή η δουλειά γίνεται σε λίγα λεπτά στην αρχή της σεζόν. Για όποιον έχει τριάντα και αλλάζει τις τιμές κάθε εβδομάδα, γίνεται κανονική εργασία.
Τι προσθέτει ένα channel manager
Ένα channel manager επικοινωνεί με τα portal μέσω μιας απευθείας σύνδεσης, σχεδιασμένης για τη συνεχή ανταλλαγή δεδομένων. Όταν ένα δωμάτιο πωλείται, η διαθεσιμότητα αλλάζει στα άλλα κανάλια μέσα σε λίγα δευτερόλεπτα, οπότε το παράθυρο κινδύνου μειώνεται σχεδόν στο μηδέν. Από ένα μόνο σημείο στέλνεις τιμές, σεζόν, ελάχιστες διαμονές και κλεισίματα, ακόμη και διαφορετικά από το ένα κανάλι στο άλλο, ενώ οι κρατήσεις έρχονται με τα στοιχεία του επισκέπτη ήδη συμπληρωμένα.
Όλα αυτά έχουν ένα κόστος που πρέπει να εξετάσεις με ηρεμία. Η μηνιαία συνδρομή συνήθως αυξάνεται ανάλογα με τον αριθμό των δωματίων και των συνδεδεμένων καναλιών, και η αρχική παραμετροποίηση απαιτεί χρόνο: κάθε δωμάτιο πρέπει να αντιστοιχιστεί με το αντίστοιχό του σε κάθε portal, όπως και κάθε τιμοκατάλογος. Επιπλέον, όταν η σύνδεση είναι ενεργή, οι τιμές και η διαθεσιμότητα αλλάζουν από εκεί και όχι πλέον από τα μεμονωμένα portal, κάτι που πρέπει να θυμάται και όποιος σε βοηθά στη διαχείριση.
Πότε αρκεί το ημερολόγιο iCal
Για ένα μικρό B&B, ο λογαριασμός βγαίνει σχεδόν πάντα υπέρ του iCal. Με τρία δωμάτια, δύο portal και μια σελίδα απευθείας κρατήσεων, δύο επισκέπτες που κάνουν κράτηση για τις ίδιες νύχτες μέσα στο ίδιο τέταρτο είναι σπάνιο φαινόμενο, που συγκεντρώνεται στην υψηλή σεζόν και στις κρατήσεις της τελευταίας στιγμής. Διαχειρίζεται με μερικές προφυλάξεις, χωρίς να χρειάζεσαι μια επιπλέον συνδρομή.
Η πρώτη προφύλαξη είναι να ζητήσεις στα portal ένα ελάχιστο χρονικό περιθώριο για τις κρατήσεις, για παράδειγμα μία ημέρα, ώστε τα αιτήματα για το ίδιο βράδυ να μην επικαλύπτονται με εκείνα που έφτασαν αλλού λίγες ώρες πριν. Η δεύτερη είναι να ορίσεις τις τιμές ανά σεζόν μία φορά, στην αρχή της χρονιάς, αντί να τις κυνηγάς εβδομάδα με την εβδομάδα σε κάθε κανάλι. Η τρίτη είναι να ρίχνεις μια ματιά στο ημερολόγιο κάθε πρωί τους μήνες αιχμής, που για ένα κατάλυμα αυτού του μεγέθους είναι μια συνήθεια δύο λεπτών.
Αν αυτά τα τρία αρκούν για να κυλήσει ήρεμα η σεζόν, το channel manager θα ήταν ένα πάγιο έξοδο για ένα πρόβλημα που δεν εμφανίζεται.
Πότε συμφέρει πραγματικά το channel manager
Η εικόνα αλλάζει όταν τα δωμάτια γίνονται πολλά, όταν τα κανάλια είναι περισσότερα από δύο ή τρία, ή όταν το μεγαλύτερο μέρος των κρατήσεων έρχεται λίγο πριν την ημερομηνία άφιξης. Το ίδιο ισχύει για όποιον αλλάζει συχνά τις τιμές και θέλει διαφορετικές χρεώσεις από το ένα κανάλι στο άλλο, ή για όποιον μοιράζεται τη δουλειά με άλλους και χρειάζεται ένα μόνο σημείο από όπου να ελέγχει τα πάντα. Σε αυτές τις περιπτώσεις, το παράθυρο του iCal γίνεται πραγματικός κίνδυνος και η χειροκίνητη εργασία στις τιμές ένα κόστος που ξεπερνά τη συνδρομή.
Μια καλή ερώτηση που πρέπει να κάνεις στον εαυτό σου είναι πόσες φορές, την τελευταία σεζόν, αναγκάστηκες να ακυρώσεις μια κράτηση λόγω μη ενημερωμένου ημερολογίου, και πόσες ώρες ξόδεψες για να διορθώνεις τιμές κανάλι προς κανάλι. Αν οι απαντήσεις είναι «καμία» και «λίγες», το ημερολόγιο iCal είναι το σωστό εργαλείο.
Πώς λειτουργεί το ημερολόγιο του Roraima
Στο Roraima κάθε δωμάτιο ή διαμέρισμα έχει ένα μοναδικό ημερολόγιο. Συνδέεις τα ημερολόγια iCal των άλλων καναλιών και το Roraima τα διαβάζει κάθε δεκαπέντε λεπτά· από την άλλη πλευρά, δίνεις στα portal τη διεύθυνση του ημερολογίου του Roraima, το οποίο ενημερώνεται τη στιγμή που επιβεβαιώνεται μια κράτηση στη σελίδα του καταλύματος. Τα portal το διαβάζουν στη συνέχεια με τους δικούς τους χρόνους.
Αν μια κράτηση που έφτασε από άλλο κανάλι πέσει πάνω σε νύχτες που είναι ήδη δεσμευμένες, το Roraima δεν ακυρώνει τίποτα μόνο του: την επισημαίνει στο πάνελ ως σύγκρουση, με τις δύο κρατήσεις τη μία δίπλα στην άλλη, και η απόφαση παραμένει στον ιδιοκτήτη. Τα βήματα για τη σύνδεση των ημερολογίων, και τι συμβαίνει όταν δύο επισκέπτες πληρώνουν την ίδια στιγμή, εξηγούνται στο άρθρο Συγχρονισμός ημερολογίου Airbnb και Booking.
Δίπλα στο ημερολόγιο υπάρχει η σελίδα κρατήσεων του καταλύματος, όπου ο επισκέπτης κάνει κράτηση και πληρώνει απευθείας τον ιδιοκτήτη. Η σελίδα είναι δωρεάν και το Roraima δεν κρατά προμήθειες επί των κρατήσεων. Ορισμένες υπηρεσίες χρησιμοποιούν credits: κάθε κράτηση που εισάγεται από άλλο κανάλι χρησιμοποιεί 1, κάθε κράτηση που λαμβάνεται στη σελίδα 2, και κάθε μήνα το δωρεάν πρόγραμμα διαθέτει 500. Ποια κόστη παραμένουν ακόμα και με το δωρεάν πρόγραμμα, ξεκινώντας από το κόστος των πληρωμών με κάρτα, εξηγείται στο άρθρο Δωρεάν λογισμικό για B&B: τι είναι πραγματικά δωρεάν.
Συχνές ερωτήσεις
Το ημερολόγιο iCal πληρώνεται;
Στα πιο διαδεδομένα portal, η εξαγωγή και εισαγωγή ενός ημερολογίου iCal δεν κοστίζει τίποτα: αντιγράφεις έναν σύνδεσμο και τον επικολλάς. Στο Roraima, κάθε κράτηση που εισάγεται από άλλο κανάλι χρησιμοποιεί 1 credit, από τα 500 που διαθέτει δωρεάν το πρόγραμμα κάθε μήνα.
Κάθε πότε ενημερώνονται τα συνδεδεμένα ημερολόγια;
Το Roraima διαβάζει τα ημερολόγια των άλλων καναλιών κάθε δεκαπέντε λεπτά και ενημερώνει το δικό του μόλις επιβεβαιωθεί μια κράτηση. Τα portal διαβάζουν το ημερολόγιο του Roraima με τους δικούς τους χρόνους, οι οποίοι συνήθως είναι μεγαλύτεροι και δεν εξαρτώνται από εμάς.
Με το iCal έρχονται και το όνομα και τα στοιχεία του επισκέπτη;
Το πρότυπο iCal μεταφέρει τις δεσμευμένες ημερομηνίες και, ανάλογα με το portal, μια σύντομη περιγραφή. Τα πλήρη στοιχεία του επισκέπτη παραμένουν στον ιστότοπο όπου δημιουργήθηκε η κράτηση, και εκεί είναι που μπορείς να τα δεις.
Τι συμβαίνει αν φτάσουν δύο κρατήσεις για τις ίδιες νύχτες;
Στο Roraima η δεύτερη κράτηση, αν έρθει από άλλο κανάλι, επισημαίνεται στο πάνελ ως σύγκρουση. Ο ιδιοκτήτης βλέπει τις δύο κρατήσεις τη μία δίπλα στην άλλη και επιλέγει ποια θα κρατήσει· το σύστημα δεν ακυρώνει τίποτα στη θέση του.
Μπορώ να ξεκινήσω με iCal και να περάσω σε channel manager αργότερα;
Ναι. Το ημερολόγιο iCal δεν σε δεσμεύει σε τίποτα: αν το κατάλυμα μεγαλώσει και η δουλειά με τις τιμές αυξηθεί, μπορείς να προσθέσεις ένα άλλο εργαλείο ανά πάσα στιγμή, ξεκινώντας από τις κρατήσεις που έχουν ήδη καταγραφεί.
Πόσα δωμάτια καλύπτει το δωρεάν πρόγραμμα του Roraima;
Το δωρεάν πρόγραμμα ισχύει για έως τρία δωμάτια ή διαμερίσματα, το τυπικό μέγεθος ενός μικρού B&B, με 500 credits το μήνα και καμία προμήθεια στις κρατήσεις.
Η σελίδα του καταλύματος και το μοναδικό ημερολόγιο ενεργοποιούνται σε λίγα λεπτά: άνοιξε τη βιτρίνα σου στο Roraima και σύνδεσε τα ημερολόγια που χρησιμοποιείς ήδη.