Alloggiati Web: alterar ou anular uma ficha enviada

Um apelido mal escrito, um número de documento com um dígito trocado, um hóspede que decide ficar duas noites a mais. Mais cedo ou mais tarde, acaba por reparar num erro quando a ficha já foi enviada, e a dúvida é sempre a mesma: será que ainda se pode corrigir?

Antes do envio anula-se, depois não

Enquanto a ficha não tiver sido transmitida, corrigi-la é simples. No preenchimento manual, o portal mostra um resumo de todas as fichas antes do envio e, se algo não estiver correto, o botão «Anular» apaga os dados inseridos e permite recomeçar. Com o ficheiro, após o processamento, pode anular todo o carregamento, corrigir o ficheiro e processá-lo novamente. É o momento ideal para reler tudo com calma, porque depois as coisas mudam.

Uma vez enviada, de facto, a ficha já não se altera. As indicações da Questura de Cagliari são claras: o sistema não permite intervir nos dados já transmitidos e, em caso de erro no preenchimento, a única possibilidade é retransmitir a ficha com os dados corretos. No portal, não existe um botão para modificar ou retirar uma comunicação que já tenha sido enviada.

Como se retransmite uma ficha errada

A correção, portanto, é um novo envio. Preenche-se novamente a ficha do hóspede com os dados certos e transmite-se como na primeira vez, manualmente ou através de um ficheiro. Antes de o fazer, convém verificar o que foi realmente enviado: a secção «Análise» do portal mostra os nomes transmitidos no dia, com a hora de envio, sendo esta a forma mais rápida de perceber se o erro diz respeito a apenas uma pessoa ou a todo o grupo.

Aqui entra em jogo um limite que muitos descobrem à última da hora. O portal aceita como data de chegada apenas a de hoje ou a de ontem, pelo que a retransmissão deve ser feita no próprio dia ou, o mais tardar, no dia seguinte à chegada. Se o erro for detetado mais tarde, a ficha corrigida já não pode conter a data real e, nesse caso, o caminho a seguir é indicado pela Questura competente, à qual convém escrever explicando o sucedido e indicando o hóspede e a data do envio original.

O mesmo conselho aplica-se quando o mesmo hóspede foi enviado duas vezes por erro, ou quando foi enviada uma ficha para uma pessoa que acabou por não aparecer. O portal não oferece uma forma de as retirar, cabendo à Questura dizer se e como deve registar essa situação.

O controlo deve ser feito no próprio dia

A secção «Análise» tem um limite que convém conhecer antes de precisar dele: mostra apenas as fichas transmitidas na data atual. No dia seguinte, os nomes já não aparecem e resta apenas o recibo, que indica o número de fichas enviadas, mas não quem estava incluído. As perguntas frequentes do portal dizem-no claramente: a verificação das fichas enviadas faz-se no próprio dia.

Por isso, um hábito simples poupa muitas dúvidas. No final do dia, após o último envio, abre-se a «Análise» e comparam-se os nomes com as chegadas efetivas. Um erro encontrado na própria noite corrige-se com um novo envio sem problemas de datas; o mesmo erro encontrado três dias depois exige, pelo contrário, uma carta à Questura. Vale a pena, além disso, anotar nos seus registos cada retransmissão, com a data e o motivo, juntamente com a eventual resposta da Questura, e guardar estas notas junto aos recibos, que devem ser conservados durante cinco anos.

Se o hóspede ficar mais tempo

A permanência que se comunica é a declarada pelo hóspede à chegada, mas pode mudar. Para um prolongamento da estadia, as perguntas frequentes da Questura de Siena indicam que se deve reinserir os dados como se de uma nova chegada se tratasse, especificando o número de dias adicionais declarados pelo hóspede. O novo envio é feito no momento em que o prolongamento é decidido, portanto com uma data de chegada que o portal aceite.

Para a partida antecipada, por outro lado, não há nada a fazer. As mesmas indicações explicam que o sistema não prevê a comunicação de uma partida antes do previsto e que as partidas antecipadas não devem ser comunicadas. A ficha enviada mantém-se válida pelo que tinha sido declarado à chegada.

Quando a reserva muda

Alterar as datas de uma reserva é uma operação normal, mas o seu efeito nas obrigações depende de um detalhe: se os dados já foram enviados ou não. Uma comunicação que ainda não foi enviada não levanta problemas, porque se prepara com as datas em vigor no momento do envio. Uma comunicação já enviada, pelo contrário, descreve uma estadia que entretanto mudou, e a correção segue as regras vistas anteriormente.

No Roraima, esta diferença é visível. Os dados só seguem para a Polizia di Stato depois de o proprietário ter registado a chegada do hóspede, como explica o artigo Alloggiati Web em Itália: quando e como comunicar hóspedes, pelo que uma reserva alterada ou cancelada antes da chegada não deixa nada por retificar: as comunicações que ainda estão em espera atualizam-se ou fecham-se automaticamente.

Se, pelo contrário, a alteração ocorrer após o envio, o painel abre uma opção «A comunicação às autoridades deve ser retificada» e coloca lado a lado os dados comunicados e os que estão em vigor agora, ou seja, as datas da estadia e o número de pessoas de antes e de depois. A retificação continua a ser um gesto do proprietário, feito no portal e da forma indicada pela Questura, porque uma comunicação enviada duas vezes não pode ser retirada. A vantagem é ter diante dos olhos exatamente o que é preciso corrigir, sem ter de reconstruir tudo de memória.

Erros que convém prevenir

A forma mais simples de não ter de corrigir é não errar na origem. A maior parte dos erros nasce da transcrição: o nome copiado de uma fotografia tremida, a nacionalidade escrita como aparece no documento estrangeiro, o concelho de nascimento digitado de memória. São os mesmos erros que o portal por vezes rejeita e por vezes deixa passar, quando o dado errado é, ainda assim, um dado válido.

É por isso que, no Roraima, o hóspede escreve ele próprio os seus dados antes da chegada, o proprietário verifica a ficha e cada campo é transformado nos códigos das tabelas oficiais antes do envio. Um dado que não encontre lugar nessas tabelas bloqueia a ficha e é explicado por palavras simples, para que o erro seja corrigido quando custa pouco, ou seja, antes de ser enviado. Os erros mais frequentes e a forma de os reconhecer estão reunidos no artigo sobre os erros nas fichas.

Para uma visão de conjunto sobre como o Roraima trata os documentos e as comunicações dos hóspedes, a página Documentos do hóspede e obrigações descreve todo o percurso.

Perguntas frequentes

É possível modificar uma ficha já enviada ao Alloggiati Web?

Não. O portal não permite intervir nos dados transmitidos e, em caso de erro, deve retransmitir a ficha com os dados corretos. O novo envio deve respeitar a data de chegada aceite pelo portal, ou seja, hoje ou ontem; para além desse limite, é necessário contactar a Questura.

Como se anula uma ficha enviada por erro?

No portal não existe uma função para retirar uma ficha que já foi enviada. Para um envio duplo ou para uma pessoa que não chegou, convém escrever à Questura competente, indicando o hóspede e a data do envio, e seguir as suas instruções.

O que se faz se o hóspede prolongar a estadia?

Enviam-se novamente os seus dados, como se de uma nova chegada se tratasse, indicando os dias adicionais que o hóspede declara. A partida antecipada, pelo contrário, não se comunica.

Até quando se devem comunicar os hóspedes?

Em Itália, até vinte e quatro horas após a chegada, que se reduzem a seis quando a estadia não ultrapassa as vinte e quatro horas. O tempo conta-se a partir da chegada efetiva do hóspede, como explica o artigo Alloggiati Web em Itália: quando e como comunicar hóspedes.