Ficha do Alloggiati Web: dados, códigos e ficheiro

A ficha de alojamento do Alloggiati Web é o formulário através do qual quem gere um alojamento comunica à Polizia di Stato quem se encontra hospedado na estrutura. Pode parecer apenas uma lista de dados pessoais, mas cada campo obedece a regras e códigos precisos, e conhecê-los evita muitas rejeições por parte do sistema.

Uma ficha para cada pessoa, com a sua função

Cada hóspede deve ter a sua própria ficha, e cada uma delas contém um código que identifica a sua função. A tabela «Tipi Alloggiato» do portal prevê cinco categorias. O 16 é o hóspede individual, o 17 o chefe de família, o 18 o chefe de grupo, o 19 o familiar e o 20 o membro de um grupo. Esta distinção não é meramente formal, uma vez que é deste código que depende a obrigatoriedade de indicar determinados dados.

Quem viaja sozinho é um hóspede individual. Uma família tem um chefe de família e os seus familiares, enquanto um grupo de amigos ou colegas tem um chefe de grupo e os respetivos membros. No preenchimento manual, o portal solicita primeiro os dados do chefe de família ou do chefe de grupo e, depois, um a um, os dados das restantes pessoas, que são adicionadas à lista da família ou do grupo antes do envio.

Os dados necessários

Para todos, sem exceção, a ficha exige a data de chegada, os dias de permanência, apelido e nome, sexo, data de nascimento, local de nascimento e nacionalidade. A data de chegada deve ser a de hoje ou de ontem, pois o portal não aceita outras. A permanência corresponde ao número de dias declarado pelo hóspede no momento da chegada, até um máximo de trinta.

O local de nascimento indica-se de duas formas distintas. Para quem nasceu em Itália, é necessário o município, com a respetiva província, e também o Estado, que é a Itália. Para quem nasceu no estrangeiro, basta indicar o Estado de nascimento. A nacionalidade deve ser sempre indicada, mesmo quando é italiana, seguindo a mesma tabela dos Estados. A residência, que as fichas de outros tempos exigiam, deixou de ser comunicada a 23 de abril de 2013, altura em que o portal foi adaptado ao decreto de janeiro desse mesmo ano.

O documento de identificação, por sua vez, é indicado apenas para o hóspede individual, para o chefe de família e para o chefe de grupo. Para cada um deles, são necessários o tipo de documento, o número e o local de emissão. Os familiares e os membros de um grupo permanecem associados ao documento de quem os acompanha, pelo que, para estes, tais campos não são preenchidos.

As tabelas de códigos

O portal não trabalha com nomes, mas sim com códigos, que publica em quatro tabelas que qualquer pessoa pode descarregar na secção «Tabelle», sem necessidade de credenciais: Municípios, Estados, Documentos e Tipos de Hóspede. No preenchimento manual, os códigos permanecem ocultos, uma vez que o portal sugere as opções enquanto escreve e basta selecioná-las. Quem prepara um ficheiro, contudo, deve escrevê-los um a um.

A tabela dos Municípios é a mais extensa, com mais de onze mil linhas. Contém também os municípios que já não existem ou que mudaram de província, cada um com a data em que deixou de estar em vigor, pois para quem nasceu antes de uma fusão, conta o município daquela época. Cada município tem um código de nove dígitos, que não coincide com o código catastral presente no código fiscal.

A tabela dos Estados utiliza, por sua vez, códigos de nove dígitos, válidos tanto para o Estado de nascimento como para a nacionalidade. A tabela dos Documentos lista 95 tipos, cada um com um código de cinco letras: IDENT para o bilhete de identidade, IDELE para o eletrónico, e assim sucessivamente para passaportes, cartas de condução e documentos diplomáticos.

O ficheiro de 168 caracteres

Quem recebe muitas chegadas, ou utiliza um software de gestão, pode enviar as fichas através de um ficheiro em vez de as fazer uma a uma. O formato está descrito no capítulo 12 do Manual do Utilizador e trata-se de um formato de comprimento fixo, ou seja, um texto simples onde cada dado ocupa sempre a mesma posição. O ficheiro utiliza a codificação UTF-8, contém uma linha por hóspede e um máximo de mil linhas.

Cada linha mede exatamente 168 caracteres. Os primeiros 134 são comuns a todos e contêm, por ordem, o tipo de hóspede em dois caracteres, a data de chegada em dez, os dias de permanência em dois, o apelido em cinquenta, o nome em trinta, o sexo em um (1 para masculino, 2 para feminino), a data de nascimento em dez, o município de nascimento em nove, a província em dois, o Estado de nascimento em nove e a nacionalidade em nove. Os últimos 34 caracteres referem-se ao documento, com o tipo em cinco, o número em vinte e o local de emissão em nove.

Quando um dado é mais curto do que o espaço reservado, completa-se com espaços. Um apelido como Rossi deve ser seguido de quarenta e cinco espaços, e quem nasceu no estrangeiro tem nove espaços no lugar do município e dois no da província. Para familiares e membros de um grupo, os últimos trinta e quatro caracteres são todos espaços, mas a linha deve, ainda assim, totalizar 168 caracteres.

Restam duas regras de ordem. Os familiares e os membros de um grupo escrevem-se sempre nas linhas imediatamente a seguir ao seu chefe de família ou chefe de grupo. Cada linha termina com uma mudança de linha, exceto a última. Após o carregamento, o botão «Elabora» verifica o formato e o conteúdo, indicando quais as linhas que foram rejeitadas e porquê; a forma de interpretar essas mensagens é explicada no artigo sobre erros nas fichas.

Dos dados do hóspede à ficha, com o Roraima

No Roraima, o proprietário não escreve as fichas nem prepara ficheiros. O hóspede insere os seus próprios dados antes da chegada, cada um por si quando viajam várias pessoas, e o proprietário verifica a ficha. A função de cada um, chefe de família ou familiar, chefe de grupo ou membro do grupo, é atribuída pelo Roraima à ficha. Quando regista a chegada, a ficha é preparada a partir desses dados, com a data de chegada e os dias de permanência da reserva.

Nesse processo, o Roraima trata da gestão dos códigos. O município de nascimento é pesquisado entre os que estavam em vigor à data do nascimento, o Estado e a nacionalidade são reconhecidos mesmo quando escritos como no documento estrangeiro ou noutro idioma, o tipo de documento é convertido no código da tabela oficial e os acentos dos nomes são adaptados ao alfabeto aceite pelo portal. Se um dado não encontrar correspondência nas tabelas, a ficha é interrompida e o painel explica, de forma simples, que hóspede e que campo devem ser corrigidos.

A ficha é depois enviada para a Polizia di Stato com as credenciais da estrutura, após uma verificação preventiva feita pelo próprio serviço, tal como referido no artigo Alloggiati Web em Itália: quando e como comunicar hóspedes. O percurso completo, desde o preenchimento pelo hóspede até ao recibo, está descrito na página Documentos do hóspede e obrigações.

Perguntas frequentes

Que dados são necessários para a ficha do Alloggiati Web?

Para cada hóspede, são necessários o apelido, nome, sexo, data e local de nascimento e nacionalidade, além da data de chegada e dos dias de permanência. Para o hóspede individual, o chefe de família e o chefe de grupo, acrescentam-se o tipo, número e local de emissão do documento.

É necessário indicar a residência do hóspede?

Não. Os campos da residência foram removidos a 23 de abril de 2013, quando o portal foi adaptado ao decreto do Ministério do Interior de 7 de janeiro de 2013.

O que se escreve como local de nascimento para um hóspede estrangeiro?

O Estado de nascimento, selecionado na tabela dos Estados do portal. O município e a província indicam-se apenas para quem nasceu em Itália.

Onde se encontram os códigos dos municípios, Estados e documentos?

Na secção «Tabelle» do portal Alloggiati Web, disponíveis para descarga sem necessidade de credenciais. São úteis sobretudo para quem prepara um ficheiro, uma vez que, no preenchimento manual, o portal sugere as opções enquanto escreve.