Alloggiati Web: Meldeschein ändern oder stornieren

Ein falsch geschriebener Nachname, eine Zahl im Ausweisdokument vertauscht oder ein Gast, der plötzlich zwei Nächte länger bleibt. Früher oder später passiert es jedem: Man bemerkt einen Fehler erst, nachdem die Meldung bereits abgeschickt wurde. Und die Frage ist immer dieselbe: Lässt sich das noch korrigieren?

Vor dem Absenden geht es, danach nicht mehr

Solange die Meldung noch nicht übermittelt wurde, ist eine Korrektur einfach. Bei der manuellen Eingabe zeigt das Portal vor dem Absenden eine Zusammenfassung aller Daten an. Wenn etwas nicht stimmt, löscht die Schaltfläche „Annulla“ (Abbrechen) die eingegebenen Daten und man kann von vorne beginnen. Bei einer Dateiübermittlung kann man nach der Verarbeitung den gesamten Upload stornieren, die Datei korrigieren und erneut hochladen. Das ist der richtige Moment, um in Ruhe noch einmal alles zu prüfen, denn danach ändern sich die Spielregeln.

Sobald die Meldung nämlich abgeschickt ist, lässt sie sich nicht mehr anfassen. Die Anweisungen der Questura in Cagliari sind hier unmissverständlich: Das System erlaubt keine nachträglichen Änderungen an bereits übermittelten Daten. Bei einem Fehler in der Meldung besteht die einzige Möglichkeit darin, die Meldung mit den korrekten Daten erneut zu übermitteln. Im Portal gibt es keinen Button, um eine bereits versendete Meldung zu bearbeiten oder zurückzuziehen.

Wie man eine fehlerhafte Meldung korrigiert

Eine Korrektur ist also immer eine neue Meldung. Man gibt die Daten des Gastes erneut mit den richtigen Angaben ein und übermittelt sie wie beim ersten Mal, entweder manuell oder per Datei. Bevor man das tut, lohnt sich ein Blick darauf, was tatsächlich übermittelt wurde: Der Bereich „Analisi“ im Portal zeigt alle an diesem Tag versendeten Namen inklusive Uhrzeit an. Das ist der schnellste Weg, um festzustellen, ob der Fehler nur eine einzelne Person oder die gesamte Gruppe betrifft.

Hier kommt eine Einschränkung ins Spiel, die viele erst spät bemerken. Das Portal akzeptiert als Ankunftsdatum nur den heutigen oder den gestrigen Tag. Die erneute Übermittlung muss also noch am selben Tag oder spätestens am Tag nach der Ankunft erfolgen. Fällt der Fehler erst später auf, kann die korrigierte Meldung nicht mehr das tatsächliche Ankunftsdatum tragen. In diesem Fall weist die zuständige Questura den Weg: Es ist ratsam, dort schriftlich den Vorfall zu erklären und den Namen des Gastes sowie das Datum der ursprünglichen Meldung anzugeben.

Derselbe Rat gilt, wenn ein Gast versehentlich doppelt gemeldet wurde oder eine Meldung für eine Person rausging, die dann doch nicht angereist ist. Das Portal bietet keine Möglichkeit, diese Meldungen zu stornieren. Es liegt an der Questura zu entscheiden, ob und wie der Vorgang vermerkt werden soll.

Die Kontrolle sollte taggleich erfolgen

Der Bereich „Analisi“ hat eine Grenze, die man kennen sollte, bevor man sie braucht: Er zeigt nur die am aktuellen Tag übermittelten Meldungen an. Am nächsten Tag sind die Namen nicht mehr sichtbar. Es bleibt nur die Empfangsbestätigung, die zwar die Anzahl der übermittelten Meldungen ausweist, aber nicht mehr, wer genau gemeldet wurde. Die häufig gestellten Fragen (FAQ) des Portals machen dies deutlich: Die Überprüfung der versendeten Meldungen sollte noch am selben Tag erfolgen.

Deshalb spart eine einfache Routine viel Kopfzerbrechen. Am Ende des Tages, nach der letzten Übermittlung, öffnet man „Analisi“ und gleicht die Namen mit den tatsächlichen Ankünften ab. Ein Fehler, der noch am selben Abend entdeckt wird, lässt sich ohne Probleme mit einer neuen Meldung korrigieren. Derselbe Fehler, der drei Tage später auffällt, erfordert hingegen ein Schreiben an die Questura. Es lohnt sich zudem, jede erneute Übermittlung mit Datum und Grund in den eigenen Unterlagen zu notieren, zusammen mit einer eventuellen Antwort der Questura. Diese Notizen sollten zusammen mit den Empfangsbestätigungen aufbewahrt werden, die für fünf Jahre archiviert werden müssen.

Wenn der Gast länger bleibt

Der gemeldete Aufenthalt entspricht dem, was der Gast bei der Ankunft angegeben hat, doch das kann sich ändern. Für eine Verlängerung des Aufenthalts geben die FAQ der Questura von Siena an, die Daten wie bei einer neuen Ankunft erneut einzugeben und dabei die Anzahl der zusätzlichen Tage anzugeben, die der Gast erklärt hat. Die neue Meldung erfolgt in dem Moment, in dem die Verlängerung beschlossen wird, also mit einem Ankunftsdatum, das vom Portal akzeptiert wird.

Für eine vorzeitige Abreise hingegen gibt es nichts zu tun. Die gleichen Anweisungen erklären, dass das System keine Meldung einer vorzeitigen Abreise vorsieht und diese daher nicht gemeldet werden müssen. Die bereits versendete Meldung bleibt für das gültig, was bei der Ankunft erklärt wurde.

Wenn sich die Buchung ändert

Das Verschieben von Buchungsdaten ist ein alltäglicher Vorgang, doch die Auswirkungen auf die Meldepflicht hängen von einem Detail ab: ob die Daten bereits übermittelt wurden oder nicht. Eine Meldung, die noch nicht raus ist, stellt kein Problem dar, da sie mit den zum Zeitpunkt der Übermittlung gültigen Daten vorbereitet wird. Eine bereits übermittelte Meldung hingegen beschreibt einen Aufenthalt, der sich inzwischen geändert hat – hier folgt die Korrektur den oben genannten Regeln.

Auf Roraima ist dieser Unterschied sichtbar. Die Daten gehen erst dann an die Polizia di Stato, wenn der Gastgeber die Ankunft des Gastes registriert hat, wie im Artikel Alloggiati Web in Italien: wann und wie Gäste melden erklärt wird. Eine Buchung, die vor der Ankunft verschoben oder storniert wird, erfordert also keine Korrektur: Die noch ausstehenden Meldungen werden automatisch aktualisiert oder geschlossen.

Erfolgt die Änderung jedoch nach der Übermittlung, öffnet das Dashboard einen Punkt „Die Meldung an die Behörden muss korrigiert werden“. Dort werden die ursprünglich gemeldeten Daten den aktuellen Daten gegenübergestellt, also die Aufenthaltsdaten und die Personenanzahl von vorher und nachher. Die Korrektur bleibt eine Handlung des Gastgebers, die im Portal auf die von der Questura vorgegebene Weise durchgeführt wird, da eine bereits zweimal versendete Meldung nicht zurückgezogen werden kann. Der Vorteil ist, dass man genau sieht, was zu korrigieren ist, ohne es aus dem Gedächtnis rekonstruieren zu müssen.

Fehler, die man vermeiden kann

Der einfachste Weg, keine Korrekturen vornehmen zu müssen, ist, von Anfang an keine Fehler zu machen. Die meisten Fehler entstehen bei der Übertragung: ein Name, der von einem verwackelten Foto kopiert wurde, die Staatsangehörigkeit, die so geschrieben wurde, wie sie auf dem ausländischen Dokument steht, oder der Geburtsort, der aus dem Gedächtnis getippt wurde. Es sind genau die Fehler, die das Portal manchmal abweist und manchmal durchlässt, wenn der falsche Wert dennoch ein gültiges Datenformat hat.

Deshalb gibt der Gast auf Roraima seine Daten vor der Ankunft selbst ein, der Gastgeber prüft das Formular und jedes Feld wird vor der Übermittlung in die offiziellen Tabellencodes umgewandelt. Ein Datensatz, der in diesen Tabellen nicht gefunden wird, stoppt die Meldung und wird in einfachen Worten erklärt. So wird der Fehler korrigiert, wenn es wenig kostet – nämlich bevor die Meldung rausgeht. Die häufigsten Fehler und wie man sie erkennt, sind im Artikel über Fehler in den Meldungen zusammengefasst.

Für einen Überblick, wie Roraima mit Dokumenten und Gästemeldungen umgeht, beschreibt die Seite Gästedaten und Meldepflichten den gesamten Prozess.

Häufig gestellte Fragen

Kann man eine bereits an Alloggiati Web übermittelte Meldung ändern?

Nein. Das Portal erlaubt keine nachträglichen Änderungen an übermittelten Daten. Im Fehlerfall muss die Meldung mit den korrekten Daten erneut übermittelt werden. Die neue Meldung muss das vom Portal akzeptierte Ankunftsdatum einhalten, also heute oder gestern. Außerhalb dieser Frist muss man sich an die Questura wenden.

Wie storniert man eine versehentlich versendete Meldung?

Es gibt im Portal keine Funktion, um eine bereits versendete Meldung zurückzuziehen. Bei einer doppelten Übermittlung oder für eine Person, die nicht angereist ist, sollte man die zuständige Questura unter Angabe des Gastes und des Übermittlungsdatums kontaktieren und deren Anweisungen befolgen.

Was ist zu tun, wenn der Gast den Aufenthalt verlängert?

Man übermittelt die Daten erneut, wie bei einer neuen Ankunft, und gibt die zusätzlichen Tage an, die der Gast erklärt hat. Eine vorzeitige Abreise hingegen muss nicht gemeldet werden.

Bis wann müssen Gäste gemeldet werden?

In Italien innerhalb von vierundzwanzig Stunden nach der Ankunft. Wenn der Aufenthalt kürzer als vierundzwanzig Stunden dauert, verkürzt sich die Frist auf sechs Stunden. Die Zeit läuft ab der tatsächlichen Ankunft des Gastes, wie im Artikel Alloggiati Web in Italien: wann und wie Gäste melden erläutert wird.