Alloggiati Web Meldeschein: Daten, Codes und Datei
Das „Alloggiati Web“-Formular ist das offizielle Dokument, mit dem Beherbergungsbetriebe in Italien ihre Gäste bei der Staatspolizei melden. Was auf den ersten Blick wie eine einfache Liste persönlicher Daten aussieht, folgt strengen Regeln und spezifischen Codes. Wer diese kennt, vermeidet unnötige Fehlermeldungen und spart Zeit.
Ein Formular für jeden Gast, mit klarer Rollenverteilung
Jeder Gast benötigt ein eigenes Formular, das durch einen Code seine Rolle innerhalb der Gruppe definiert. Die Tabelle „Tipi Alloggiato“ im Portal sieht dafür fünf Kategorien vor. Der Code 16 steht für einen Einzelgast, 17 für ein Familienoberhaupt, 18 für einen Gruppenleiter, 19 für ein Familienmitglied und 20 für ein Gruppenmitglied. Diese Unterscheidung ist keineswegs nur formal, denn von diesem Code hängt ab, welche Daten im System hinterlegt werden müssen.
Wer alleine reist, gilt als Einzelgast. Eine Familie besteht aus einem Familienoberhaupt und den entsprechenden Familienmitgliedern, während eine Gruppe von Freunden oder Kollegen einen Gruppenleiter und weitere Gruppenmitglieder hat. Bei der manuellen Eingabe fragt das Portal zuerst die Daten des Familienoberhaupts oder Gruppenleiters ab. Danach werden die weiteren Personen einzeln hinzugefügt, bis die Liste der Familie oder Gruppe vollständig ist und übermittelt werden kann.
Die erforderlichen Daten
Für alle Gäste, ohne Ausnahme, verlangt das Formular das Ankunftsdatum, die Aufenthaltsdauer, Nachname, Vorname, Geschlecht, Geburtsdatum, Geburtsort und die Staatsangehörigkeit. Als Ankunftsdatum ist nur der aktuelle Tag oder der Vortag zulässig, da das Portal keine anderen Daten akzeptiert. Die Aufenthaltsdauer entspricht der Anzahl der Tage, die der Gast bei der Ankunft angibt, bis zu einem Maximum von dreißig Tagen.
Der Geburtsort wird auf zwei Arten angegeben. Für in Italien geborene Personen ist die Gemeinde samt Provinz sowie der Staat (Italien) erforderlich. Bei im Ausland geborenen Personen reicht die Angabe des Geburtsstaates aus. Die Staatsangehörigkeit muss immer angegeben werden, auch bei italienischen Staatsbürgern, und folgt der gleichen Ländertabelle. Die Wohnsitzangabe, die früher in den Formularen abgefragt wurde, ist seit dem 23. April 2013 nicht mehr erforderlich, da das Portal an das entsprechende Dekret vom Januar desselben Jahres angepasst wurde.
Das Ausweisdokument muss hingegen nur für den Einzelgast, das Familienoberhaupt und den Gruppenleiter angegeben werden. Hierfür sind die Art des Dokuments, die Nummer und der Ausstellungsort erforderlich. Familienmitglieder und Gruppenmitglieder sind an das Dokument der Begleitperson gebunden, weshalb diese Felder für sie leer bleiben.
Die Codetabellen
Das Portal arbeitet nicht mit Namen, sondern mit Codes. Diese sind in vier Tabellen unterteilt, die jeder ohne Login im Bereich „Tabelle“ herunterladen kann: Gemeinden, Staaten, Dokumente und Gästetypen. Bei der manuellen Eingabe bleiben diese Codes im Hintergrund, da das Portal während der Eingabe Vorschläge macht, die man einfach auswählt. Wer hingegen eine Datei für den Upload vorbereitet, muss die Codes manuell eintragen.
Die Tabelle der Gemeinden ist mit über elftausend Einträgen die umfangreichste. Sie enthält auch Gemeinden, die nicht mehr existieren oder ihre Provinz gewechselt haben, jeweils mit dem Datum, bis zu dem sie gültig waren. Dies ist wichtig, da für Personen, die vor einer Gemeindefusion geboren wurden, der damalige Status zählt. Jede Gemeinde hat einen neunstelligen Code, der nicht mit dem Katastercode auf der Steuernummer (Codice Fiscale) identisch ist.
Die Tabelle der Staaten verwendet ebenfalls neunstellige Codes, die sowohl für den Geburtsort als auch für die Staatsangehörigkeit gelten. Die Tabelle der Dokumente listet 95 Typen auf, jeweils mit einem fünfstelligen Code: IDENT für den Personalausweis, IDELE für den elektronischen Ausweis, und so weiter für Reisepässe, Führerscheine und diplomatische Dokumente.
Die 168-Zeichen-Datei
Wer viele Ankünfte hat oder eine Verwaltungssoftware nutzt, kann die Meldungen gesammelt über eine Datei übermitteln. Das Format ist in Kapitel 12 des Benutzerhandbuchs beschrieben und basiert auf einem Festformat, bei dem jedes Datum immer an der gleichen Stelle steht. Die Datei ist in UTF-8 kodiert, enthält eine Zeile pro Gast und maximal eintausend Zeilen.
Jede Zeile umfasst exakt 168 Zeichen. Die ersten 134 Zeichen gelten für alle und enthalten in dieser Reihenfolge: Gästetyp (zwei Zeichen), Ankunftsdatum (zehn), Aufenthaltsdauer (zwei), Nachname (fünfzig), Vorname (dreißig), Geschlecht (eins: 1 für männlich, 2 für weiblich), Geburtsdatum (zehn), Geburtsort-Code (neun), Provinz (zwei), Geburtsstaat-Code (neun) und Staatsangehörigkeit (neun). Die letzten 34 Zeichen betreffen das Dokument: Typ (fünf), Nummer (zwanzig) und Ausstellungsort (neun).
Ist ein Datensatz kürzer als der reservierte Platz, wird er mit Leerzeichen aufgefüllt. Ein Nachname wie Rossi wird also mit fünfundvierzig Leerzeichen ergänzt. Wer im Ausland geboren wurde, hat neun Leerzeichen anstelle der Gemeinde und zwei für die Provinz. Bei Familien- oder Gruppenmitgliedern bestehen die letzten vierunddreißig Zeichen nur aus Leerzeichen, wobei die Zeile dennoch insgesamt 168 Zeichen lang sein muss.
Zwei weitere Regeln sind zu beachten: Familienmitglieder und Gruppenmitglieder müssen immer in den Zeilen direkt nach ihrem Familienoberhaupt oder Gruppenleiter stehen. Jede Zeile endet mit einem Zeilenumbruch, außer der letzten. Nach dem Hochladen prüft die Schaltfläche „Elabora“ Format und Inhalt und zeigt an, welche Zeilen abgelehnt wurden und warum. Wie man diese Meldungen interpretiert, wird im Artikel über Fehler in den Meldungen erklärt.
Von den Gästedaten zur Meldung mit Roraima
Mit Roraima muss der Gastgeber weder Formulare ausfüllen noch Dateien vorbereiten. Der Gast gibt seine Daten vor der Ankunft selbst ein – bei Gruppen jeder für sich – und der Gastgeber prüft die Karteikarte. Die Rolle der einzelnen Personen, ob Familienoberhaupt oder Familienmitglied, Gruppenleiter oder Mitglied, wird von Roraima automatisch zugewiesen. Bei der Registrierung der Ankunft wird die Meldung aus diesen Daten erstellt, inklusive des Ankunftsdatums und der Aufenthaltsdauer aus der Buchung.
In diesem Schritt übernimmt Roraima die Arbeit mit den Codes. Der Geburtsort wird anhand der zum Geburtszeitpunkt gültigen Daten gesucht, Staat und Staatsangehörigkeit werden auch dann erkannt, wenn sie wie in ausländischen Dokumenten oder in einer anderen Sprache geschrieben sind. Der Dokumententyp wird in den offiziellen Code umgewandelt und Sonderzeichen in Namen werden in das vom Portal akzeptierte Alphabet übertragen. Sollte ein Datum nicht in den Tabellen zu finden sein, stoppt der Vorgang und das System erklärt in einfachen Worten, welcher Gast und welches Feld korrigiert werden müssen.
Die Meldung wird anschließend mit den Zugangsdaten des Betriebs an die Staatspolizei übermittelt, nachdem eine vorbeugende Prüfung durch den Dienst selbst erfolgt ist, wie im Artikel Alloggiati Web in Italien: wann und wie Gäste melden beschrieben. Der gesamte Ablauf, von der Eingabe durch den Gast bis zur Empfangsbestätigung, wird auf der Seite Gästedaten und Meldepflichten erläutert.
Häufig gestellte Fragen
Welche Daten werden für die Alloggiati-Web-Meldung benötigt?
Für jeden Gast: Nachname, Vorname, Geschlecht, Geburtsdatum, Geburtsort und Staatsangehörigkeit sowie das Ankunftsdatum und die Aufenthaltsdauer. Für Einzelgäste, Familienoberhäupter und Gruppenleiter kommen noch Art, Nummer und Ausstellungsort des Ausweisdokuments hinzu.
Muss der Wohnsitz des Gastes angegeben werden?
Nein. Die Felder für den Wohnsitz wurden am 23. April 2013 entfernt, als das Portal an das Dekret des Innenministeriums vom 7. Januar 2013 angepasst wurde.
Was gibt man als Geburtsort bei ausländischen Gästen an?
Den Geburtsstaat, ausgewählt aus der Ländertabelle des Portals. Gemeinde und Provinz werden nur bei in Italien geborenen Personen angegeben.
Wo findet man die Codes für Gemeinden, Staaten und Dokumente?
Im Bereich „Tabelle“ des Alloggiati-Web-Portals, wo sie ohne Login heruntergeladen werden können. Sie sind vor allem für diejenigen wichtig, die eine Datei vorbereiten, da das Portal bei der manuellen Eingabe die Begriffe während des Schreibens vorschlägt.