Check-in autónomo

Quien llega entra solo, con un código que funciona únicamente los días que ha pagado. Ninguna llave que entregar en mano, ninguna espera delante de la verja, ninguna tarde perdida esperando un vuelo con retraso.

El problema de siempre

La entrega de llaves es la parte del trabajo que nadie consigue organizar de verdad. El tren se retrasa, surge un imprevisto, el huésped escribe a las once de la noche diciendo que ya casi está. Quien lleva dos o tres alojamientos pasa más tiempo encajando llegadas que ocupándose de las casas. Y la solución clásica, la caja con la llave y el código escrito en el mensaje, funciona hasta que ese código acaba en un chat de grupo o se queda igual dos años seguidos.

Roraima parte de aquí: el acceso no es una llave que pasa de mano en mano, es un permiso con caducidad ligado a una reserva pagada. Nace cuando la reserva se confirma, se enciende cuando empieza la estancia y se apaga solo al final.

Cómo funciona, paso a paso

1. El cliente reserva y paga

   Elige las fechas en tu calendario de Roraima o en el portal de reservas que prefiera, y paga. A partir de ese momento las fechas quedan bloqueadas también en los demás canales que hayas conectado.

2. Recibe sus credenciales

   Le llega un correo con el enlace a su página personal, junto con las indicaciones para llegar. No tiene que instalar ninguna aplicación.

3. Se abre la ventana de acceso

   Poco antes de la hora de entrada el huésped puede aportar los documentos, si los has pedido, y ver el código de acceso al alojamiento y, si los hay, los mandos de los demás dispositivos compatibles que hayas previsto.

4. Entra, y al final el código se apaga solo

   Cuando la estancia termina las credenciales dejan de funcionar sin que tengas que hacer nada, y también se puede lanzar un proceso automático (del tipo apagar las luces y el termo). Si hace falta, puedes revocar el acceso antes en cualquier momento.

Trabajar antes para trabajar mejor

Hay una distinción que parece un detalle y en cambio es el corazón de todo: una credencial puede existir mucho antes de poder abrir nada.

El sistema prepara códigos y permisos con unas horas de antelación, porque la cerradura podría tardar en responder, la línea podría caerse, el móvil del huésped podría estar apagado. Pero esos códigos se quedan inertes hasta el momento de la apertura, que normalmente es una hora antes de la hora de llegada y que puedes ajustar tú, alojamiento por alojamiento: desde ninguna antelación hasta cuatro horas.

Quién declara que el huésped ha llegado

Aquí Roraima hace una elección distinta a la de muchos otros, y merece la pena explicarla. Abrir la puerta y registrar la llegada son dos cosas distintas.

La puerta se abre sola, según las reglas que hayas puesto. El registro de la llegada, en cambio, sigue siendo un gesto tuyo: un botón, un clic. No lo hace el pago, no lo hace un reloj, no lo hace la cerradura.

El motivo es sencillo: del registro de la llegada dependen los trámites ante las autoridades, y una máquina que declara «ha llegado» porque han dado las tres de la tarde está escribiendo algo que no sabe. Todo lo que el huésped hace desde casa, pagar, rellenar sus datos, subir el documento, sirve para reducir tu trabajo a ese único clic, no para sustituirlo.

Saber quién se presenta en la puerta

Quien alquila sin estar en el sitio tiene una duda legítima: el que está entrando, ¿es de verdad la persona que ha reservado? Por eso puedes pedirle al huésped, antes de que llegue, un vídeo corto en el que se enfoque la cara y enseñe el documento.

El vídeo te llega al panel y puedes verlo cuando tengas tiempo, porque el huésped no se queda fuera esperándote: en cuanto lo entrega, su código sigue los horarios de la estancia como cualquier otro. Si la cara no se ve bien o el documento no coincide, en cambio, le pides que grabe otro, y hasta que llega el código no abre nada. Tu confirmación tiene otro peso, porque es de ahí de donde parten las comunicaciones a las autoridades en Italia. En el momento de la entrada, por tanto, ya has tenido delante la cara de quien entra, y la comparación de visu se ha hecho a distancia, sin que nadie tenga que estar en la puerta con un documento en la mano.

Si prefieres no ver tú cada vídeo, puedes poner en el alojamiento un Roraima Hub, un pequeño aparato que se conecta a tu empresa enfocando un código QR y hace el reconocimiento allí mismo, con la ayuda de la inteligencia artificial. Las fotos del documento las hace el huésped con su propio teléfono y salen ya cifradas, de modo que el único que puede abrirlas es el Hub de tu alojamiento. A ti te llegan los datos leídos del documento, no las imágenes.

En los dos casos es una función opcional: la enciendes solo en los alojamientos donde te haga falta, y en los demás productos se queda apagada.

Con qué cerraduras funciona

No hace falta rehacer la instalación. Roraima habla directamente con los dispositivos compatibles, que están entre los más extendidos del mercado:

Si no sabes por dónde empezar, en el catálogo de instalación encuentras los kits ya preparados y los instaladores que los montan.

Cuando el check-in no hace ninguna falta

Una pista de pádel, una sala de reuniones, un punto de recarga no tienen una «llegada» que registrar: hay una franja horaria pagada, y ya está. Para estos casos puedes quitar del todo la parte de check-in: sin botón, sin recordatorios, sin papeleo. A cada producto puedes asociarle un proceso de apertura y un proceso de cierre: el primero arranca cuando el acceso se activa, el segundo salta solo al final de la franja horaria, sin que nadie tenga que acordarse. Qué se enciende y qué se apaga lo decides tú.

Qué ganas con esto

• Ninguna cita que cumplir: las llegadas ya no te condicionan el día.
• Un código distinto para cada huésped, que deja de valer solo cuando se va.
• Ninguna aplicación que instalarle al cliente: basta con el correo que ya ha recibido.
• Registro completo de quién ha abierto, cuándo y desde dónde.
• Revocación inmediata si una reserva se cae o si algo no te convence.