Documentos del huésped y trámites
Los datos del huésped los recoge el sistema, mientras él todavía está en su casa. A ti te queda una comprobación y un botón, en vez de una tarde entera copiando documentos.
El problema de siempre
Quien aloja en Italia tiene que comunicar a la autoridad de seguridad pública los datos de quien duerme bajo su techo, dentro de las veinticuatro horas siguientes a la llegada. Es una obligación legal, no una opción, y vale también para una sola noche.
En la práctica significa esto: el huésped llega cansado a las diez de la noche, tú le pides el documento, lo fotografías o lo copias a mano, y al día siguiente te sientas delante del ordenador a volver a escribir nombres, fechas y números en un portal. Con tres apartamentos, todas las semanas.
Cómo cambia con Roraima
El huésped recibe su enlace y rellena sus datos antes de salir de viaje, con calma, desde el sofá de su casa. Si son varios, cada uno rellena los suyos. Cuando llega, los datos ya están ahí.
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El huésped rellena
Nombre, fecha y lugar de nacimiento, nacionalidad, tipo y número del documento. Lo mismo que le pedirías en la puerta, pero escrito por él y sin prisas.
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Tú lo compruebas
Ves la ficha completa y lo que falta. Si algo no cuadra, al huésped le llega la petición de corregirlo antes incluso de ponerse en camino.
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Registras la llegada
Un clic, cuando el huésped está de verdad allí. Es a partir de ese momento cuando empiezan a contar las veinticuatro horas.
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La comunicación sale
El sistema prepara y envía la comunicación, y te dice cómo ha ido. Si algo se atasca te avisa, en lugar de dejar que lo descubras después. Qué significan los mensajes de error del portal, y cómo se corrige una ficha rechazada, lo explica la guía sobre los errores en las fichas.
También las estadísticas regionales
Además de la seguridad pública, muchas regiones italianas piden los datos sobre el movimiento de turistas. Roraima también los prepara, y como cada región tiene su portal y sus reglas, esto se enciende región por región: se activa donde está soportado, y donde no lo está se queda apagado sin fingir que funciona. Hoy está activa en el Lacio, en Cerdeña y en Liguria, las tres regiones italianas para las que hemos escrito una guía del portal ROSS 1000, con los plazos y la forma de cargar el archivo.
Las credenciales siguen siendo tuyas
La obligación está a tu nombre, no al de la plataforma, y por eso también las credenciales de acceso al portal son las tuyas: las escribes una vez y quedan guardadas cifradas. Si recuerdas el certificado digital que había que renovar cada dos años, en la guía sobre el certificado caducado encontrarás cómo se entra hoy en el portal y cómo se genera la clave que Roraima usa para enviar las fichas en tu nombre.
Si no las configuras, Roraima recoge igualmente los datos del huésped para la verificación de identidad, pero no transmite nada: la comunicación la harás tú a mano, como antes. Ninguna sorpresa, ningún encargo dado por supuesto.
Quién dice que el huésped ha llegado
Eres tú, con un botón. No lo decide el pago y no lo decide el reloj, porque es a partir de ese momento cuando corren los plazos legales y una máquina que declara una llegada que no ha visto nadie estaría escribiendo algo falso. Lo contamos con calma en la página sobre el auto check-in.
Los datos no se quedan ahí para siempre
Los documentos y la información personal de los huéspedes tienen una vida limitada: se conservan cifrados el tiempo que hace falta y luego se borran solos. No tienes que acordarte tú, y no te encuentras con un archivo de documentos ajenos que custodiar durante años.
Si no alquilas en Italia
Las obligaciones cambian de un país a otro, y Roraima hoy envía las comunicaciones de Italia. Fuera, la recogida de datos y la verificación del huésped funcionan igual: lo que no hay es el envío automático, que queda por hacer según las reglas del sitio.
Quítate la peor parte
La recogida de datos funciona también con un solo alojamiento. Se prueba con unas cuantas reservas y se ve cuánto tiempo vuelve a tus manos.
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