iCal oder Channel Manager: was ein kleines B&B braucht

Wer ein B&B mit zwei oder drei Zimmern eröffnet und diese auf mehreren Buchungsportalen anbietet, bekommt schnell zu hören, dass ein Channel Manager unverzichtbar sei. Manchmal stimmt das, doch in den meisten Fällen reicht ein iCal-Kalender völlig aus, sofern man weiß, wie man ihn richtig einsetzt.

Dasselbe Problem, zwei Lösungswege

Das Problem ist immer das gleiche: Ein Zimmer wird auf verschiedenen Plattformen angeboten. Geht nun eine Buchung ein, müssen diese Nächte sofort überall sonst als belegt markiert werden. Geschieht das nicht rechtzeitig, landet eine zweite Buchung für dasselbe Bett im System. Die Folge sind mühsame Stornierungen, riskante Bewertungen und unangenehme Telefonate.

Der iCal-Kalender und der Channel Manager lösen dieses Problem auf sehr unterschiedliche Weise. Ersterer ist ein offenes Format, das fast alle Buchungsportale lesen und schreiben können, und es kostet nichts. Letzterer ist ein Dienst, der sich direkt mit den Portalen verbindet, deutlich mehr Informationen überträgt und in der Regel eine monatliche Gebühr kostet. Wenn du verstehst, wie beide funktionieren, kannst du entscheiden, was du wirklich brauchst, ohne unnötige Kosten zu haben.

Was wird über iCal übertragen

Jedes Portal, das einen Kalender verwaltet, kann eine Kopie davon unter einer Internetadresse veröffentlichen, ein Link, der auf „.ics“ endet. Darin stehen lediglich die belegten Nächte und sonst kaum etwas. Ein anderes Portal, bei dem du diesen Link hinterlegst, liest ihn regelmäßig aus und blockiert die entsprechenden Nächte automatisch. Bei Airbnb und Booking funktioniert das so: Du kopierst den Kalender-Link auf der einen Seite, fügst ihn auf der anderen ein, und zwar in beide Richtungen.

Das Wichtige dabei ist das Wort «regelmäßig». Jedes System ruft die Daten in eigenen Intervallen ab, die je nach Anbieter von wenigen Minuten bis zu mehreren Stunden reichen können. Zwischen zwei Abrufen sind die Daten an einer Stelle bereits belegt, an einer anderen aber noch frei. Genau dieses Zeitfenster birgt das Risiko einer Doppelbuchung.

Über iCal werden hingegen keine Preise, Mindestaufenthalte oder Anreiseregeln übertragen. Jedes Portal behält seine eigenen Einstellungen. Wenn du einen Preis änderst, musst du das auf jeder Plattform einzeln tun. Wer drei Zimmer und nur wenige Kanäle hat, erledigt das zu Saisonbeginn in wenigen Minuten. Wer jedoch dreißig Zimmer verwaltet und die Preise wöchentlich anpasst, für den wird das zum Vollzeitjob.

Was ein Channel Manager leistet

Ein Channel Manager kommuniziert über eine direkte Schnittstelle mit den Portalen, die für einen kontinuierlichen Datenaustausch ausgelegt ist. Sobald ein Zimmer gebucht wird, ändert sich die Verfügbarkeit auf allen anderen Kanälen innerhalb von Sekunden, wodurch das Risiko einer Doppelbuchung nahezu bei null liegt. Von einer zentralen Stelle aus steuerst du Preise, Saisonzeiten, Mindestaufenthalte und Schließzeiten, auch unterschiedlich je nach Kanal. Zudem kommen die Buchungen direkt mit den bereits ausgefüllten Gästedaten bei dir an.

Das alles hat seinen Preis, den man sich genau ansehen sollte. Die monatliche Gebühr steigt meist mit der Anzahl der Zimmer und der angeschlossenen Kanäle. Auch die Ersteinrichtung erfordert Zeit, da jedes Zimmer und jeder Tarif korrekt mit dem jeweiligen Gegenstück auf den Portalen verknüpft werden muss. Zudem gilt: Sobald die Verbindung steht, werden Preise und Verfügbarkeiten nur noch über den Channel Manager gesteuert und nicht mehr direkt auf den Portalen. Das muss auch jeder wissen, der dich bei der Verwaltung unterstützt.

Wann der iCal-Kalender ausreicht

Für ein kleines B&B rechnet sich meist die iCal-Lösung. Mit drei Zimmern, zwei Portalen und einer eigenen Website für Direktbuchungen ist es ein seltener Zufall, dass zwei Gäste im selben Viertelstundentakt dieselben Nächte buchen. Das passiert höchstens in der Hochsaison bei Last-Minute-Anfragen. Mit ein paar Kniffen lässt sich das ohne zusätzliche Abogebühren bewältigen.

Der erste Kniff: Setze auf den Portalen eine Vorlaufzeit für Buchungen fest, zum Beispiel einen Tag. So überschneiden sich Anfragen für den gleichen Abend nicht mit Buchungen, die kurz zuvor woanders eingegangen sind. Der zweite Kniff: Lege die Saisonpreise einmalig zu Jahresbeginn fest, anstatt sie wöchentlich auf jedem Kanal nachzujagen. Der dritte Kniff: Wirf in der Hochsaison jeden Morgen einen kurzen Blick in den Kalender, bei deiner Größe ist das eine Sache von zwei Minuten.

Wenn diese drei Dinge ausreichen, um die Saison stressfrei zu halten, wäre ein Channel Manager eine unnötige Fixkostenbelastung für ein Problem, das bei dir gar nicht erst auftritt.

Wann sich ein Channel Manager wirklich lohnt

Das Bild ändert sich, sobald du viele Zimmer hast, mehr als zwei oder drei Kanäle nutzt oder ein Großteil deiner Buchungen sehr kurzfristig eingeht. Dasselbe gilt, wenn du häufig die Preise änderst, auf verschiedenen Kanälen unterschiedliche Tarife anbieten möchtest oder die Arbeit mit anderen teilst und einen zentralen Ort zur Steuerung brauchst. In diesen Fällen wird das Zeitfenster von iCal zu einem echten Risiko, und die manuelle Arbeit an den Preisen kostet dich mehr als die monatliche Gebühr.

Frag dich einfach: Wie oft musstest du in der letzten Saison eine Buchung wegen eines nicht aktualisierten Kalenders stornieren? Und wie viele Stunden hast du damit verbracht, Preise Kanal für Kanal anzupassen? Wenn die Antwort «nie» und «kaum» lautet, ist der iCal-Kalender genau das richtige Werkzeug für dich.

Wie der Kalender von Roraima funktioniert

Auf Roraima hat jedes Zimmer oder Apartment einen zentralen Kalender. Du verbindest die iCal-Kalender der anderen Portale, und Roraima ruft diese alle fünfzehn Minuten ab. Gleichzeitig gibst du den Portalen den Link zu deinem Roraima-Kalender, der sich sofort aktualisiert, sobald eine Buchung über deine eigene Seite eingeht. Die Portale lesen diesen Link dann in ihren eigenen Zeitabständen aus.

Sollte eine Buchung von einem anderen Kanal auf Nächte fallen, die bereits belegt sind, storniert Roraima nichts eigenmächtig. Die Buchung wird im Dashboard als Konflikt markiert, beide Buchungen werden nebeneinander angezeigt, und du entscheidest, wie du verfährst. Die Schritte zur Kalenderverknüpfung und wie man mit gleichzeitigen Buchungen umgeht, erklären wir im Artikel Sincronizzare il calendario di Airbnb e Booking.

Neben dem Kalender erhältst du eine eigene Buchungsseite für deine Unterkunft, über die Gäste direkt bei dir buchen und bezahlen können. Die Seite ist kostenlos und Roraima erhebt keine Provisionen auf Buchungen. Einige Dienste nutzen Credits: Jede von einem anderen Kanal importierte Buchung verbraucht 1 Credit, jede Buchung über deine eigene Seite 2 Credits. Der kostenlose Plan stellt dir jeden Monat 500 Credits zur Verfügung. Welche Kosten auch mit dem kostenlosen Plan bleiben, angefangen bei den Kosten für Kartenzahlungen, erklärt der Artikel Kostenlose B&B-Software: Was wirklich gratis ist.

Häufig gestellte Fragen

Kostet der iCal-Kalender etwas?

Bei den gängigen Portalen ist das Exportieren und Importieren eines iCal-Kalenders kostenlos: Du kopierst einfach einen Link und fügst ihn ein. Auf Roraima verbraucht jede von einem anderen Kanal importierte Buchung 1 Credit von den 500, die dir der kostenlose Plan monatlich bietet.

Wie oft werden die verknüpften Kalender aktualisiert?

Roraima ruft die Kalender der anderen Kanäle alle fünfzehn Minuten ab und aktualisiert den eigenen Kalender sofort, sobald eine Buchung bestätigt wird. Die Portale lesen den Roraima-Kalender in ihren eigenen Zeitabständen aus, die meist länger sind und nicht von uns beeinflusst werden können.

Werden mit iCal auch Name und Daten des Gastes übertragen?

Das iCal-Format überträgt lediglich die belegten Daten und je nach Portal eine kurze Beschreibung. Die vollständigen Gästedaten verbleiben auf dem Portal, auf dem die Buchung getätigt wurde, und können dort eingesehen werden.

Was passiert, wenn zwei Buchungen für dieselben Nächte eingehen?

Auf Roraima wird die zweite Buchung, sofern sie von einem anderen Kanal kommt, im Dashboard als Konflikt markiert. Du siehst beide Buchungen im Vergleich und entscheidest, welche du behalten möchtest. Das System storniert nichts für dich.

Kann man mit iCal starten und später zu einem Channel Manager wechseln?

Ja. Der iCal-Kalender verpflichtet dich zu nichts. Wenn deine Unterkunft wächst und der Aufwand für die Preisverwaltung steigt, kannst du jederzeit ein weiteres Tool hinzufügen und die bereits registrierten Buchungen einfach weiterführen.

Wie viele Zimmer deckt der kostenlose Plan von Roraima ab?

Der kostenlose Plan gilt für bis zu drei Zimmer oder Apartments, die typische Größe für ein kleines B&B, inklusive 500 Credits pro Monat und ohne Provisionen auf Buchungen.

Die Buchungsseite deiner Unterkunft und der zentrale Kalender sind in wenigen Minuten eingerichtet: Erstelle jetzt dein Profil auf Roraima und verknüpfe die Kalender, die du bereits nutzt.