Kostenlose B&B-Software: Was wirklich gratis ist
Wer nach einer kostenlosen Verwaltungssoftware für B&Bs sucht, stößt auf viele Angebote, die mit „gratis“ werben. Doch kaum eines davon ist wirklich auf die gleiche Weise kostenlos. Bevor du dich entscheidest, solltest du genau prüfen, wo die Kosten versteckt sind. Denn fast immer gibt es einen Haken, und der kann die Jahresbilanz am Ende deutlich beeinflussen.
Die vier Gesichter des „Gratis“
Die erste Form ist die kostenlose Testphase: Das Programm ist zwar voll funktionsfähig, aber nur für begrenzte Zeit. Danach wird eine monatliche Gebühr fällig. Das ist praktisch, um sich einen Überblick zu verschaffen, sofern du dir das Ablaufdatum notierst und vorher weißt, was der Dienst ab dem nächsten Monat kostet.
Die zweite Variante ist das „kostenlose“ Modell, das über eine Buchungsprovision finanziert wird. Hier zahlst du zwar keine Grundgebühr, aber das Programm behält von jeder verkauften Übernachtung einen Prozentsatz ein. Für ein kleines B&B ist das oft die tückischste Variante, da sie anfangs kaum auffällt. Der Prozentsatz wirkt bei einer einzelnen Nacht gering, summiert sich aber über die gesamte Saison zu einer beachtlichen Summe.
Die dritte Form ist das Gratis-Modell mit kostenpflichtigen Zusatzmodulen. Die Basisversion kostet nichts, aber die Funktionen, die man in Italien wirklich braucht, wie die Meldung der Gäste an die Questura, die Abwicklung der Kurtaxe oder die Synchronisierung mit Buchungsportalen, müssen einzeln dazugebucht werden. Die tatsächlichen Kosten offenbaren sich erst, wenn man alles aktiviert hat, was man für den Betrieb benötigt.
Die vierte Variante ist das Gratis-Modell mit Limit: Alles inklusive bis zu einer bestimmten Anzahl an Zimmern oder Buchungen, danach greift ein kostenpflichtiger Tarif. Das ist die transparenteste Lösung, vorausgesetzt, die Grenze ist klar definiert und entspricht der Größe deiner Unterkunft.
Kosten, die auch bei kostenloser Software bleiben
Es gibt Ausgaben, die dir keine Verwaltungssoftware abnehmen kann: die Kreditkartengebühren. Wenn ein Gast online mit Karte bezahlt, behält der Zahlungsdienstleister einen kleinen Teil des Betrags ein, genau wie bei jedem anderen Geschäft, das Kartenzahlungen akzeptiert. Das muss man einkalkulieren, sollte es aber strikt von den Software-Gebühren trennen. Erstere fallen bei den Zahlungsanbietern an, letztere sind der Verdienst des Softwareanbieters.
Weitere Kosten können durch Nachrichten entstehen. Manche Programme berechnen SMS oder Nachrichten pro Verbrauch. Andere verlangen Gebühren für die Anbindung an elektronische Türschlösser oder für gesetzlich vorgeschriebene Meldungen. All das ist kein Problem, solange die Kosten transparent kommuniziert werden, bevor man mit der Nutzung beginnt.
Schließlich gibt es den Kostenpunkt, der auf keiner Rechnung erscheint: deine Zeit. Eine kostenlose Software, die dich dazu zwingt, Gästedaten manuell in das Portal der Questura zu übertragen oder Verfügbarkeiten in drei verschiedenen Kalendern händisch zu pflegen, kostet dich jede Woche wertvolle Arbeitszeit.
Fragen, die du vor der Entscheidung stellen solltest
Ein Angebot lässt sich leicht durchschauen, wenn du ein paar Fragen stellst, bevor du das erste Zimmer anlegst. Wer nimmt das Geld des Gastes entgegen und nach wie vielen Tagen landet es auf dem Konto der Unterkunft? Behält das Programm eine Provision auf Buchungen ein, auch wenn sie klein ist oder nur bestimmte Kanäle betrifft? Sind die Meldungen an die Questura, die Kurtaxe und der Kalender für die Portale inklusive oder kosten sie extra? Bis zu wie vielen Zimmern gilt der kostenlose Plan und was passiert, wenn man diese Grenze überschreitet?
Wenn die Antworten klar und verständlich auf einer öffentlichen Seite stehen, ist das Angebot seriös. Musst du diese Informationen erst mühsam bei einem Vertriebsmitarbeiter erfragen, solltest du dir die Antworten schriftlich geben lassen.
Was bei Roraima kostenlos ist und was nicht
Bei Roraima erhält deine Unterkunft eine eigene, kostenlose Buchungsseite, auf der Gäste ihre Daten wählen, Preise sehen und direkt buchen können. Roraima erhebt keine Provisionen auf Buchungen. Der Gast bezahlt direkt an dich, und zwar auf einem der beiden Wege, die du festlegst: entweder per Karte über die Website, wobei das Geld sofort auf deinem Stripe-Konto landet, oder direkt vor Ort in der Unterkunft. Das Geld fließt nicht über Roraima. Der Zahlungsablauf wird im Artikel Zahlungen der Gäste direkt auf dein Konto erklärt.
Der kostenlose Plan gilt für bis zu drei Zimmer oder Apartments und beinhaltet den zentralen Kalender, der per iCal mit anderen Kanälen verknüpft ist, die Gästeseite mit Anreiseinformationen, die Übermittlung der Gästelisten an Alloggiati Web sowie die vom Gast online bezahlte Kurtaxe. Zur Wahl zwischen iCal-Kalender und Channel Manager gibt es einen eigenen Artikel: iCal oder Channel Manager: Was braucht ein kleines B&B?
Es gibt zwei Kostenpunkte, die auch auf der Seite mit den Tarifen aufgeführt sind. Der erste ist die Kreditkartengebühr, wenn der Gast online zahlt: Diese wird von Stripe gemäß deren Tarifen einbehalten und ist für jede Zahlung in deinem Stripe-Konto ersichtlich. Bei Buchungen, die vor Ort bezahlt werden, fällt diese Gebühr nicht an. Der zweite Punkt sind die Credits, die den Verbrauch bestimmter Dienste messen. Jede Buchung über deine Seite verbraucht 2 Credits, jede importierte Buchung von einem anderen Kanal 1, ein Türschloss-Code 1 pro Buchung; auch gesetzliche Meldungen und die Kurtaxe verbrauchen Credits. Jeden Monat stellt der kostenlose Plan 500 Credits zur Verfügung. Sollten diese in einem Monat aufgebraucht sein, können trotzdem weiterhin Buchungen eingehen.
Ein Beispiel mit Zahlen
Ein B&B mit drei Zimmern erhält in einem Monat der Hochsaison 15 Buchungen über die eigene Seite und 20 über Portale, die per Kalender importiert werden. Bei einer durchschnittlichen Aufenthaltsdauer von zwei Nächten sind das etwa 70 verkaufte Nächte von 90 verfügbaren. Die Buchungen über die eigene Seite verbrauchen 30 Credits, die importierten 20 und die Türschloss-Codes für jeden Aufenthalt weitere 35. Insgesamt sind das 85 Credits und damit weit unter den 500 Credits pro Monat, mit noch genügend Spielraum für die gesetzlichen Meldungen.
Was das Geld betrifft: Für die 15 Buchungen über die eigene Seite fallen keine Provisionen an Roraima an. Bei Zahlungen per Karte fällt lediglich die Gebühr von Stripe an, bei Zahlungen vor Ort gar keine. Die 20 Buchungen von den Portalen unterliegen den Bedingungen des jeweiligen Portals.
Häufig gestellte Fragen
Gibt es wirklich eine komplett kostenlose Verwaltungssoftware für B&Bs?
Es gibt Programme ohne Grundgebühr, aber fast alle haben zumindest einen Kostenpunkt: eine Buchungsprovision, kostenpflichtige Module oder ein Zimmerlimit. Die Kreditkartengebühr bei Online-Zahlungen fällt immer an, da sie vom Zahlungsanbieter und nicht vom Programm erhoben wird.
Behält Roraima einen Prozentsatz der Buchungen ein?
Nein. Die Seite für deine Unterkunft ist kostenlos und Roraima erhebt keine Provisionen auf Buchungen. Der Gast bezahlt direkt an dich, entweder per Karte über die Website oder vor Ort.
Wie hoch ist die Kreditkartengebühr?
Diese wird von Stripe festgelegt, dem Dienstleister für Kartenzahlungen, basierend auf deren öffentlichen Tarifen. Du findest die Gebühr für jede Zahlung in deinem Stripe-Konto. Bei Buchungen, die vor Ort bezahlt werden, fällt sie nicht an.
Was sind Roraima-Credits?
Sie sind die Maßeinheit für die Nutzung bestimmter Dienste: erhaltene oder importierte Buchungen, Türschloss-Codes, gesetzliche Meldungen und die Kurtaxe. Der kostenlose Plan stellt monatlich 500 Credits bereit.
Bis zu wie vielen Zimmern gilt der kostenlose Plan?
Bis zu drei Zimmern oder Apartments. Ein Apartment zählt als eine Einheit, und ein Zimmer, das in mehreren identischen Exemplaren verkauft wird, zählt entsprechend der Anzahl der Exemplare.
Brauche ich ein Stripe-Konto, um zu starten?
Das Stripe-Konto ist nur erforderlich, wenn du Kartenzahlungen über deine Website akzeptieren möchtest. Ohne Konto ist die Seite trotzdem aktiv, und die Gäste können buchen und direkt vor Ort bezahlen.
Die Seite für deine Unterkunft ist in wenigen Minuten und ohne Kosten eingerichtet: Erstelle jetzt dein Schaufenster auf Roraima.