iCal ou channel manager: o que precisa um pequeno B&B

Quem abre um B&B com dois ou três quartos e o coloca em vários sites de reservas ouve dizer, muito cedo, que precisa de um channel manager. Por vezes é verdade, mas na maioria dos casos o calendário iCal é suficiente, desde que conheças bem o seu funcionamento.

O mesmo problema, duas respostas

O problema é sempre o mesmo: o quarto está à venda em vários locais e, quando alguém reserva num deles, essas noites têm de desaparecer de todos os outros. Se não desaparecerem a tempo, chega a segunda reserva para a mesma cama e, com ela, um cancelamento para fazer, uma avaliação em risco e alguns telefonemas desagradáveis.

O calendário iCal e o channel manager resolvem este problema de duas formas muito diferentes. O primeiro é um formato aberto que quase todos os sites de reservas sabem ler e escrever, e não custa nada. O segundo é um serviço que se liga aos portais por via direta, traz consigo muito mais informações e, normalmente, paga-se mensalmente. Perceber o que cada um oferece ajuda a escolher sem comprar mais do que o necessário.

O que viaja com o iCal

Qualquer site que gere um calendário pode publicar uma cópia do mesmo num endereço de internet, um link que termina em «.ics». Lá dentro estão as noites ocupadas e pouco mais. Outro site, onde colas esse link, lê-o de tempos a tempos e fecha as mesmas noites automaticamente. Com o Airbnb e o Booking funciona assim: copias o link do calendário de um lado, colas no outro, e fazes o mesmo em ambas as direções.

A parte que deves conhecer bem é o «de tempos a tempos». Cada sistema lê os outros em intervalos próprios, que vão de poucos minutos a algumas horas, dependendo de quem faz a leitura. Entre uma leitura e outra, as datas já estão ocupadas num lado e ainda livres no outro. É essa janela, e apenas essa, que cria o risco de uma reserva dupla.

Com o iCal não viajam, pelo contrário, os preços, a estadia mínima ou as regras de chegada: cada site mantém as suas e, se alterares uma tarifa, tens de a alterar em cada um deles. Para quem tem três quartos e poucos canais, este trabalho faz-se em poucos minutos no início da época. Para quem tem trinta e altera os preços todas as semanas, torna-se uma profissão.

O que acrescenta um channel manager

Um channel manager comunica com os portais através de uma ligação direta, pensada para a troca contínua de dados. Quando um quarto é vendido, a disponibilidade altera-se nos outros canais em poucos segundos, pelo que a janela de risco reduz-se quase a zero. A partir de um único local, envias preços, épocas, estadias mínimas e fechos, mesmo que sejam diferentes de um canal para o outro, e as reservas chegam com os dados do hóspede já preenchidos.

Tudo isto tem um custo que deve ser analisado com calma. A mensalidade aumenta, habitualmente, com o número de quartos e de canais ligados, e a configuração inicial exige tempo: cada quarto deve ser emparelhado com o seu correspondente em cada portal, e cada tarifa com a respetiva. Além disso, quando a ligação está ativa, os preços e as disponibilidades alteram-se a partir daí e já não nos portais individuais, algo que deve ser lembrado por quem ajuda na gestão.

Quando o calendário iCal é suficiente

Para um B&B pequeno, as contas compensam quase sempre com o iCal. Com três quartos, dois portais e uma página de reserva direta, dois hóspedes que reservam as mesmas noites no mesmo quarto de hora são um caso raro, que se concentra na época alta e nas reservas de última hora. Gere-se com alguns cuidados, sem uma subscrição extra.

O primeiro cuidado é pedir nos portais um aviso prévio mínimo para as reservas, por exemplo um dia, para que os pedidos para a própria noite não se sobreponham aos que chegaram noutro lado poucas horas antes. O segundo é definir os preços por épocas apenas uma vez, no início do ano, em vez de os seguir semana a semana em cada canal. O terceiro é dar uma vista de olhos no calendário todas as manhãs nos meses de ponta, o que, para um alojamento destas dimensões, é um hábito de dois minutos.

Se estas três coisas bastam para manter a época tranquila, o channel manager seria uma despesa fixa para um problema que não se verifica.

Quando o channel manager compensa realmente

O cenário muda quando os quartos se tornam muitos, quando os canais são mais de dois ou três, ou quando grande parte das reservas chega perto da data. O mesmo se aplica a quem altera os preços frequentemente e quer tarifas diferentes de um canal para o outro, ou a quem divide o trabalho com outras pessoas e precisa de um único ponto para controlar tudo. Nestes casos, a janela do iCal torna-se um risco real e o trabalho manual nas tarifas um custo que supera a mensalidade.

Uma boa pergunta a fazer é quantas vezes, na última época, tiveste de cancelar uma reserva por causa de um calendário não atualizado, e quantas horas passaste a ajustar preços canal a canal. Se as respostas forem «nunca» e «poucas», o calendário iCal é a ferramenta certa.

Como funciona o calendário da Roraima

Na Roraima, cada quarto ou apartamento tem um calendário único. Ligas os calendários iCal dos outros canais e a Roraima lê-os de quinze em quinze minutos; por outro lado, entregas aos portais o endereço do calendário da Roraima, que se atualiza no momento em que uma reserva é confirmada na página do alojamento. Os portais leem-no depois com os seus próprios tempos.

Se uma reserva que chegou de outro canal cair em noites já ocupadas, a Roraima não cancela nada sozinha: coloca-a em destaque no painel como conflito, com as duas reservas lado a lado, e a decisão fica a cargo do proprietário. Os passos para ligar os calendários, e o que acontece quando dois hóspedes pagam ao mesmo tempo, estão explicados no artigo Sincronizar o calendário do Airbnb e do Booking.

Ao lado do calendário está a página de reserva do alojamento, onde o hóspede reserva e paga diretamente ao proprietário. A página é gratuita e a Roraima não retém comissões sobre as reservas. Alguns serviços utilizam créditos: cada reserva importada de outro canal usa 1, cada reserva recebida na página usa 2, e todos os meses o plano gratuito disponibiliza 500. Que custos se mantêm mesmo com o plano gratuito, a começar pelo custo dos pagamentos com cartão, é explicado em Software gratuito para B&B: o que é mesmo grátis.

Perguntas frequentes

O calendário iCal paga-se?

Nos portais mais conhecidos, exportar e importar um calendário iCal não custa nada: copias um link e colas. Na Roraima, cada reserva importada de outro canal usa 1 crédito, dos 500 que o plano gratuito disponibiliza todos os meses.

Com que frequência se atualizam os calendários ligados?

A Roraima lê os calendários dos outros canais de quinze em quinze minutos e atualiza o seu assim que uma reserva é confirmada. Os portais leem o calendário da Roraima com os seus próprios tempos, que normalmente são mais longos e não dependem de quem o publica.

Com o iCal chegam também o nome e os dados do hóspede?

O formato iCal traz as datas ocupadas e, dependendo do portal, uma breve descrição. Os dados completos do hóspede ficam no site onde a reserva foi feita, e é lá que se consultam.

O que acontece se chegarem duas reservas para as mesmas noites?

Na Roraima, a segunda reserva, se chegar de outro canal, é sinalizada no painel como conflito. O proprietário vê as duas reservas lado a lado e escolhe qual manter; o sistema não cancela nada por ele.

É possível começar com o iCal e passar para um channel manager mais tarde?

Sim. O calendário iCal não obriga a nada: se o alojamento crescer e o trabalho com as tarifas aumentar, podes adicionar outra ferramenta a qualquer momento, começando pelas reservas já registadas.

Quantos quartos cobre o plano gratuito da Roraima?

O plano gratuito é válido até três quartos ou apartamentos, a dimensão típica de um B&B pequeno, com 500 créditos por mês e nenhuma comissão sobre as reservas.

A página do alojamento e o calendário único ativam-se em poucos minutos: abre a tua montra na Roraima e liga os calendários que já utilizas.