Software gratuito para B&B: o que é mesmo grátis

Ao procurar um software de gestão para B&B gratuito, encontras muitas ofertas que se dizem "gratuitas", mas quase nenhuma o é da mesma forma. Antes de escolheres, convém perceber de onde vem o custo, porque quase sempre existe um, e isso altera bastante as contas no final do ano.

As quatro formas do «gratuito»

A primeira forma é o período experimental: o programa está completo, mas por um tempo limitado, após o qual começa a ser cobrada uma mensalidade. Funciona bem para teres uma ideia, desde que apontes a data de validade e saibas com antecedência quanto custará o mês seguinte.

A segunda é o gratuito pago com uma comissão sobre as reservas. O programa não tem mensalidade, mas retém uma percentagem sobre cada estadia vendida. Para um B&B pequeno, esta é a forma mais insidiosa, porque ao início não se nota: a percentagem parece pequena numa única noite, mas torna-se um valor importante quando a somas ao longo de toda a época.

A terceira é o gratuito com módulos à parte. A base não custa nada, mas as funções que são realmente necessárias para quem aluga em Itália, como o envio dos dados dos hóspedes à Questura, a taxa turística ou a sincronização com os portais, ativam-se uma a uma e cada uma tem o seu preço. A conta real só se descobre depois de as teres ativado todas.

A quarta é o gratuito com um limite: tudo incluído até um certo número de quartos ou reservas, e um plano diferente acima desse patamar. É a forma mais transparente, desde que o limite esteja escrito claramente e corresponda à dimensão do teu alojamento.

Os custos que permanecem mesmo quando o programa é gratuito

Existe uma despesa que nenhum software de gestão pode eliminar, e é a comissão do cartão. Quando o hóspede paga online com cartão, o serviço que gere o pagamento retém uma pequena parte do valor, tal como acontece em qualquer loja que aceite cartões. Deve ser contabilizada, mas tem de ser distinguida da comissão do programa: a primeira é aplicada pelo circuito de pagamento de acordo com as suas tarifas, a segunda é um ganho de quem vende o software.

Outros custos podem surgir das mensagens. Alguns programas enviam aos hóspedes SMS ou mensagens pagas, e cobram-nas conforme o consumo. Outros ainda pedem um valor pela ligação com fechaduras eletrónicas ou pelos envios legais. Nenhuma destas rubricas é um problema em si, se estiver escrita de forma clara antes de começares.

Por fim, existe o custo que não aparece em nenhuma fatura: o tempo. Um programa gratuito que te obriga a copiar manualmente os dados dos hóspedes para o portal da Questura, ou a fechar as datas em três calendários diferentes, paga-se em horas de trabalho todas as semanas.

As perguntas a fazer antes de escolher

Uma oferta lê-se bem com algumas perguntas, feitas antes de carregares o primeiro quarto. Quem recebe o dinheiro do hóspede, e após quantos dias chega à conta do alojamento? O programa retém uma percentagem sobre as reservas, mesmo que pequena, ou apenas sobre as que chegam de certos canais? As fichas para a Questura, a taxa turística e o calendário com os portais estão incluídos ou pagam-se à parte? Até quantos quartos é válido o plano gratuito, e o que acontece quando se ultrapassa esse número?

Se as respostas estiverem todas numa página pública, escritas de forma compreensível, a oferta é séria. Se para as encontrares precisares de perguntar a um comercial, convém pedi-las por escrito.

O que é gratuito no Roraima, e o que não é

No Roraima, o alojamento recebe uma página de reserva própria, gratuita, onde o hóspede escolhe as datas, vê o preço e reserva. O Roraima não retém comissões sobre as reservas. O hóspede paga diretamente ao proprietário, de uma das duas formas que o proprietário escolher: com cartão no site, e nesse caso o valor chega à sua conta Stripe no momento do pagamento, ou diretamente no alojamento. O dinheiro não passa pelo Roraima. O percurso do pagamento está explicado no artigo Pagamentos dos hóspedes diretamente na tua conta.

O plano gratuito é válido até três quartos ou apartamentos e inclui o calendário único ligado via iCal aos outros canais, a página do hóspede com as instruções de chegada, o envio das fichas para o Alloggiati Web e a taxa turística paga online pelo hóspede. Sobre a escolha entre calendário iCal e channel manager, existe um artigo dedicado, iCal ou channel manager: o que é necessário para um B&B pequeno.

As rubricas de custo são duas, e estão escritas também na página dos planos. A primeira é a comissão do cartão, quando o hóspede paga com cartão: é retida pela Stripe de acordo com as suas tarifas, e vê-se pagamento a pagamento na conta Stripe do proprietário. Nas reservas pagas no alojamento, não existe. A segunda são os créditos, que medem a utilização de alguns serviços. Cada reserva recebida na página usa 2 créditos, cada reserva importada de outro canal 1, o ciclo do código de uma fechadura 1 por reserva; também os envios legais e a taxa turística usam créditos. Todos os meses, o plano gratuito disponibiliza 500, e se num mês acabassem, as reservas continuariam a chegar na mesma.

Um exemplo com números

Um B&B com três quartos, num mês de época alta, recebe 15 reservas na sua página e 20 dos portais, importadas com o calendário. Com estadias médias de duas noites, são cerca de 70 noites vendidas em 90 disponíveis. As reservas da página usam 30 créditos, as importadas 20, e o código da fechadura para cada estadia mais 35: ao todo 85 créditos, bem dentro dos 500 do mês, com espaço para os envios legais.

No que toca ao dinheiro, as 15 reservas que chegam pela página não pagam comissões ao Roraima. As que são pagas com cartão têm apenas a comissão da Stripe, as que são pagas no alojamento não têm nenhuma. As 20 que chegam dos portais seguem as condições do portal de onde vieram.

Perguntas frequentes

Existe mesmo um software de gestão para B&B completamente gratuito?

Existem programas sem mensalidade, mas quase todos têm pelo menos um custo: uma comissão sobre as reservas, módulos pagos ou um limite de quartos. A comissão do cartão, quando o hóspede paga online, permanece em qualquer caso, porque é aplicada pelo circuito de pagamento e não pelo programa.

O Roraima retém uma percentagem sobre as reservas?

Não. A página do alojamento é gratuita e o Roraima não retém comissões sobre as reservas. O hóspede paga diretamente ao proprietário, com cartão no site ou no alojamento.

Quanto custa a comissão do cartão?

É estabelecida pela Stripe, o serviço com o qual se aceitam cartões, de acordo com as suas tarifas públicas. O proprietário encontra-a indicada para cada pagamento na sua conta Stripe; nas reservas pagas no alojamento, não existe.

O que são os créditos do Roraima?

São a unidade com que se mede a utilização de alguns serviços: as reservas recebidas ou importadas, os códigos das fechaduras, os envios legais, a taxa turística. O plano gratuito disponibiliza 500 todos os meses.

Até quantos quartos é válido o plano gratuito?

Até três quartos ou apartamentos. Um apartamento conta como uma unidade, e um quarto vendido em vários exemplares iguais conta pelo número de exemplares.

É necessária uma conta Stripe para começar?

A conta Stripe serve apenas para aceitar pagamentos com cartão no site. Sem conta, a página está ativa na mesma, e os hóspedes reservam e pagam diretamente no alojamento.

A página do alojamento abre-se em poucos minutos e sem custos: abre a tua montra no Roraima.