Fiche Alloggiati Web : données, codes et fichier
La fiche «Alloggiati Web» est le formulaire avec lequel chaque hébergeur communique à la Police d'État l'identité des personnes séjournant dans son établissement. Cela ressemble à une simple liste de données personnelles, mais chaque champ obéit à des règles et des codes précis. Les connaître permet d'éviter bien des erreurs et des rejets.
Une fiche pour chaque personne, avec un rôle défini
Chaque voyageur doit faire l'objet d'une fiche individuelle, et chacune d'elles porte un code qui en définit le rôle. Le tableau «Tipi Alloggiato» du portail en prévoit cinq. Le code 16 correspond au voyageur seul, le 17 au chef de famille, le 18 au chef de groupe, le 19 au membre de la famille et le 20 au membre d'un groupe. Cette distinction n'est pas qu'une formalité, car c'est de ce code que dépendent les données à renseigner.
Celui qui voyage seul est considéré comme un voyageur individuel. Une famille se compose d'un chef de famille et de membres de la famille, tandis qu'un groupe d'amis ou de collègues comprend un chef de groupe et des membres. Lors d'une saisie manuelle, le portail demande d'abord les informations du chef de famille ou du chef de groupe, puis, une par une, celles des autres personnes, qui s'ajoutent à la liste du groupe avant l'envoi définitif.
Les données nécessaires
Pour tout le monde, sans exception, la fiche exige la date d'arrivée, la durée du séjour, le nom et le prénom, le sexe, la date de naissance, le lieu de naissance et la nationalité. La date d'arrivée doit être celle du jour ou de la veille, car le portail n'accepte aucune autre valeur. La durée du séjour correspond au nombre de jours déclaré par le voyageur à son arrivée, jusqu'à un maximum de trente.
Le lieu de naissance s'indique de deux manières différentes. Pour une personne née en Italie, il faut préciser la commune, sa province, ainsi que l'État, qui est l'Italie. Pour une personne née à l'étranger, le nom de l'État suffit. La nationalité doit toujours être indiquée, même pour les citoyens italiens, en suivant la même nomenclature que celle des États. Quant à la résidence, demandée par le passé, elle n'est plus communiquée depuis le 23 avril 2013, date à laquelle le portail a été mis en conformité avec le décret de janvier de la même année.
Le document d'identité, en revanche, n'est requis que pour le voyageur seul, le chef de famille et le chef de groupe. Pour chacun d'eux, il faut renseigner le type de document, le numéro et le lieu de délivrance. Les membres de la famille ou du groupe restent rattachés au document de la personne qui les accompagne, et ces champs ne sont donc pas remplis pour eux.
Les tables de codes
Le portail ne travaille pas avec des noms mais avec des codes, qu'il publie dans quatre tableaux téléchargeables par tous depuis la section «Tabelle», sans même avoir besoin d'identifiants : Communes, États, Documents et Types de voyageurs. Lors d'une saisie manuelle, ces codes restent invisibles, car le portail propose les options au fur et à mesure de la frappe. En revanche, pour ceux qui préparent un fichier, il faut les saisir un par un.
Le tableau des Communes est le plus volumineux, avec plus de onze mille lignes. Il contient également les communes qui n'existent plus ou qui ont changé de province, chacune avec la date de fin de validité, car pour une personne née avant une fusion, c'est la commune de l'époque qui compte. Chaque commune possède un code à neuf chiffres, qui ne correspond pas au code cadastral figurant sur le code fiscal.
Le tableau des États utilise lui aussi des codes à neuf chiffres, valables tant pour le lieu de naissance que pour la nationalité. Le tableau des Documents répertorie 95 types, chacun avec un code de cinq lettres : IDENT pour la carte d'identité, IDELE pour la version électronique, et ainsi de suite pour les passeports, permis de conduire et documents diplomatiques.
Le fichier de 168 caractères
Pour ceux qui ont un volume d'arrivées important ou qui utilisent un logiciel de gestion, il est possible d'envoyer les fiches via un fichier plutôt qu'une par une. Le format est décrit au chapitre 12 du Manuel Utilisateur et consiste en une trame à longueur fixe, c'est-à-dire un texte simple où chaque donnée occupe toujours la même position. Le fichier est encodé en UTF-8, contient une ligne par voyageur et un maximum de mille lignes.
Chaque ligne mesure exactement 168 caractères. Les 134 premiers sont communs à tous et contiennent, dans l'ordre : le type de voyageur sur deux caractères, la date d'arrivée sur dix, la durée du séjour sur deux, le nom sur cinquante, le prénom sur trente, le sexe sur un (1 pour homme, 2 pour femme), la date de naissance sur dix, la commune de naissance sur neuf, la province sur deux, l'État de naissance sur neuf et la nationalité sur neuf. Les 34 derniers caractères concernent le document, avec le type sur cinq, le numéro sur vingt et le lieu de délivrance sur neuf.
Lorsqu'une donnée est plus courte que l'espace alloué, on la complète avec des espaces. Un nom comme Rossi doit être suivi de quarante-cinq espaces, et une personne née à l'étranger aura neuf espaces à la place de la commune et deux à la place de la province. Pour les membres d'une famille ou d'un groupe, les trente-quatre derniers caractères sont tous des espaces, mais la ligne doit tout de même atteindre 168 caractères au total.
Deux règles d'ordre subsistent. Les membres d'une famille ou d'un groupe doivent toujours être inscrits sur les lignes suivant immédiatement celles de leur chef de famille ou de groupe. Chaque ligne se termine par un retour à la ligne, sauf la dernière. Après le chargement, le bouton «Elabora» vérifie le format et le contenu, indiquant quelles lignes ont été rejetées et pourquoi. La manière d'interpréter ces messages est expliquée dans l'article sur les erreurs dans les fiches.
Des données du voyageur à la fiche, avec Roraima
Sur Roraima, le propriétaire n'a pas besoin de rédiger les fiches ni de préparer des fichiers. Le voyageur saisit lui-même ses données avant son arrivée, chacun pour soi lorsqu'il s'agit de plusieurs personnes, et le propriétaire n'a plus qu'à vérifier la fiche. Le rôle de chacun, chef de famille ou membre, chef de groupe ou membre du groupe, est attribué par Roraima à la fiche. Lors de l'enregistrement de l'arrivée, la fiche est générée automatiquement à partir de ces données, avec la date d'arrivée et la durée du séjour issues de la réservation.
À cette étape, Roraima effectue tout le travail lié aux codes. La commune de naissance est recherchée parmi celles en vigueur à la date de naissance, l'État et la nationalité sont reconnus même s'ils sont écrits comme sur un document étranger ou dans une autre langue, le type de document est converti en code officiel et les caractères accentués des noms sont adaptés à l'alphabet accepté par le portail. Si une donnée ne trouve pas sa place dans les tables, la fiche est bloquée et le panneau de contrôle explique en termes simples quel voyageur et quel champ doivent être corrigés.
La fiche est ensuite transmise à la Police d'État avec les identifiants de l'établissement, après une vérification préalable effectuée par le service lui-même, comme le détaille l'article Alloggiati Web en Italie : quand et comment déclarer. Le parcours complet, de la saisie par le voyageur jusqu'au reçu, est décrit sur la page Documents du voyageur et formalités.
Questions fréquentes
Quelles données sont nécessaires pour la fiche Alloggiati Web?
Pour chaque voyageur : nom, prénom, sexe, date et lieu de naissance, nationalité, ainsi que la date d'arrivée et la durée du séjour. Pour le voyageur seul, le chef de famille et le chef de groupe, il faut ajouter le type, le numéro et le lieu de délivrance du document.
Faut-il indiquer la résidence du voyageur?
Non. Les champs relatifs à la résidence ont été supprimés le 23 avril 2013, lorsque le portail a été mis en conformité avec le décret du Ministère de l'Intérieur du 7 janvier 2013.
Que faut-il écrire comme lieu de naissance pour un voyageur étranger?
L'État de naissance, choisi dans le tableau des États du portail. La commune et la province ne sont indiquées que pour les personnes nées en Italie.
Où trouver les codes des communes, des États et des documents?
Dans la section «Tabelle» du portail Alloggiati Web, téléchargeables sans identifiants. Ils sont surtout utiles pour ceux qui préparent un fichier, car lors d'une saisie manuelle, le portail propose les options au fur et à mesure de la saisie.