Alloggiati Web : modifier ou annuler une fiche envoyée

Un nom de famille mal orthographié, un chiffre erroné sur un numéro de document, un client qui décide de prolonger son séjour de deux nuits. Il arrive tôt ou tard de réaliser qu'une erreur s'est glissée dans la fiche transmise, et la question est toujours la même : est-il possible de corriger le tir ?

Avant l'envoi, on annule, après c'est trop tard

Tant que la fiche n'a pas été transmise, la corriger est un jeu d'enfant. Lors d'une saisie manuelle, le portail affiche un récapitulatif complet avant la validation finale. Si quelque chose ne va pas, le bouton « Annuler » permet d'effacer les données saisies et de recommencer. Avec un fichier, après le traitement, vous pouvez annuler l'ensemble du chargement, corriger votre fichier et le soumettre à nouveau. C'est le moment idéal pour relire tranquillement, car une fois l'envoi effectué, les choses se compliquent.

Une fois transmise, en effet, la fiche ne peut plus être modifiée. Les directives de la Questura de Cagliari sont sans équivoque : le système ne permet aucune intervention sur des données déjà envoyées. En cas d'erreur de saisie, la seule solution consiste à transmettre à nouveau la fiche avec les données corrigées. Il n'existe aucun bouton sur le portail pour modifier ou retirer une communication déjà partie.

Comment renvoyer une fiche erronée

La correction équivaut donc à un nouvel envoi. Vous remplissez à nouveau la fiche du voyageur avec les bonnes informations et vous la transmettez comme la première fois, manuellement ou via un fichier. Avant de procéder, il est utile de vérifier ce qui a réellement été envoyé : la section « Analyse » du portail affiche les noms transmis dans la journée, avec l'heure d'envoi. C'est le moyen le plus rapide de savoir si l'erreur concerne une seule personne ou l'ensemble du groupe.

C'est ici qu'intervient une limite que beaucoup découvrent au dernier moment. Le portail n'accepte comme date d'arrivée que celle du jour même ou de la veille. La retransmission doit donc se faire dans la journée ou, au plus tard, le lendemain de l'arrivée. Si l'erreur est découverte plus tard, la fiche corrigée ne pourra plus comporter la date réelle. Dans ce cas, la marche à suivre est dictée par la Questura compétente, à qui il convient d'écrire pour expliquer l'incident en précisant le nom du voyageur et la date de l'envoi original.

Le même conseil s'applique lorsqu'un voyageur a été envoyé deux fois par erreur, ou lorsqu'une fiche a été transmise pour une personne qui n'est finalement pas arrivée. Le portail n'offre aucun moyen de les retirer, et c'est à la Questura de vous indiquer si et comment consigner la situation.

Le contrôle doit se faire le jour même

La section « Analyse » possède une limite qu'il vaut mieux connaître avant d'en avoir besoin : elle n'affiche que les fiches transmises à la date du jour. Dès le lendemain, les noms disparaissent et seule subsiste la réception, qui indique le nombre de fiches envoyées mais pas les détails des personnes concernées. Les questions fréquentes du portail sont claires à ce sujet, la vérification des fiches transmises doit se faire le jour même.

C'est pourquoi une habitude simple permet d'éviter bien des doutes. En fin de journée, après le dernier envoi, ouvrez la section « Analyse » et comparez les noms avec les arrivées effectives. Une erreur découverte le soir même se corrige par un nouvel envoi sans souci de date ; la même erreur découverte trois jours plus tard nécessite une lettre à la Questura. Il est par ailleurs utile de noter dans vos registres chaque retransmission, avec la date et le motif, ainsi que toute réponse éventuelle de la Questura, et de conserver ces notes avec les reçus, que vous devez garder pendant cinq ans.

Si le voyageur prolonge son séjour

Le séjour communiqué est celui déclaré par le voyageur à son arrivée, mais il peut évoluer. Pour une prolongation de séjour, les questions fréquentes de la Questura de Sienne indiquent de saisir à nouveau les données comme pour une nouvelle arrivée, en précisant le nombre de jours supplémentaires déclarés par le voyageur. Le nouvel envoi se fait au moment où la prolongation est décidée, avec une date d'arrivée que le portail accepte.

Pour un départ anticipé, en revanche, il n'y a rien à faire. Les mêmes indications expliquent que le système ne prévoit pas la communication d'un départ avant la date prévue, et que les départs anticipés ne doivent pas être signalés. La fiche envoyée reste valable pour ce qui avait été déclaré à l'arrivée.

Quand la réservation change

Modifier les dates d'une réservation est une opération courante, mais son impact sur vos obligations dépend d'un détail : si les données ont déjà été transmises ou non. Une communication qui n'est pas encore partie ne pose aucun problème, car elle sera préparée avec les dates en vigueur au moment de l'envoi. Une communication déjà transmise, en revanche, décrit un séjour qui a changé entre-temps, et la correction suit les règles évoquées précédemment.

Sur Roraima, cette différence est visible. Les données ne sont transmises à la Police d'État qu'une fois que le propriétaire a enregistré l'arrivée du voyageur, comme l'explique l'article Alloggiati Web en Italie : quand et comment déclarer. Par conséquent, une réservation déplacée ou annulée avant l'arrivée ne nécessite aucune rectification : les communications en attente se mettent à jour ou s'annulent d'elles-mêmes.

Si la modification survient après l'envoi, le tableau de bord affiche une mention « La communication aux autorités doit être rectifiée » et place côte à côte les données communiquées et celles qui sont valables désormais, à savoir les dates de séjour et le nombre de personnes. La rectification reste une action du propriétaire, effectuée sur le portail et selon les modalités indiquées par la Questura, car une communication envoyée deux fois ne peut être retirée. L'avantage est d'avoir sous les yeux exactement ce qu'il faut corriger, sans avoir à le reconstituer de mémoire.

Des erreurs qu'il vaut mieux prévenir

La manière la plus simple de ne pas avoir à corriger est de ne pas faire d'erreur dès le départ. La plupart des erreurs proviennent de la transcription : un nom copié depuis une photo floue, une nationalité écrite telle qu'elle apparaît sur un document étranger, une commune de naissance saisie de mémoire. Ce sont les mêmes erreurs que le portail rejette parfois, ou laisse passer lorsque la donnée erronée reste une donnée valide.

C'est pourquoi, sur Roraima, le voyageur saisit lui-même ses données avant son arrivée, le propriétaire contrôle la fiche et chaque champ est converti en codes conformes aux tables officielles avant l'envoi. Une donnée qui ne trouve pas sa place dans ces tables bloque la fiche et est expliquée en termes simples. Ainsi, l'erreur est corrigée au moment où elle coûte le moins cher, c'est-à-dire avant l'envoi. Les erreurs les plus fréquentes et la manière de les identifier sont regroupées dans l'article sur les erreurs dans les fiches.

Pour une vue d'ensemble sur la manière dont Roraima traite les documents et les communications des voyageurs, la page Documents du voyageur et formalités décrit tout le processus.

Questions fréquentes

Peut-on modifier une fiche déjà envoyée à Alloggiati Web ?

Non. Le portail ne permet pas d'intervenir sur les données transmises. En cas d'erreur, vous devez retransmettre la fiche avec les données corrigées. Le nouvel envoi doit respecter la date d'arrivée acceptée par le portail, c'est-à-dire aujourd'hui ou hier ; au-delà de ce délai, il est nécessaire de contacter la Questura.

Comment annuler une fiche envoyée par erreur ?

Il n'existe pas de fonction sur le portail pour retirer une fiche déjà transmise. En cas d'envoi en double ou pour une personne qui n'est pas arrivée, il est conseillé d'écrire à la Questura compétente en indiquant le voyageur et la date d'envoi, puis de suivre leurs instructions.

Que faire si le voyageur prolonge son séjour ?

Vous devez envoyer à nouveau ses données, comme pour une nouvelle arrivée, en précisant les jours supplémentaires déclarés par le voyageur. Le départ anticipé, quant à lui, n'a pas besoin d'être communiqué.

Dans quel délai faut-il communiquer les voyageurs ?

En Italie, dans les vingt-quatre heures suivant l'arrivée, ce délai étant réduit à six heures lorsque le séjour ne dépasse pas vingt-quatre heures. Le temps se décompte à partir de l'arrivée effective du voyageur, comme l'explique l'article Alloggiati Web en Italie : quand et comment déclarer.