Logiciel gratuit pour B&B : ce qui est vraiment gratuit

En cherchant un logiciel de gestion pour chambres d'hôtes gratuit, on tombe sur de nombreuses offres qui promettent la gratuité, mais aucune ne fonctionne vraiment de la même manière. Avant de faire ton choix, il est utile de comprendre d'où vient le coût, car il y en a presque toujours un, et cela peut changer radicalement tes comptes à la fin de l'année.

Les quatre visages de la gratuité

La première forme est l'essai gratuit : le logiciel est complet, mais pour une période limitée, après laquelle un abonnement devient obligatoire. C'est pratique pour se faire une idée, à condition de bien noter la date d'échéance et de savoir à l'avance combien tu paieras le mois suivant.

La deuxième est le service gratuit financé par une commission sur les réservations. Le logiciel n'a pas d'abonnement, mais il prélève un pourcentage sur chaque séjour vendu. Pour une petite structure, c'est la forme la plus insidieuse, car elle est invisible au début : le pourcentage semble dérisoire sur une seule nuit, mais il devient une somme importante lorsqu'on le cumule sur toute la saison.

La troisième est le modèle gratuit avec des modules payants. La base ne coûte rien, mais les fonctions indispensables pour ceux qui louent en Italie, comme l'envoi des fiches de police (Alloggiati Web), la taxe de séjour ou la synchronisation avec les portails, s'activent une par une et ont chacune leur prix. On ne découvre le montant réel qu'une fois toutes les options activées.

La quatrième est la gratuité limitée : tout est inclus jusqu'à un certain nombre de chambres ou de réservations, avec un forfait différent au-delà de ce seuil. C'est la forme la plus transparente, à condition que le seuil soit clairement indiqué et corresponde à la taille de ton établissement.

Les coûts qui subsistent même avec un logiciel gratuit

Il y a une dépense qu'aucun logiciel ne peut supprimer : la commission bancaire. Lorsque le client paie en ligne par carte, le service de paiement prélève une petite partie du montant, comme le ferait n'importe quel commerce. Il faut l'intégrer au budget, mais il ne faut pas la confondre avec la commission du logiciel : la première est appliquée par le circuit de paiement selon ses propres tarifs, la seconde est le revenu de l'éditeur du logiciel.

D'autres coûts peuvent provenir des messages. Certains programmes facturent les SMS ou les messages envoyés aux clients à la consommation. D'autres demandent un supplément pour la connexion avec les serrures électroniques ou pour les déclarations légales. Aucun de ces points n'est un problème en soi, tant qu'il est écrit noir sur blanc avant de commencer.

Enfin, il y a le coût qui n'apparaît sur aucune facture : le temps. Un logiciel gratuit qui t'oblige à recopier manuellement les données des clients sur le portail de la police, ou à fermer tes disponibilités sur trois calendriers différents, se paie en heures de travail chaque semaine.

Les questions à poser avant de choisir

Une offre se comprend facilement avec quelques questions, posées avant même d'enregistrer ta première chambre. Qui encaisse l'argent du client, et sous combien de jours arrive-t-il sur le compte de l'établissement ? Le logiciel prélève-t-il un pourcentage sur les réservations, même minime, ou seulement sur celles provenant de certains canaux ? Les fiches pour la police, la taxe de séjour et le calendrier synchronisé sont-ils inclus ou payants ? Jusqu'à combien de chambres le plan gratuit est-il valable, et que se passe-t-il si l'on dépasse ce seuil ?

Si les réponses sont toutes sur une page publique, rédigées de manière compréhensible, l'offre est sérieuse. S'il faut demander à un commercial pour les obtenir, mieux vaut les demander par écrit.

Ce qui est gratuit sur Roraima, et ce qui ne l'est pas

Sur Roraima, ton établissement dispose de sa propre page de réservation, gratuite, sur laquelle le client choisit ses dates, voit le prix et réserve. Roraima ne prélève aucune commission sur les réservations. Le client paie directement le propriétaire, selon l'une des deux méthodes choisies : par carte sur le site, auquel cas le montant arrive sur ton compte Stripe au moment du paiement, ou directement sur place. L'argent ne transite pas par Roraima. Le fonctionnement du paiement est expliqué dans l'article Paiements des clients directement sur votre compte.

Le plan gratuit est valable jusqu'à trois chambres ou appartements et comprend le calendrier unique synchronisé via iCal avec les autres canaux, la page client avec les instructions d'arrivée, l'envoi des fiches à Alloggiati Web et la taxe de séjour payée en ligne par le client. Sur le choix entre calendrier iCal et channel manager, il existe un article dédié : iCal ou channel manager : de quoi a besoin une petite structure.

Il y a deux postes de coûts, et ils sont indiqués sur la page des tarifs. Le premier est la commission bancaire, lorsque le client paie par carte : elle est prélevée par Stripe selon ses tarifs, et tu la vois paiement par paiement dans ton compte Stripe. Sur les réservations réglées sur place, il n'y a pas de commission. Le second concerne les crédits, qui mesurent l'utilisation de certains services. Chaque réservation reçue sur la page utilise 2 crédits, chaque réservation importée d'un autre canal 1, le cycle du code d'une serrure 1 par réservation ; les déclarations légales et la taxe de séjour utilisent également des crédits. Chaque mois, le plan gratuit en met 500 à disposition, et si tu les épuisais, les réservations continueraient d'arriver normalement.

Un exemple chiffré

Une chambre d'hôtes avec trois chambres, en plein mois de haute saison, reçoit 15 réservations sur sa propre page et 20 via les portails, importées avec le calendrier. Avec des séjours moyens de deux nuits, cela représente environ 70 nuits vendues sur 90 disponibles. Les réservations de la page utilisent 30 crédits, celles importées 20, et le code de serrure pour chaque séjour 35 : au total 85 crédits, bien en dessous des 500 mensuels, avec de la marge pour les déclarations légales.

Côté finances, les 15 réservations arrivées sur la page ne paient aucune commission à Roraima. Celles réglées par carte subissent uniquement la commission de Stripe, celles réglées sur place aucune. Les 20 arrivées des portails suivent les conditions du portail d'origine.

Questions fréquentes

Existe-t-il vraiment un logiciel de gestion pour chambres d'hôtes totalement gratuit ?

Il existe des programmes sans abonnement, mais presque tous ont au moins un coût : une commission sur les réservations, des modules payants ou une limite de chambres. La commission bancaire, lorsque le client paie en ligne, reste toujours due, car elle est appliquée par le circuit de paiement et non par le logiciel.

Roraima prélève-t-il un pourcentage sur les réservations ?

Non. La page de ton établissement est gratuite et Roraima ne prélève aucune commission sur les réservations. Le client paie directement le propriétaire, par carte sur le site ou sur place.

Combien coûte la commission bancaire ?

Elle est fixée par Stripe, le service utilisé pour accepter les cartes, selon ses tarifs publics. Le propriétaire la voit indiquée pour chaque paiement dans son compte Stripe ; sur les réservations payées sur place, elle n'existe pas.

Que sont les crédits Roraima ?

C'est l'unité qui mesure l'utilisation de certains services : les réservations reçues ou importées, les codes de serrures, les déclarations légales, la taxe de séjour. Le plan gratuit en offre 500 chaque mois.

Jusqu'à combien de chambres le plan gratuit est-il valable ?

Jusqu'à trois chambres ou appartements. Un appartement compte pour une unité, et une chambre vendue en plusieurs exemplaires identiques compte pour le nombre d'exemplaires.

Faut-il un compte Stripe pour commencer ?

Le compte Stripe est nécessaire uniquement pour accepter les paiements par carte sur le site. Sans compte, la page reste active, et les clients réservent et règlent directement sur place.

La page de ton établissement peut être créée en quelques minutes et sans frais : ouvre ta vitrine sur Roraima.