Ficha de Alloggiati Web: datos, códigos y archivo
La ficha de Alloggiati Web es el formulario que utilizan los alojadores para comunicar a la Policía de Estado quién se hospeda en su establecimiento. Aunque parezca una simple lista de datos personales, cada campo tiene reglas y códigos específicos, y conocerlos ayuda a evitar muchos rechazos.
Una ficha para cada persona, con su propio rol
Cada huésped debe tener su propia ficha, y cada una incluye un código que define su rol. La tabla «Tipi Alloggiato» del portal contempla cinco opciones. El 16 es el huésped individual, el 17 el cabeza de familia, el 18 el jefe de grupo, el 19 el familiar y el 20 el miembro de un grupo. Esta distinción no es solo formal, ya que de este código depende qué datos deben incluirse.
Quien viaja solo es un huésped individual. Una familia tiene un cabeza de familia y varios familiares, mientras que un grupo de amigos o colegas cuenta con un jefe de grupo y varios miembros. Al realizar la carga manual, el portal solicita primero los datos del cabeza de familia o del jefe de grupo y, después, uno a uno, los de las demás personas, que se añaden a la lista de la familia o del grupo antes de enviar la información.
Los datos necesarios
Para todos, sin excepción, la ficha solicita la fecha de llegada, los días de estancia, apellidos y nombre, sexo, fecha de nacimiento, lugar de nacimiento y nacionalidad. La fecha de llegada debe ser la de hoy o la de ayer, ya que el portal no acepta otras. La estancia es el número de días declarado por el huésped al llegar, hasta un máximo de treinta.
El lugar de nacimiento se indica de dos formas. Para quienes nacieron en Italia, se requiere el municipio con su provincia y el Estado, que es Italia. Para quienes nacieron en el extranjero, basta con indicar el Estado de nacimiento. La nacionalidad debe indicarse siempre, incluso si es italiana, siguiendo la misma tabla de Estados. La residencia, que se solicitaba en las fichas antiguas, ya no se comunica desde el 23 de abril de 2013, cuando el portal se adaptó al decreto de enero de ese mismo año.
El documento de identidad, por otro lado, solo se indica para el huésped individual, el cabeza de familia y el jefe de grupo. Para cada uno de ellos, se necesita el tipo de documento, el número y el lugar de expedición. Los familiares y los miembros de un grupo quedan vinculados al documento de quien los acompaña, por lo que estos campos no se completan para ellos.
Las tablas de códigos
El portal no trabaja con nombres, sino con códigos, y los publica en cuatro tablas que cualquiera puede descargar desde la sección «Tabelle», sin necesidad de credenciales: Municipios, Estados, Documentos y Tipos de Huésped. En la carga manual, los códigos permanecen ocultos, ya que el portal sugiere las opciones mientras escribes y solo tienes que seleccionarlas. Sin embargo, quien prepara un archivo debe escribirlos uno por uno.
La tabla de los Municipios es la más extensa, con más de once mil filas. Contiene incluso municipios que ya no existen o que han cambiado de provincia, cada uno con la fecha en la que dejó de estar vigente, ya que para quien nació antes de una fusión cuenta el municipio de aquel entonces. Cada municipio tiene un código de nueve dígitos que no coincide con el código catastral que aparece en el código fiscal.
La tabla de los Estados utiliza a su vez códigos de nueve dígitos, válidos tanto para el Estado de nacimiento como para la nacionalidad. La tabla de Documentos enumera 95 tipos, cada uno con un código de cinco letras: IDENT para el documento de identidad, IDELE para el electrónico, y así sucesivamente para pasaportes, permisos de conducir y documentos diplomáticos.
El archivo de 168 caracteres
Quien recibe muchos huéspedes o utiliza un software de gestión puede enviar las fichas mediante un archivo en lugar de una por una. El formato se describe en el capítulo 12 del Manual de Usuario y es un formato de longitud fija, es decir, un texto simple donde cada dato ocupa siempre la misma posición. El archivo utiliza codificación UTF-8, contiene una fila por huésped y un máximo de mil filas.
Cada fila mide exactamente 168 caracteres. Los primeros 134 son para todos y contienen, en orden, el tipo de huésped en dos caracteres, la fecha de llegada en diez, los días de estancia en dos, el apellido en cincuenta, el nombre en treinta, el sexo en uno (1 para hombre, 2 para mujer), la fecha de nacimiento en diez, el municipio de nacimiento en nueve, la provincia en dos, el Estado de nacimiento en nueve y la nacionalidad en nueve. Los últimos 34 caracteres corresponden al documento, con el tipo en cinco, el número en veinte y el lugar de expedición en nueve.
Cuando un dato es más corto que el espacio asignado, se completa con espacios. Un apellido como Rossi debe ir seguido de cuarenta y cinco espacios, y quien nació en el extranjero tiene nueve espacios en lugar del municipio y dos en lugar de la provincia. Para los familiares y miembros de un grupo, los últimos treinta y cuatro caracteres son todos espacios, y la fila debe llegar obligatoriamente a los 168.
Quedan dos reglas de orden. Los familiares y miembros de un grupo siempre se escriben en las filas inmediatamente posteriores a su cabeza de familia o jefe de grupo. Cada fila termina con un salto de línea, excepto la última. Tras la carga, el botón «Elabora» verifica el formato y el contenido, indicando qué filas han sido descartadas y por qué; cómo leer esos mensajes se explica en el artículo sobre errores en las fichas.
De los datos del huésped a la ficha, con Roraima
En Roraima, el propietario no escribe las fichas ni prepara archivos. El huésped introduce sus propios datos antes de llegar, cada uno por su cuenta cuando viajan varias personas, y el propietario solo revisa la ficha. El rol de cada uno, ya sea cabeza de familia, familiar, jefe de grupo o miembro, es asignado automáticamente por Roraima a la ficha. Cuando se registra la llegada, la ficha se genera a partir de esos datos, incluyendo la fecha de llegada y los días de estancia de la reserva.
En ese proceso, Roraima realiza el trabajo de los códigos. El municipio de nacimiento se busca entre los vigentes en la fecha de nacimiento, el Estado y la nacionalidad se reconocen incluso si están escritos como en el documento extranjero o en otro idioma, el tipo de documento se convierte en el código de la tabla oficial y las letras acentuadas de los nombres se adaptan al alfabeto que acepta el portal. Si un dato no encaja en las tablas, la ficha se detiene y el panel explica con palabras sencillas qué huésped y qué campo deben corregirse.
La ficha se envía entonces a la Policía de Estado con las credenciales del establecimiento, tras una verificación preventiva realizada por el propio servicio, tal como se explica en el artículo Alloggiati Web en Italia: cuándo y cómo comunicar huéspedes. El proceso completo, desde que el huésped rellena sus datos hasta la recepción del comprobante, se describe en la página Documentos del huésped y trámites.
Preguntas frecuentes
¿Qué datos se necesitan para la ficha de Alloggiati Web?
Para cada huésped: apellidos, nombre, sexo, fecha y lugar de nacimiento y nacionalidad, además de la fecha de llegada y los días de estancia. Para el huésped individual, el cabeza de familia y el jefe de grupo, se añaden el tipo, número y lugar de expedición del documento.
¿Es necesario indicar la residencia del huésped?
No. Los campos de residencia fueron eliminados el 23 de abril de 2013, cuando el portal se adaptó al decreto del Ministerio del Interior del 7 de enero de 2013.
¿Qué se escribe como lugar de nacimiento para un huésped extranjero?
El Estado de nacimiento, seleccionado en la tabla de Estados del portal. El municipio y la provincia solo se indican para quienes nacieron en Italia.
¿Dónde se encuentran los códigos de municipios, Estados y documentos?
En la sección «Tabelle» del portal Alloggiati Web, descargables sin necesidad de credenciales. Son útiles principalmente para quien prepara un archivo, ya que en la carga manual el portal sugiere las opciones mientras se escribe.