iCal o channel manager: qué necesita un B&B pequeño
Si abres un B&B con dos o tres habitaciones y lo publicas en varios portales de reserva, pronto escucharás que necesitas un channel manager. A veces es cierto, pero en la mayoría de los casos basta con el calendario iCal, siempre y cuando conozcas bien sus tiempos.
El mismo problema, dos respuestas
El problema es siempre el mismo: la habitación está a la venta en varios sitios y, cuando alguien reserva en uno, esas noches deben desaparecer de todos los demás. Si no se eliminan a tiempo, llega la segunda reserva para la misma cama, y con ella una cancelación que gestionar, una reseña en riesgo y alguna llamada telefónica desagradable.
El calendario iCal y el channel manager resuelven este problema de dos formas muy distintas. El primero es un formato abierto que casi todos los portales de reserva saben leer y escribir, y no cuesta nada. El segundo es un servicio que se conecta a los portales de forma directa, transmite mucha más información y normalmente se paga cada mes. Entender qué ofrece cada uno te ayuda a elegir sin gastar más de lo necesario.
Qué viaja con iCal
Cada sitio que gestiona un calendario puede publicar una copia en una dirección de internet, un enlace que termina en «.ics». Dentro se encuentran las noches ocupadas y poco más. Otro sitio, al que se le pega ese enlace, lo vuelve a leer de vez en cuando y bloquea las mismas noches por su cuenta. Con Airbnb y Booking funciona así: copias el enlace del calendario de un sitio, lo pegas en el otro, y lo haces en ambas direcciones.
Lo que debes tener muy claro es el «de vez en cuando». Cada sistema vuelve a leer a los demás en intervalos propios, que van desde pocos minutos hasta varias horas según quién realice la lectura. Entre una lectura y otra, las fechas pueden estar ocupadas en un sitio y seguir libres en otro. Es esa ventana, y solo esa, la que crea el riesgo de la doble reserva.
Con iCal, en cambio, no viajan los precios, la estancia mínima o las normas de llegada: cada sitio mantiene las suyas, y si cambias una tarifa, debes hacerlo en cada uno. Para quien tiene tres habitaciones y pocos canales, este trabajo se hace en pocos minutos al inicio de la temporada. Para quien tiene treinta y cambia los precios cada semana, se convierte en un oficio a tiempo completo.
Qué añade un channel manager
Un channel manager se comunica con los portales a través de una conexión directa, diseñada para el intercambio continuo de datos. Cuando se vende una habitación, la disponibilidad cambia en los otros canales en pocos segundos, por lo que la ventana de riesgo se reduce casi a cero. Desde un único lugar envías precios, temporadas, estancias mínimas y cierres, incluso diferentes de un canal a otro, y las reservas llegan con los datos del huésped ya cumplimentados.
Todo esto tiene un coste que debes evaluar con calma. La cuota mensual suele aumentar con el número de habitaciones y canales conectados, y la configuración inicial requiere tiempo: cada habitación debe vincularse a su correspondiente en cada portal, al igual que cada tarifa. Además, cuando la conexión está activa, los precios y disponibilidades se cambian desde ahí y ya no desde los portales individuales, algo que también debe recordar quien te ayude en la gestión.
Cuándo basta con el calendario iCal
Para un B&B pequeño, la cuenta casi siempre sale a favor de iCal. Con tres habitaciones, dos portales y una página de reserva directa, que dos huéspedes reserven las mismas noches en el mismo cuarto de hora es un caso raro, que se concentra en temporada alta y en las reservas de última hora. Se gestiona con un poco de atención, sin necesidad de una suscripción extra.
El primer consejo es pedir en los portales un plazo mínimo de antelación para las reservas, por ejemplo un día, así las solicitudes para esa misma noche no se solapan con las que llegaron por otros medios hace pocas horas. El segundo es configurar los precios por temporadas una sola vez, al principio del año, en lugar de perseguirlos semana a semana en cada canal. El tercero es echar un vistazo al calendario cada mañana en los meses punta, lo cual, para una estructura de este tamaño, es un hábito de dos minutos.
Si estas tres cosas bastan para mantener la temporada bajo control, el channel manager sería un gasto fijo para un problema que no llega a presentarse.
Cuándo compensa realmente un channel manager
El panorama cambia cuando las habitaciones son muchas, cuando los canales son más de dos o tres, o cuando gran parte de las reservas llega muy cerca de la fecha. Lo mismo ocurre para quien cambia los precios a menudo y desea tarifas distintas de un canal a otro, o para quien divide el trabajo con otras personas y necesita un único punto desde el cual gobernarlo todo. En estos casos, la ventana de iCal se convierte en un riesgo real y el trabajo manual sobre las tarifas en un coste que supera la cuota.
Una buena pregunta que hacerse es cuántas veces, en la última temporada, has tenido que cancelar una reserva por un calendario no actualizado, y cuántas horas has pasado retocando precios canal por canal. Si las respuestas son «nunca» y «pocas», el calendario iCal es la herramienta adecuada.
Cómo funciona el calendario de Roraima
En Roraima, cada habitación o apartamento tiene un calendario único. Conectas los calendarios iCal de los otros canales y Roraima los vuelve a leer cada quince minutos; por otro lado, entregas a los portales la dirección del calendario de Roraima, que se actualiza en el momento en que una reserva se confirma en la página de la estructura. Los portales lo vuelven a leer después con sus propios tiempos.
Si una reserva llegada de otro canal cae en noches ya ocupadas, Roraima no cancela nada por su cuenta: la destaca en el panel como conflicto, con las dos reservas una al lado de la otra, y la decisión queda en manos del propietario. Los pasos para conectar los calendarios, y qué sucede cuando dos huéspedes pagan al mismo tiempo, están explicados en el artículo Sincronizar el calendario de Airbnb y Booking.
Junto al calendario está la página de reserva de la estructura, donde el huésped reserva y paga directamente al propietario. La página es gratuita y Roraima no retiene comisiones sobre las reservas. Algunos servicios usan créditos: cada reserva importada de otro canal usa 1, cada reserva recibida en la página 2, y cada mes el plan gratuito pone a disposición 500. Qué costes quedan incluso con el plan gratuito, empezando por el coste de los pagos con tarjeta, se explica en Gestión de B&B gratis: qué es gratis de verdad.
Preguntas frecuentes
¿Se paga el calendario iCal?
En los portales más comunes, exportar e importar un calendario iCal no cuesta nada: copias un enlace y lo pegas. En Roraima, cada reserva importada de otro canal usa 1 crédito, de los 500 que el plan gratuito pone a disposición cada mes.
¿Cada cuánto se actualizan los calendarios conectados?
Roraima vuelve a leer los calendarios de los otros canales cada quince minutos, y actualiza el suyo en cuanto una reserva se confirma. Los portales vuelven a leer el calendario de Roraima con sus propios tiempos, que suelen ser más largos y no dependen de quién lo publica.
¿Con iCal llegan también el nombre y los datos del huésped?
El formato iCal lleva las fechas ocupadas y, dependiendo del portal, una breve descripción. Los datos completos del huésped permanecen en el sitio donde nació la reserva, y es ahí donde se consultan.
¿Qué sucede si llegan dos reservas para las mismas noches?
En Roraima, la segunda reserva, si llega de otro canal, se señala en el panel como conflicto. El propietario ve las dos reservas comparadas y elige cuál mantener; el sistema no cancela nada por él.
¿Se puede empezar con iCal y pasar a un channel manager más adelante?
Sí. El calendario iCal no te vincula a nada: si la estructura crece y el trabajo sobre las tarifas aumenta, puedes añadir otra herramienta en cualquier momento, partiendo de las reservas ya registradas.
¿Cuántas habitaciones cubre el plan gratuito de Roraima?
El plan gratuito es válido hasta tres habitaciones o apartamentos, la medida típica de un B&B pequeño, con 500 créditos al mes y ninguna comisión sobre las reservas.
La página de la estructura y el calendario único se activan en pocos minutos: abre tu escaparate en Roraima y conecta los calendarios que ya utilizas.