Gestión de B&B gratis: qué es gratis de verdad
Al buscar un programa de gestión para B&B gratuito, encontrarás muchas ofertas que prometen ser «gratis», pero casi ninguna lo es de la misma manera. Antes de elegir, conviene entender de dónde viene el coste, porque casi siempre existe uno y puede cambiar mucho el balance a final de año.
Las cuatro formas del «gratis»
La primera forma es la prueba gratuita: el programa está completo, pero por un tiempo limitado, tras el cual empieza a cobrarse una cuota. Funciona bien para hacerse una idea, siempre que anotes la fecha de caducidad y sepas de antemano cuánto costará el mes siguiente.
La segunda es el gratis pagado con una comisión sobre las reservas. El programa no tiene cuota, pero retiene un porcentaje de cada estancia vendida. Para un B&B pequeño, esta es la forma más insidiosa, porque al principio no se nota: el porcentaje parece pequeño en una sola noche, pero se convierte en una cifra importante cuando lo sumas a toda la temporada.
La tercera es el gratis con módulos aparte. La base no cuesta nada, pero las funciones que realmente necesita quien alquila en Italia, como el envío de los partes de viajeros a la Questura, la tasa turística o la sincronización con los portales, se activan una por una y cada una tiene su precio. La cuenta real solo se descubre después de haberlas activado todas.
La cuarta es el gratis con un límite: todo incluido hasta cierto número de habitaciones o reservas, y un plan distinto al superar ese umbral. Es la forma más transparente, siempre que el límite esté escrito claramente y se ajuste al tamaño de tu establecimiento.
Los costes que permanecen aunque el programa sea gratuito
Hay un gasto que ningún programa de gestión puede eliminar, y es la comisión de la tarjeta. Cuando el huésped paga online con tarjeta, el servicio que gestiona el pago retiene una pequeña parte del importe, tal como sucede en cualquier comercio que acepta tarjetas. Debes tenerlo en cuenta, pero diferenciándolo de la comisión del programa: la primera la aplica el circuito de pago según sus tarifas, la segunda es una ganancia de quien vende el software.
Otros costes pueden venir de los mensajes. Algunos programas envían SMS o mensajes de pago a los huéspedes y los cobran según el consumo. Otros piden un precio por la conexión con cerraduras electrónicas o por los envíos obligatorios por ley. Ninguno de estos puntos es un problema en sí mismo, siempre que esté claro antes de empezar.
Por último, está el coste que no aparece en ninguna factura: el tiempo. Un programa gratuito que te obliga a copiar a mano los datos de los huéspedes en el portal de la Questura, o a cerrar fechas en tres calendarios distintos, se paga en horas de trabajo cada semana.
Las preguntas que debes hacer antes de elegir
Una oferta se entiende bien con unas pocas preguntas, hechas antes de cargar la primera habitación. ¿Quién cobra el dinero del huésped y cuántos días tardan en llegar a la cuenta del establecimiento? ¿El programa retiene un porcentaje sobre las reservas, aunque sea pequeño o solo sobre las que vienen de ciertos canales? ¿Los partes para la Questura, la tasa turística y el calendario con los portales están incluidos o se pagan aparte? ¿Hasta cuántas habitaciones es válido el plan gratuito y qué sucede cuando se supera?
Si las respuestas están todas en una página pública, escritas de forma comprensible, la oferta es seria. Si para encontrarlas tienes que preguntar a un comercial, conviene pedirlas por escrito.
Qué es gratuito en Roraima y qué no
En Roraima, el establecimiento recibe su propia página de reservas, gratuita, donde el huésped elige las fechas, ve el precio y reserva. Roraima no retiene comisiones sobre las reservas. El huésped paga directamente al propietario, de una de las dos formas que este elija: con tarjeta en el sitio web, y entonces el importe llega a su cuenta Stripe en el momento del pago, o directamente en el establecimiento. El dinero no pasa por Roraima. El proceso de pago se explica en el artículo Pagos de los huéspedes directamente en tu cuenta.
El plan gratuito es válido hasta tres habitaciones o apartamentos e incluye el calendario único conectado mediante iCal a los otros canales, la página del huésped con las instrucciones de llegada, el envío de los partes a Alloggiati Web y la tasa turística pagada online por el huésped. Sobre la elección entre calendario iCal y channel manager hay un artículo dedicado: iCal o channel manager: qué necesita un B&B pequeño.
Los conceptos de coste son dos, y están escritos también en la página de planes. El primero es la comisión de la tarjeta, cuando el huésped paga con tarjeta: la retiene Stripe según sus tarifas, y se ve pago por pago en la cuenta Stripe del propietario. En las reservas pagadas en el establecimiento no existe. El segundo son los créditos, que miden el uso de algunos servicios. Cada reserva recibida en la página usa 2 créditos, cada reserva importada de otro canal 1, el ciclo del código de una cerradura 1 por reserva; también los envíos de ley y la tasa turística usan créditos. Cada mes, el plan gratuito pone a disposición 500, y si se agotaran en un mes, las reservas seguirían llegando de todos modos.
Un ejemplo con números
Un B&B con tres habitaciones, en un mes de temporada alta, recibe 15 reservas en su propia página y 20 de los portales, importadas con el calendario. Con estancias medias de dos noches, son unas 70 noches vendidas de 90 disponibles. Las reservas de la página usan 30 créditos, las importadas 20, y el código de la cerradura para cada estancia otros 35: en total 85 créditos, muy dentro de los 500 del mes, con espacio para los envíos de ley.
En cuanto al dinero, las 15 reservas llegadas a la página no pagan comisiones a Roraima. Las pagadas con tarjeta tienen solo la comisión de Stripe, las pagadas en el establecimiento ninguna. Las 20 llegadas de los portales siguen las condiciones del portal del que provienen.
Preguntas frecuentes
¿Existe realmente un programa de gestión para B&B completamente gratuito?
Existen programas sin cuota, pero casi todos tienen al menos un coste: una comisión sobre las reservas, módulos de pago o un límite de habitaciones. La comisión de la tarjeta, cuando el huésped paga online, permanece en cualquier caso, porque la aplica el circuito de pago y no el programa.
¿Roraima retiene un porcentaje sobre las reservas?
No. La página del establecimiento es gratuita y Roraima no retiene comisiones sobre las reservas. El huésped paga directamente al propietario, con tarjeta en el sitio web o en el establecimiento.
¿Cuánto cuesta la comisión de la tarjeta?
La establece Stripe, el servicio con el que se aceptan las tarjetas, según sus tarifas públicas. El propietario la encuentra indicada para cada pago en su cuenta Stripe; en las reservas pagadas en el establecimiento no existe.
¿Qué son los créditos de Roraima?
Son la unidad con la que se mide el uso de algunos servicios: las reservas recibidas o importadas, los códigos de las cerraduras, los envíos de ley, la tasa turística. El plan gratuito pone a disposición 500 cada mes.
¿Hasta cuántas habitaciones es válido el plan gratuito?
Hasta tres habitaciones o apartamentos. Un apartamento cuenta como una unidad, y una habitación vendida en varios ejemplares iguales cuenta por el número de ejemplares.
¿Hace falta una cuenta Stripe para empezar?
La cuenta Stripe solo es necesaria para aceptar pagos con tarjeta en el sitio web. Sin cuenta, la página está activa igualmente, y los huéspedes reservan y pagan directamente en el establecimiento.
La página del establecimiento se abre en pocos minutos y sin costes: abre tu escaparate en Roraima.